Gestão de tarefas: a chave da otimização real dos resultados

Entenda quais ferramentas e técnicas te ajudam a fazer uma Gestão de Tarefas realmente eficiente, de forma prática.

A gestão de tarefas é uma das principais chaves para alcançar a produtividade.

Ter controle efetivo das atividades e demandas, de forma maleável e eficiente, tem relação direta com a qualidade e sucesso dos resultados — individualmente ou como parte de um time.

O motivo é simples:

Ter controle sobre as nossas tarefas, ajuda na administração e otimização de tempo e esforço, além de reduzir custos.

Existem diversas maneiras de gerenciar as tarefas.

Algumas pessoas preferem fazer uma lista física do que precisa ser feito — no estilo tradicional, com papel e caneta mesmo —, outras preferem utilizar aplicativos específicos para isso.

A verdade é que não existe um método mágico e único que vai funcionar em qualquer situação.

O importante — que realmente funciona — é encontrar o método que melhor se encaixa e atende às suas necessidades e seguir com ele, aperfeiçoando os processos sempre que possível.

Mas… Como fazer isso? Como entender qual o melhor método para te ajudar a alcançar os resultados que você busca?

Para descobrir é só seguir aqui até o final. Esse post foi pensado e feito especialmente para te ajudar a encontrar essas respostas!

Vamos lá!

Gestão de Tarefas, na prática. O que é?

Direto ao que interessa… o que você ganha com um bom gerenciamento de tarefas? Não é apenas uma “etapa” extra de trabalho?

Bem, se for feito de forma errada, sim. Afinal, assim ele não será efetivo, precisará ser revisado e alterado constantemente.

Por isso, é importante que o Gerenciamento de Tarefas seja feito de forma eficiente e prática.

A boa notícia é que, com as técnicas e ferramentas certas, isso é muito mais simples do que parece — e deixa o seu dia a dia muito mais dinâmico e eficiente também.

Principais vantagens da Gestão de Tarefas

Uma das principais vantagens de um gerenciamento de tarefas bem executado é que você passa a ter maior controle sobre o seu tempo.

Ao saber exatamente o que precisa ser feito, é possível reduzir absurdamente a procrastinação e o desperdício de tempo.

Afinal, a procrastinação não acontece por simples falta de atenção ou comprometimento. Salvo alguns casos específicos, isso acontece por falta de organização.

Na maioria das vezes, quando você não sabe exatamente quais são as suas prioridades e quanto tempo cada tarefa demanda, “deixar para daqui a pouco” é muito mais fácil, porque você realmente acredita que vai existir tempo hábil para concluir a tarefa.

Ou ainda, acabamos procrastinando por não ter real consciência do nível de prioridade de cada atividade.

A Gestão de Tarefas é uma das soluções mais práticas e rápidas para a procrastinação, porque te ajuda a:

• Fazer um planejamento prévio das atividades;
• Definir prioridades;
• Organizar o tempo disponível;
• Realizar uma cobrança interna;
• Evitar a multitarefa.

Além de todas essas vantagens, quando bem executado, o gerenciamento de tarefas também facilita em muito:

• Aumento da qualidade de seus resultados;
• Aprimoramento de foco e concentração;
• Melhoria da sua produtividade;
• Diminuição de custos;
• Redução do retrabalho.

Os 3 erros mais comuns na Gestão de Tarefas

Assim como existem diversos benefícios para se ter uma boa gestão de tarefas, existem também alguns erros bastante comuns que podem comprometer os resultados.

Os 3 principais erros na gestão de tarefas são:

• Não estabelecer objetivos claros;
• Não ter um planejamento adequado;
• Dividir a atenção entre várias tarefas.

Vamos falar um pouco mais a fundo sobre cada um destes problemas, com dicas simples para te ajudar a solucioná-los.

Não estabelecer objetivos claros

Muitas pessoas fazem uma lista de tarefas — até aí, tudo certo —, mas não sabem ao certo o que precisa ser feito, ou qual o resultado final que elas desejam alcançar.

É necessário saber onde você quer chegar, para depois decidir como chegar lá…

Isso acaba prejudicando o planejamento e a execução das tarefas, pois não há um norte a ser seguido.

Não ter um planejamento adequado

É muito comum que no planejamento das atividades não seja feita a definição das prioridades ou do tempo que cada uma das tarefas deve levar.

Dessa forma, muitas tarefas acabam ficando para trás, ou sendo executadas de forma apressada e sem qualidade.

Além de muitas mudanças de escopo precisarem ser feitas de última hora, quando o erro na ordem da execução de tarefas é identificado.

Dividir a atenção entre várias tarefas

O famoso e tão aclamado “multitasking” ou profissional “multitarefas”.

