Cloud Computing (Computação na Nuvem) não é novidade para a maioria das pessoas, mas continua sendo uma tendência entre as empresas. Todos que temos acesso à Internet já utilizamos recursos em nuvem sem sequer perceber.

Serviços como o Dropbox e o Gmail, por exemplo, armazenam informações remotamente com o uso de cloud computing e podem ser acessados de múltiplos dispositivos, de onde quer que estejamos.

Sabemos que essas aplicações facilitam as nossas vidas e dão mais flexibilidade à rotina de trabalho porque já nos habituamos a elas.

A maioria das empresas, porém, quando ouve falar na implementação de computação em nuvem dentro de seus negócios, não sabe apontar exatamente como essa tecnologia poderia trazer benefícios para a organização.

Preparamos um guia completo para que você aprenda não só os benefícios de apostar em computação em nuvem, mas também como desenvolver uma estratégia para isso utilizando ferramentas com as quais já está familiarizado, como o Office. Vamos lá?

O que é computação em nuvem?

Cloud computing, ou computação em nuvem, é o termo que usamos toda vez que uma empresa utiliza software ou hardware remoto, com auxílio da internet.

A palavra serve tanto para designar serviços de armazenamento, como o Azure, quanto plataformas com sistemas embarcados, como o Office 365.

Pouco tempo atrás só tínhamos uma maneira de aumentar o poder computacional, ganhar novas funcionalidades ou conseguir mais espaço de armazenamento para uma organização: comprando novos equipamentos ou software.

Isso, obviamente, representava uma série de custos adicionais para operar, que não era necessariamente vantajosa. O retorno obtido com os upgrades não era imediato e o investimento, bastante alto.

A cada lançamento de um novo sistema, por exemplo, as licenças utilizadas pela sua empresa se tornavam obsoletas. Todas as atualizações eram lançadas para a nova versão, enquanto o seu sistema se tornava cada vez mais lento e ineficiente.

Havia ainda um outro problema: era comum pagar por software ou espaço em disco não utilizado. Grandes armazéns de dados, com muito mais capacidade do que a empresa precisa, eram comuns e licenças extras, que seus colaboradores não usavam, também.

Tudo isso mudou com a nuvem. Infraestrutura e plataforma não precisam mais estar no mesmo lugar para funcionar. O off premise tornou-se uma alternativa viável para que a tecnologia que uma empresa utiliza evolua com o melhor ROI alcançável e sem desperdícios.

Quais os benefícios da computação em nuvem?

Para que uma empresa se convença a mudar para a nuvem, contudo, ela precisa de mais garantias do que as que consegue enxergar na mera descrição do conceito.

Há preocupações em particular, como as em relação à segurança da informação, que instantaneamente se apresentam aos gestores quando eles pensam em migrar.

“É realmente mais barato mover todas as minhas cargas de trabalho para a nuvem? Como sei que os arquivos estão a salvo nos servidores de terceiros?”

Essas e outras perguntas nos levam aos benefícios da nuvem, como descritos nos tópicos abaixo.

Custo-benefício e escalabilidade

CAPEX e OPEX são termos que você deve conhecer. CAPEX são os gastos de capital, como a aquisição de bens (computadores, servidores ou impressoras) e OPEX os custos operacionais (energia elétrica, aluguel e salários).

Muito do que a sua empresa adquire é vantajoso quando colocado como uma despesa de capital, desde que tenha duração maior do que um ano fiscal.

Isso porque empresas podem amortizar ou depreciar o custo dos bens físicos.

Os custos operacionais, por sua vez, são contínuos e completamente dedutíveis no ano fiscal em que são adquiridos. O que quer dizer que enquanto CAPEX traz benefícios de longo prazo, OPEX traz vantagens imediatas.

Quando a sua empresa compra uma licença de software vitalícia é um CAPEX e um sistema na nuvem, um OPEX. Por se tratar de um gasto contínuo, ele é vantajoso para as empresas porque não exige um enorme investimento inicial e oferece benefícios perenes.

Todavia, esse não é o único motivo para migrar o seu software para a nuvem. Escolhendo ferramentas como o Office 365 a sua empresa garante que paga apenas pelo que utiliza e não desperdiça um recurso sequer.

Ao contratar um novo funcionário, ela paga apenas para dar acesso a ele e ao demitir um profissional economiza uma licença de software.

