Software para gestão de dados: conheça 6 vantagens para a sua empresa!

A transformação digital, aliada ao barateamento das tecnologias e à computação em nuvem, proporcionou às empresas produzir dados quase ininterruptamente. Se na década passada apenas os humanos produziam poucos dados, hoje, temos informações de múltiplas fontes, sejam produzidas por pessoas, interna e externamente, sejam pela internet das coisas, com os objetos inteligentes, como sensores, câmeras, robôs entre outros.

Essas informações, quando centralizadas e bem estruturadas, contribuem bastante para o planejamento estratégico da empresa. Por isso, é tão importante que seja feita uma boa gestão de dados, com o auxílio de um sistema que forneça ferramentas para a extração de múltiplos insights.

Isso é importante porque, ao estruturar os dados, a empresa pode saber qual é o perfil de seu cliente e os seus hábitos. Isso permitirá aos gestores ter um embasamento maior na hora de criar estratégias de fidelização. Em relação aos dados internos, a estruturação colabora com a rotina, desde a área financeira até o setor de qualidade.

Para que você possa entender, na prática, quais são os benefícios de contar com um bom sistema de gestão de dados, fizemos este post. Confira 6 vantagens dessa solução!

1. Permite o aprimoramento da gestão

Ao utilizar um software de gestão, a empresa passa a centralizar as suas informações em uma plataforma. Isso facilita acesso, edição, remoção e inserção de dados, além de evitar o extravio. Contribui também para a segurança, pois é muito mais fácil criar políticas de acesso e de senhas quando se tem apenas uma porta de entrada. Com os dados espalhados, cada computador acaba se tornando uma porta, e as chances de perdas aumentam.

Para que haja uma gestão orientada a dados precisa, as informações precisam ser consistentes. As perdas que podem ocorrer com a descentralização contribuem para a geração de relatórios e gráficos inconsistentes e que não refletirão com exatidão a realidade do setor analisado.

Com o software para gestão de dados, a tomada de decisão será bem mais eficiente e próxima da realidade de cada área, podendo gerar os insights necessários para projeções futuras ou correção de problemas que não são identificados sem essa análise mais refinada.

2. Favorece a produtividade

Sem um software de gestão, todas as vezes que for necessário juntar os dados para fazer algum tipo de análise, ou até mesmo para organizá-los, isso terá que ser feito de forma manual. É um processo demorado, pois será necessário encontrar todos os dados espalhados. Depois, será necessário separá-los de acordo com categorias específicas.

Isso significa que o gestor terá que deslocar um ou mais profissionais para essa atividade, que vai demorar um determinado período e que, mesmo assim, não garantirá a efetividade dos resultados. Ou seja, há redução da produtividade da empresa.

Com o sistema de gestão de dados, tudo isso é feito de forma automática e em tempo real, sem ocupar os colaboradores. O resultado disso é um aumento da produtividade, já que esses profissionais poderão se dedicar a tarefas que contribuem diretamente para o core business.

3. Aumenta a lucratividade

Como vimos no tópico anterior, a utilização de um sistema de gestão de dados contribui para o aumento da produtividade. Isso significa que a empresa ganha a possibilidade de produzir mais, sem a necessidade de gastar mais recursos. Isso se reflete em maior lucratividade.

Ao produzir mais com menos, a sua empresa ganha um diferencial em relação às concorrentes, tendo a possibilidade de oferecer preços muito mais competitivos.

4. Reduz a margem de erros

Por mais competentes que sejam os colaboradores, a estruturação dos dados de forma manual, abre margem para erros significativos. Somos humanos e estamos sujeitos a fadiga, o que pode resultar em esquecimentos e falhas causadas por ficarmos horas olhando arquivos semelhantes. Quando ocorrem na estruturação, a longo prazo, podem prejudicar a administração da empresa.

Com o software de gestão, a margem de erros é reduzida consideravelmente, dando muito mais fidedignidade e segurança aos dados e aos resultados que eles entregarão para a gestão.

5. Integra os setores

Quando os dados são descentralizados, sempre que o gestor de uma área precisa de informações da outra, tem que fazer todo um processo, que inclui solicitar, reunir os dados e estruturá-los conjuntamente.

Ao utilizar um sistema de gestão, os dados ficam em um mesmo banco e poderão ser acessados de forma única. Esse compartilhamento permite, por exemplo, a reunião de informações relativas a vendas e marketing, controle de estoque e financeiro. Os gestores ganharão em velocidade na possibilidade de cruzamento de informações.

6. Tomar decisões mais embasadas

A gestão orientada a dados já deixou de ser uma tendência: não dá pra abrir mão das inúmeras ideias que uma boa estruturação de informações pode dar para a gestão. Administrar significa tomar decisões e fazer escolhas. Quanto mais embasadas elas forem, melhores serão os resultados.

Um software de gestão de dados, com centralização e estruturação automática, permite que o gestor faça análises de desempenho da equipe, sobre o mercado, além de análises preditivas, antecipando situações, como as sazonalidades e problemas futuros. Tudo isso agrega muito para uma tomada de decisão muito mais eficiente.

Assim será possível, por exemplo, definir quais setores demandam um maior investimento, as despesas que podem ser reduzidas, produtos ou serviços que podem ser eliminados ou modificados, entre outras decisões.

Além disso, um bom sistema oferece a possibilidade de emissão de relatórios e gráficos para a utilização em reuniões, dando uma perspectiva visual sobre a situação da empresa. Com a centralização das informações, é possível estabelecer quais são os principais indicadores de desempenho e monitorá-los para alinhar os setores ao objetivo final do negócio.

Um sistema de gestão de dados colocará a sua empresa em outro patamar, dando um impulsionamento em todos os setores. Com ele, a empresa ganha em produtividade, reduz a margem de erro e promove uma gestão sólida, baseada em dados bem estruturados, com boas tomadas de decisões e com representações visuais do desempenho. Se a sua empresa ainda não adotou um software para esse trabalho, está na hora de dar um passo à frente nesse sentido.

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