Guia do Outsourcing de TI: o que é e como usá-lo?

Você conhece o conceito de outsourcing de TI? O mercado não para de evoluir e novos desafios são impostos às empresas a cada dia que passa. A tecnologia é uma das principais motivadoras dessa questão, já que traz melhorias ao mesmo tempo em que demanda custos com capacitação e infraestrutura. 

A grande questão é que todo negócio que deseja crescer e se destacar frente aos concorrentes precisa manter o foco em sua atividade principal. Distrações com outras atividades podem afetar a qualidade das entregas aos clientes, mesmo que o intuito seja de melhorar a base tecnológica.

O outsourcing de TI é a solução ideal para o problema. Isso porque sua empresa conta com serviços especializados, infraestrutura moderna e segurança nos dados produzidos — tudo isso a custos menores e com uma gestão mais eficiente. 

Quer saber mais sobre o assunto? Então, confira o guia sobre outsourcing de TI que preparamos para você!

O que é o outsourcing de TI?

Outsourcing de TI é a prestação de serviço em atividades relacionadas à Tecnologia da Informação. Por meio dele, é possível contratar uma empresa terceirizada para cuidar de toda (ou parte) da TI do negócio.

Um paralelo bastante simples para ajudar na compreensão do conceito é com as empresas de conservação predial. Em vez de ter uma equipe interna cuidando da limpeza, contrata-se um parceiro para fazer isso.

No outsourcing de TI, podem ser incluídos diversos tipos de serviços, tais como:

• armazenamento de dados;
• desenvolvimento de sistemas;
• administração de redes e banco de dados;
• segurança da informação.

Quais são os tipos?

O outsourcing de TI pode ser feito de três formas diferentes, segundo a localização das empresas envolvidas. Confira cada uma delas abaixo.

Offshore outsourcing

O offshore outsourcing acontece quando a prestadora de serviços escolhida está localizada em outro país, com língua e cultura diferentes da contratada. Um dos exemplos mais comuns são os contratos feitos com empresas na Índia e na China.

Trata-se de países com costumes muito diferentes do Brasil, que dependem de uma tradução maior não apenas no idioma, mas na cultura. O ponto de atenção dessa modalidade está ligado justamente a tais fatores.

Com as dificuldades impostas pelas diferenças, os riscos de falhas no entendimento são maiores. É preciso contar com um processo de comunicação muito eficaz, de forma a evitar problemas nas entregas das demandas.

Onshore outsourcing

No onshore outsourcing, ambas as empresas estão sediadas no mesmo país e têm culturas semelhantes, mesmo que em cidades distintas. O ponto alto está na proximidade de costumes e idioma, responsável por permitir que a comunicação flua com maior facilidade. 

Mesmo considerando que o Brasil seja um país de dimensões continentais e sabendo que desfrutamos de uma diversidade cultural muito grande, as diferenças entre os estados não exerce uma influência tão grande quanto a presenciada no formato offshore de prestação dos serviços.

Nearshore outsourcing

Em meio aos outros dois tipos, o nearshore outsourcing é feito entre empresas que estão sediadas em países distintos, mas têm certa proximidade — seja pela língua predominante, seja pela cultura. O conceito começou a ser utilizado em parcerias feitas com prestadores do Canadá que conquistaram clientes nos EUA.

No caso do Brasil, podemos ter o nearshore com nações de língua portuguesa, como Portugal, ou mesmo outros países do Mercosul, que são geograficamente mais próximos e têm culturas mais fáceis de serem compreendidas por ambas as partes.

Quais vantagens são proporcionadas às empresas?

A terceirização das atividade de TI proporciona muitas vantagens para uma empresa. Veja as principais a seguir.

Eficiência

Uma das questões mais críticas da TI é que ela deve proporcionar eficiência para as demais áreas da empresa. Isso depende da soma de diversos fatores, tais como mão de obra especializada e tecnologia de ponta. Em muitos negócios, porém, a manutenção disso é inviável.

O outsourcing de TI traz profissionais especialistas em suas áreas, com vivências diárias em diferentes clientes, além de infraestrutura sempre atualizada. Trata-se de um parceiro que está a par de tudo o que há de mais recente em boas práticas, gerando valor aos clientes (para que eles possam ser mais eficientes em seus negócios).

Qualidade

A qualidade está diretamente relacionada à eficiência, se baseia nos mesmos fatores e representa o resultado de atividades bem realizadas. É possível identificar melhorias desde o suporte ao cliente até as rotinas internas dos setores administrativos. Todos os processos que são impactados de alguma forma pela TI estão passíveis de melhorias por meio do outsourcing.