Isso ajuda não só a obter o melhor custo-benefício, mas também a garantir a escalabilidade das operações. Com computação em nuvem, você aumenta ou diminui os recursos disponíveis conforme necessário e fica muito mais fácil para a sua empresa crescer.

Segurança da informação

Qual o tamanho da sua empresa? E da equipe de TI? A resposta para essas questões deixará claro que, na maioria das vezes, um negócio não conta com estrutura robusta o suficiente para proteger e administrar os dados que tem.

Grandes provedores de nuvem, como a Microsoft e a Amazon têm enormes equipes dedicadas à configuração de uma porção de barreiras que impedem que terceiros acessem os dados da sua empresa.

Anti-malwares, autenticações em duas etapas, backups automáticos e serviços de monitoramento são disponibilizados junto a esses serviços e garantem muito mais proteção para os documentos da empresa que qualquer time de TI poderia oferecer.

Mobilidade e colaboração

Quando foi a última vez que se sentou na frente do computador para acessar o saldo da sua conta de banco? Mobilidade é outra dessas novidades que se integraram rapidamente a nossas vidas e aos ambientes corporativos.

Hoje, você se comunica com os seus colaboradores mais rapidamente enviando uma mensagem de texto do que fazendo uma ligação.

Isso gera economia para o negócio e garante agilidade na resolução de problemas.

Não seria muito mais fácil se os seus colaboradores pudessem fazer tudo do telefone ou dos próprios computadores, sem sair de casa? Editar arquivos, visualizar demandas e acessar outros documentos para colaborar de onde quer que estejam?

A nuvem não só torna isso possível, mas faz com que seja mais fácil. Não é preciso enviar um documento por e-mail para que ele seja acessado ou torcer para que o remetente tenha o software de que você precisa na versão certa.

É só compartilhar um link e esperar que ele faça login no sistema, com o qual poderá ter acesso a todas as funcionalidades da aplicação sem precisar baixar ou instalar o que quer que seja no próprio computador.

A nuvem é um grande facilitador do trabalho remoto por isso e faz com que até equipes que estão no mesmo local possam editar um documento colaborativamente, em tempo real.

Recuperação de desastres

Backups são fundamentais para a recuperação de desastres. Mesmo porque os dados que a sua empresa tem, muitas vezes, são mais valiosos do que tudo que ela produz. Quando esses dados estão em mídia física, como fitas e servidores locais, sempre há a chance do pior acontecer.

Se esses equipamentos forem danificados pela chuva ou simplesmente pararem de funcionar, será que a sua empresa estará pronta para voltar a funcionar o quanto antes? Imaginamos que não.

A nuvem garante que todos os seus arquivos estejam atualizados e sincronizados, tanto nos dispositivos que usa quanto nos servidores remotos, de onde só desaparecem caso sejam deletados. Por causa disso, se recuperar de desastres e voltar a operar é menos complicado.

Como implementar uma estratégia de cloud computing?

Para implementar uma estratégia de nuvem de sucesso na sua empresa o ideal é contar com a ajuda de um especialista. Ele lhe guiará pelos passos a seguir, que são essenciais para que o negócio obtenha sucesso com o novo recurso. Confira!

Entenda as necessidades do negócio

Como com qualquer outro projeto, a nuvem não deve ser implementada sem que antes sejam analisadas as demandas da empresa.

Quantas licenças de software você tem hoje? Que aplicações são essenciais para operar? Quais são as expectativas em relação à escalabilidade, que políticas de segurança já estão implementadas e quem vai acessar o novo serviço?

Identificar as características ideais da nuvem de que sua empresa precisa é fundamental para encontrar uma solução que não seja apenas mais econômica do que os softwares tradicionais, mas também mais eficiente.

Pense em infraestrutura

Não é porque as informações da empresa estarão na nuvem que a infraestrutura deixará de ser uma preocupação. O seu negócio apenas passará a lidar com demandas diferenciadas em relação a esse tema.

Uma conexão com a internet compatível com o número de usuários e o quanto eles acessam os softwares, por exemplo, é uma questão de infra que deve ser abordada o quanto antes junto ao fornecedor.

Estabeleça uma política de segurança

Caso a sua empresa ainda não tenha uma política de segurança ela terá que estabelecer uma para a nuvem.