Muitas pessoas fazem isso pensando que vão conseguir dar conta de tudo, mas acabam se sobrecarregando e não conseguem dar o devido foco para cada uma das atividades.

Isso pode até dar certo em algumas coisas, que não precisam de tanta atenção. Mas é um costume que prejudica muito o desenvolvimento de tarefas mais complexas.

Como evitar esses erros?

Para evitar esses erros, é importante que você:

• Tenha clareza sobre os objetivos que deseja alcançar;
• Planeje as atividades de forma adequada, definindo prioridades e prazos para cada uma delas;
• Entenda o tipo de atividade a ser executada e o quanto de atenção ela demanda.

Estar em movimento ≠ Avançar

É importante que você entenda que estar em movimento não significa que esteja avançando de verdade.

Muitas pessoas acabam ficando ocupadas com atividades que não são relevantes para o alcance dos objetivos, ou que não demandam tanto a sua atenção e podem ser executadas de forma mais mecânica — através de uma automação, por exemplo.

Por isso, é importante fazer uma análise criteriosa das tarefas que você realiza no seu dia a dia e verificar se elas são mesmo relevantes para o alcance dos seus objetivos.

Isso é chamado de ‘matriz de prioridades’, que vamos falar mais detalhadamente agora.

Matriz de prioridades

Para te ajudar a identificar as tarefas relevantes para o alcance dos seus objetivos, apresentamos a seguir uma ferramenta bastante útil chamada “Matriz de Prioridades”.

Ela é composta por 4 quadrantes, cada um com uma característica diferente:

Quadrante 1 – Urgente e importante (tarefas que devem ser executadas imediatamente)

Quadrante 2 – Urgente, mas não importante (tarefas que devem ser realizadas assim que possível)

Quadrante 3 – Não urgente, mas importante (tarefas que devem ser priorizadas e necessitam de bastante atenção em sua execução)

Quadrante 4 – Não urgente e não importante (tarefas que podem ser delegadas, adiadas ou, até mesmo, eliminadas)

Pode ser organizado como no exemplo abaixo:

Dicas para aumentar a sua produtividade

Quadrante 1. Urgente e importante

• Não adie tarefas urgentes;
• Execute as tarefas o mais rápido possível;
• Delegue para pessoas de confiança, tarefas que não podem ser executadas por você.

Quadrante 2. Urgente, mas não importante

• Não se preocupe com tarefas que não são importantes;
• Executar tarefas urgentes assim que possível;
• Rejeite tarefas que não podem ser delegadas.

Quadrante 3. Importante, mas não urgente

• Priorize as tarefas importantes, tão logo as tarefas urgentes sejam finalizadas;
• Dedique o máximo de atenção à execução destas tarefas.
• Evite realizar multitasking, quando estiver executando tarefas importantes.

Quadrante 4. Não urgente e não importante

• Delegue tarefas não urgentes e não importantes;
• Analise se essas tarefas precisam mesmo ser realizadas;
• Elimine as tarefas que possam ser eliminadas.

A gestão de tarefas é extremamente importante para o alcance dos objetivos, pois permite que você identifique as atividades relevantes e as execute de forma mais eficiente.

Com a matriz de prioridades, fica mais fácil visualizar quais são as tarefas que realmente importam e podem te ajudar a avançar na direção dos seus objetivos.

Muito planejamento, pouca ação

É comum vermos pessoas que se dizem produtivas, mas na verdade elas não estão fazendo nada de concreto.

Isso acontece porque elas gastam muito tempo planejando e replanejando as atividades… mas pouco tempo executando-as.

Para evitar isso, é importante que você:

• Comece!

O planejamento pode ser perfeito. Mas se não for colocado em prática, de nada ele servirá.

• Não pule etapas.

Muitas vezes, a pressa em finalizar uma tarefa nos faz pegar atalhos furados. Com isso, ao invés de ganhar tempo, você acabará precisando fazer muito retrabalho.

Se aquela etapa estava no planejamento, deve ter um bom motivo para que ela seja feita — desde que o planejamento tenha sido bem executado, claro.

• Otimização constante!

Por mais “perfeito” que um método ou um processo possa ser, sempre é válido que sejam feitas reavaliações periódicas.

Cuidado para não ficar muito apegado a um planejamento.

Reciclar os modelos e processos é uma ação fundamental para garantir que fique apenas o que realmente é essencial para o bom funcionamento do processo.

Mantenha sempre aberta a linha de diálogo das pessoas envolvidas e garanta que críticas — realmente — construtivas sejam incentivadas.

Microgerenciamento

Outro problema bastante comum é o microgerenciamento.

Isso acontece quando as pessoas se envolvem em tarefas que não são de sua responsabilidade ou que podem ser delegadas para outras pessoas.