Agilidade

O contrato de terceirização de TI contempla o cumprimento de SLAs (Service Level Agreement), que são acordos relativos a prazos e entregas. Diante disso, a empresa contratante tem o direito de cobrar por respostas e soluções satisfatórias do prestador — que, por sua vez, já está habituado a uma rotina mais exigente.

Disponibilidade

A disponibilidade em tecnologia é um dos pilares fundamentais da prestação de serviços atualmente. Estamos conectados o tempo todo e dependemos disso para quase todas as atividades que realizamos ao longo do dia.

Do ponto de vista empresarial, é preciso garantir que o site esteja no ar 24 horas por dia. Se a empresa oferece algum aplicativo ou sistema que funcione via web, esse requisito é ainda mais relevante. 

Por meio do outsourcing de TI, é possível ter uma taxa de disponibilidade muito maior, sem a necessidade de grandes investimentos em infraestrutura de rede. O próprio parceiro cuida dessas questões.

Redução de custos

Os custos necessários para manter uma equipe interna de TI podem ser muito pesados dependendo do tamanho e do tipo de negócio. A compra de equipamentos, a contratação de profissionais especializados e a manutenção do parque tecnológico são despesas altas e recorrentes para quem decide cuidar da própria TI.

Com o outsourcing, o contratante tem um time muito mais completo e capacitado à disposição para atender às suas necessidades, além de infraestrutura de ponta. A prestadora consegue suprir mais de um cliente com a mesma base de pessoas e equipamentos, o que proporciona um rateamento dos custos e torna os contratos mais viáveis.

Pagamento flexível

O outsourcing de TI traz mais flexibilidade ao pagamento dos recursos utilizados. No momento de definir o contrato, a empresa pode optar pelo pagamento dos serviços ou fechar um pacote de demandas recorrentes, por exemplo. Cada negociação se adapta às necessidades do contratante, reduzindo as chances de subutilização.

Atualização constante

As mudanças no setor de tecnologia são constantes e vêm acontecendo em prazos cada vez menores. Para empresas que não têm essa área como foco principal, é inviável se manter atualizado — principalmente em relação aos equipamentos e sistemas mais modernos.

Já as companhias que atuam com o outsourcing como core business são obrigadas pelo mercado a se manterem atualizadas. Elas precisam oferecer o que há de melhor a seus clientes para mantê-los fidelizados. 

Aumento na capacidade

Ao terceirizar as rotinas que não fazem parte da base de conhecimento do negócio, a empresa passa a ter mais tempo e disponibilidade para focar no que realmente importa. Os recursos economizados com a TI podem ser direcionados para a atividade-fim, gerando um aumento na capacidade de produção e atendimento e, consequentemente, o crescimento do negócio no mercado.

Ganho na produtividade do time de TI

Por fim, a equipe interna de TI também tem muito a ganhar com o outsourcing. Mesmo que a opção seja a terceirização, é preciso ter um time interno que estabeleça a ponte entre a rotina da empresa e os serviços prestados. Esse contato ajuda a organizar melhor a produtividade dos profissionais internos, que passam a ter responsabilidades mais táticas e estratégicas na companhia.

Quais as principais razões para investir em Outsourcing de TI?

Depois de ver todas essas vantagens, já deu para ter uma noção de alguns dos motivos para investir em tal tipo de parceria, certo? Entretanto, vamos destacar as razões mais relevantes para qualquer tipo de negócio abaixo. Acompanhe!

Alta demanda de investimentos

Os investimentos em tecnologia são altos e recorrentes. Os sistemas ganham novas versões a cada ano (alguns deles até mais de uma em menos de 12 meses). Seguir tal ritmo não é para qualquer um, tanto no que diz respeito aos gastos quanto ao conhecimento necessário para definir o que precisa ou não ser atualizado.

Decisões como essas podem ser tomadas de forma muito mais eficiente por alguém que tenha a TI como foco do negócio. Os investimentos que seriam feitos em equipamentos e atualizações de sistemas subutilizados podem ser aplicados em melhorias que efetivamente impactem os clientes. 

Falta de foco no negócio

A falta de foco no negócio não diz respeito apenas aos investimentos que citamos no tópico anterior, mas a diversas ações. Ter que cuidar de toda a estrutura de TI da empresa requer um esforço considerável e rouba a atenção dos decisores.