Isso porque com as informações do negócio armazenadas remotamente, devemos garantir que elas não serão acessadas por ninguém, mesmo que a plataforma contratada já tenha soluções para isso.

É comum que licenças sejam compartilhadas dentro das organizações para cortar custos. Na nuvem não será preciso fazer isso, portanto, crie uma conta para cada usuário e dê a ele permissão para visualizar apenas os arquivos de que precisa. Defina regras para a criação de senhas e substituição periódica delas e monitore o uso das aplicações para garantir que elas não estão sendo acessadas por terceiros.

Treine a equipe

Mesmo que o seu time adote um software na nuvem com o qual já tem familiaridade, ele deve ser treinado para entender as diferenças de usar essa solução online.

É nessa fase em que serão educados a respeito das questões de segurança no uso da nuvem, que entenderão as diferença do novo sistema e que aprenderão a acessar, salvar e compartilhar arquivos com os demais membros do time.

Dedicar tempo para o treinamento é importante para que a implementação corra bem e os usuários não façam mal uso do recurso.

Teste a solução

Antes de migrar, faça testes práticos com os recursos de nuvem que adquiriu. Veja como eles lidam com as cargas e fluxos de trabalho na sua empresa, confira quanto tempo levam para serem acessados, avalie a disponibilidade dos serviços e confira como se comportam em diversos cenários.

Assim será preciso garantir que tudo esteja alinhado e pronto para quando colocar as informações corporativas na nuvem.

Faça onboarding dos clientes atuais

Quando tudo estiver no lugar certo, faça o onboarding dos clientes. Transporte os dados deles para a nuvem e faça um backup contendo todas as informações que transmitiu para lá.

Dependendo do tamanho da sua organização, esse processo pode levar um tempo, portanto considere isso já na etapa de planejamento. Dessa forma conseguirá estimar com precisão quanto tempo é necessário para concluir toda a estratégia.

Por que apostar no Office 365?

Um dos sistemas de nuvem que mencionamos ao longo deste texto é o Office 365, da Microsoft. Mas por que fizemos isso? Para entender os motivos que fazem do Office 365 um dos melhores serviços na nuvem que a sua empresa pode utilizar devemos, primeiro, conhecer os diferenciais do recurso.

De todos os softwares que a sua empresa utiliza, temos certeza que o Office é um dos principais. Afinal, há mais de um bilhão de usuários desse sistema ao redor do mundo e as empresas são os principais clientes para os quais a Microsoft comercializa a solução.

Todavia, nos últimos anos o uso desse software vem mudando. Algumas organizações, por exemplo, o associam a nuvens públicas, privadas e híbridas para enviar arquivos para colaboradores que estão distantes do escritório ou fazer backups temporários. E embora tudo isso funcione, não é o ideal.

Para que os usuários corporativos pudessem fazer o compartilhamento de informações em tempo real, conseguissem garantir a segurança dos documentos com que trabalham e utilizassem sempre o software mais atualizado a empresa lançou uma versão dele na nuvem. Falamos, é claro, do Microsoft 365.

Assim como o sistema que funciona agora no seu desktop, a solução ganhou popularidade rapidamente e já é a nuvem de escolha de pelo menos 43% dos negócios em todo o mundo.

É fácil entender o porquê quando pensamos nos benefícios da implementação. Ela não só permite que os seus colaboradores trabalhem com as ferramentas tradicionais do Office, mas também garante:

A simplificação do trabalho remoto;
Segurança robusta para as informações corporativas;
Planos de pagamento de acordo com as suas necessidades;
Ferramentas colaborativas;
Acesso aos programas mais recentes sem que você precise investir em novas licenças; e
A familiaridade de um software da Microsoft.
A cada ano vemos mais empresas migrarem para a nuvem, o que não causa nenhum espanto.

Se antes cloud computing nos causava receio, hoje sabemos que o serviço é oferecido por marcas renomadas, como a Microsoft e vem pronto para atender às necessidades do negócio, sem que ele precise customizar a solução do zero.

Recursos como o Office 365 são mais fáceis de se implementar porque são bastante próximos a softwares que já usamos e pouco treinamento é necessário para capacitar a equipe.

Graças a isso, a empresa precisa fazer muito menos para conseguir se beneficiar de todas as vantagens da nuvem e pode ter a certeza de que os colaboradores se adaptarão rapidamente à solução.

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