O foco dessas pessoas deve ser o de entregar produtos e serviços melhores a seus clientes. Todos os setores que não estiverem diretamente atrelados a isso devem prestar suporte aos demais. Se aquilo que a empresa vende não é tecnologia, volte seu foco para seu core business e deixe que pessoas capacitadas cuidem das demais questões.

Excesso de riscos

A falta de conhecimento especializado também influencia bastante na qualidade das decisões. Muitas mudanças no setor de TI causam impactos em toda a empresa e até mesmo nos clientes, sendo que um pequeno equívoco pode colocar a reputação do negócio em perigo.

As mudanças e evoluções na tecnologia fazem parte da rotina das prestadoras de serviços da área. Elas entendem melhor os riscos de cada alteração e os impactos que vão exercer — sejam positivos, sejam negativos. É muito mais seguro contar com alguém que tenha essa compreensão ao seu lado, concorda?

Dificuldade em manter a tecnologia atualizada

Outro ponto muito relevante é que, por não estarem diariamente envolvidas com a tecnologia, as empresas têm certa dificuldade em identificar as melhorias disponíveis no mercado que se aplicam ou não a suas realidades. 

Com tanta coisa surgindo, é fundamental contar com o apoio de um parceiro que tenha know how e saiba orientar os empreendedores e gestores acerca do assunto. Com a ajuda desses profissionais, o direcionamento dos investimentos ocorre de forma mais adequada e estratégica, gerando melhorias reais ao negócio.

Contar com uma equipe qualificada

Nem todo negócio dispõe de orçamento ou do conhecimento necessário para montar um time de TI de excelência. Muitos acabam contratando profissionais generalistas, que conseguem atender a diferentes demandas de forma mediana. O problema disso é que o setor de tecnologia acaba se tornando um gargalo nos demais processos da empresa.

No lugar de ter um profissional responsável pela execução de várias tarefas distintas, o outsourcing proporciona acesso a um time inteiro de profissionais especializados em suas atividades. As tarefas são realizadas com mais qualidade e precisão, sem gerar aumento nos custos com pessoal.

Por que fazer outsourcing de TI?

O outsourcing de TI é uma prática que gera benefícios não apenas à empresa contratante, mas também a seus clientes. Do ponto de vista da empresa, os serviços permitem uma redução considerável nos custos com as atividades do setor, além de melhorias na qualidade de tudo o que envolva a tecnologia.

O negócio se torna capaz de alcançar um destaque importante frente aos concorrentes, sendo que as chances de crescimento ficam muito maiores. Os clientes se sentem satisfeitos em suas compras, são mais fiéis e indicam seu produto ou serviço a amigos e familiares. Assim, forma-se um ciclo virtuoso para o negócio.

Como implementar?

Para implementar a gestão de outsourcing de TI, é importante seguir alguns passos específicos. Cada empresa terá seu projeto individualizado, mas as etapas abaixo não devem ficar de fora.

Faça um diagnósticos dos processos de TI atuais

Sem saber como estão os processos, é praticamente impossível implementar melhorias. Por isso, o passo número um é entender a situação atual da empresa. Faça um mapeamento completo dos processos que envolvem o setor de tecnologia. 

Detalhe bem as informações e a forma como as etapas são desenvolvidas, identificando os requisitos de cada fase, os setores e as pessoas envolvidas, bem como as saídas esperadas. Se possível, aproveite para verificar onde estão os principais gargalos, de forma a orientar algumas soluções mais urgentes.

Levante as necessidades do negócio

Cada empresa é única e requer soluções específicas. Sendo assim, antes de buscar um parceiro para outsourcing, faça o levantamento do que sua empresa realmente precisa em relação à gestão da tecnologia. 

Tome muito cuidado nesse momento para não deixar que a empolgação fale mais alto. Tenha em mente que o ideal é sempre começar com o mínimo e, aos poucos, ir evoluindo. Por mais bonitas e atraentes que sejam algumas soluções, é preciso que tenham serventia para o negócio (ou serão apenas mais uma fonte de gastos).

Busque por fornecedores de confiança

Depois de saber como sua empresa está e do que ela precisa para se tornar melhor, o próximo passo é sair em busca do fornecedor da solução. Trata-se de uma parceria de longo prazo, que envolve o acesso a dados e informações críticas ao negócio. Todo o cuidado é pouco, portanto separamos o tópico adiante para dar dicas específicas sobre essa fase.

Cuide da gestão de mudança

O início da prestação dos serviços terceirizados não acontece da noite para o dia. Por ser algo que impacta em vários setores, é preciso elaborar um plano que ajude a gerir a mudança de forma mais simples e sem imprevistos.

Trata-se de um ponto crucial para o sucesso da parceria, pois serão os primeiros contatos. É nessa hora que muitos acordos mais específicos são firmados para que a relação cotidiana se torne pacífica e produtiva. Um processo de mudança eficaz acelera o processo e cria uma base mais sólida para a parceria.

Avalie a parceria regularmente

Após a fase de transição, o trabalho não termina: na verdade, ele só está começando. Não basta simplesmente entregar as atividades para o outsourcing e esperar que ele “se vire”. O contratante precisa ficar mais próximo, a par de tudo o que se passa nessa relação. Para tanto, é importante ter uma rotina de avaliações.

Elas servem para que ambos os lados percebam como a parceria tem evoluído e se existe algum ponto que não está apresentando os resultados esperados. O contratante pode apontar desvios no cumprimento dos SLAs — e o prestador, evidenciar as melhorias proporcionadas desde a implementação dos serviços. Tudo isso deve ter o intuito de manter o contrato benéfico a todos.

Como escolher o melhor parceiro para o outsourcing de TI?

Como dissemos, a escolha do fornecedor é um tópico que merece uma atenção maior. Afinal, a TI é parte importante de qualquer empresa, pois carrega consigo todas as informações pertinentes ao negócio.

As dicas abaixo ajudam a encontrar o parceiro ideal para sua empresa e evitar os problemas causados por uma decisão equivocada. Confira.

Faça uma busca ampla

Comece realizando uma busca na internet pelos principais fornecedores dos serviços de TI ou contando com a indicação de amigos e parceiros de negócio. O importante é fazer um levantamento mais completo e com uma boa variedade de proponentes, pois isso permitirá que a avaliação seja bem conduzida.

Avalie a reputação da empresa no mercado

A reputação das empresas é bem simples de ser analisada na área da tecnologia, uma vez que os próprios clientes alertam para prestadoras ruins e elogiam as boas. Faça uma pesquisa sobre cada fornecedor listado em sites de avaliação e redes sociais. Veja como eles se comunicam com o público e se existem pontos a serem observados em uma próxima etapa.

Analise a infraestrutura oferecida

Quando as demandas da empresa são levantadas, é fundamental identificar a infraestrutura necessária para suportá-las. Se o negócio for pequeno, pode ser que esse ponto seja menos preocupante.

Por outro lado, quando se trata de uma companhia um pouco maior ou com perspectiva de crescimento acelerado, a prestadora de serviços de TI precisa ser capaz de acompanhar as novas demandas. Caso contrário, pode acabar atrapalhando a evolução do negócio.

Estude alguns cases de sucesso

Uma boa dica para avaliar os fornecedores é verificar se eles apresentam algum case de sucesso em seu site. Esse tipo de material é excelente para atestar a qualidade dos serviços prestados e os impactos positivos causados entre os clientes atendidos. O case também ajuda a entender a forma de atuação do fornecedor e perceber se ela condiz com o que você espera para sua empresa.

Pergunte sobre pós-venda e suporte

Antes de fechar negócio, busque por informações sobre os processos de pós-venda e suporte. Essas atividades costumam ser lembradas apenas em momentos de necessidade, quando algo dá errado e o contratante acaba ficando prejudicado.

Esclareça os termos do contrato que se referem a esses assuntos. Pergunte sobre as formas de acionamento, como será feita a fase de transição, o que está ou não coberto no acordo, entre outras coisas. Você também pode aproveitar a próxima dica para validar tais informações.

Converse com os clientes atuais

Na medida em que for afunilando os fornecedores, entre em contato com alguns de seus clientes para ter uma conversa franca e aberta. Liste todas as dúvidas que ainda persistem após todas as informações levantadas e aproveite para averiguar questões sobre o relacionamento cotidiano. Analise cada fala com imparcialidade e tome sua decisão de forma mais segura.

Como vimos, o outsourcing de TI é uma prática que tem muito a oferecer à sua empresa. Mais do que alternativa para reduzir custos, ele melhora a qualidade da tecnologia utilizada, mantém uma atualização constante e permite que os esforços sejam direcionados ao que realmente importa. Se sua empresa ainda não conta com esses serviços, repense seu setor de TI e invista no crescimento do negócio.

Depois de ler nosso guia, você deve estar mais pensativo, não é mesmo? Por isso, queremos ajudar com mais um conteúdo sobre gestão de TI que tem muito a ver com tudo o que falamos acima. Veja qual é a importância do plano estratégico de TI para um negócio!