Um exemplo clássico desta situação é quando um gerente fica monitorando o trabalho de cada funcionário, um supervisor fica verificando se os funcionários estão cumprindo as tarefas, entre outras coisas.

Os problemas gerados pelo micro gerenciamento impactam diretamente nos resultados e na qualidade do ambiente de trabalho no dia a dia.

Mas, é importante saber identificar quando é necessário observar a execução das atividades mais de perto — com cuidado para não retirar a autonomia de execução do responsável.

Isso vai te ajudar a focar nas atividades realmente importantes e evitar problemas no futuro.

Algumas dicas para te ajudar a resolver esse problema:

• Tenha uma equipe de confiança.

É muito mais fácil delegar e não micro gerenciar, quando você sabe que o trabalho será bem desenvolvido e confia nas pessoas que estão junto de você!

• Não economize tempo com treinamento.

Importante observar que, muitas vezes, o profissional que executa as tarefas de forma errada tem sim todas as competências necessárias para realizar um bom trabalho. Mas como não receberam o treinamento adequado, o resultado acaba sendo muito abaixo do esperado.

Se você tem medo de ter gastos com treinamento e aprimoramento dos membros da equipe e eles acabarem indo embora… pode acreditar, o custo em manter um profissional não capacitado na sua equipe é muito maior.

Treinamento não é gasto, é investimento!

• Estabeleça um sistema de comunicação eficiente.

Seja para que as pessoas possam se manter informadas sobre o andamento das atividades ou para colaborar efetivamente em uma atividade, comunicação é fundamental.

Administração do tempo

A Lei de Parkinson, criada por Cyril Northcote Parkinson, afirma que “toda tarefa tende a se expandir conforme o tempo disponível para sua conclusão”.

Isso significa que, se você tem um dia inteiro para finalizar uma tarefa, ela provavelmente vai levar o dia todo.

Por outro lado, se você tem apenas duas horas para finalizar a mesma tarefa, ela provavelmente será concluída neste tempo.

Aplicando a Lei de Parkinson à gestão de tarefas, existe uma solução muito prática: definir prazos intermediários.

Isso pode ser feito dividindo uma tarefa maior em pequenos entregáveis — mesmo que você só entregue a demanda, de fato, ao final de todos estes entregáveis.

Por exemplo, digamos que você possui uma apresentação para ser feita na próxima reunião de equipe.

A apresentação é uma tarefa maior, que será entregue toda de uma única vez, na próxima semana. Neste caso, você pode separar o planejamento da apresentação com prazos intermediários, da seguinte forma:

Prazos intermediários — 7 dias para a apresentação

Dia 1: Pesquisar e organização de referências;

Dia 2: Pesquisar e organizar as imagens que serão utilizadas na apresentação;

Dia 3: Escrever o conteúdo dos slides;

Dia 4: Organizar os conteúdos escritos com as imagens, aplicando nos slides;

Dia 5: Preparação do roteiro — você não vai só ler os slides, certo?! (risos);

Dia 6: Revisão geral;

Dia 7: Apresentação.

Assim, você irá ajudar na concentração e finalização da tarefa dentro do prazo estabelecido.

Além de dividir em entregáveis muito menores e mais simples de serem executados, com muito menos estresse, evitando erros bobos e diminuindo muito o retrabalho.

Como fazer o gerenciamento de tarefas de forma eficaz?

“Na prática a teoria é outra” é um desses ditos populares que, infelizmente, tem uma relação enorme com a realidade.

Não é diferente na gestão de tarefas.

Tentar fazer o gerenciamento de forma desorganizada pode acabar trazendo muito mais trabalho e menos soluções do que simplesmente deixar as coisas como estão.

Para que você consiga realmente aproveitar todos os benefícios e qualidades que essa prática pode proporcionar, o uso de técnicas adequadas e ferramentas eficientes é fundamental.

Metodologias para gestão de tarefas

As metodologias para gerenciamento de tarefas são os modelos e as formas pelas quais você vai organizar o seu dia a dia, para que possa cumprir todas as suas responsabilidades dentro do prazo estabelecido.

Existem diversas metodologias para gerenciamento de tarefas, cada uma com as suas próprias vantagens e desvantagens.

Por isso, é importante que você analise qual delas se encaixa melhor com o seu perfil e com as suas necessidades.

A metodologia ágil na gestão de tarefas

A metodologia ágil é uma das mais utilizadas atualmente. Ela foi criada com o objetivo de facilitar ainda mais a colaboração entre as pessoas, possibilitando que elas trabalhem de forma mais rápida, eficiente e produtiva.

As principais características da metodologia ágil são:

• Iniciar as atividades com o que realmente é importante;
• Priorizar a colaboração entre as pessoas;
• Foco em entregar de forma rápida e constante;
• Ter um tempo de resposta curto para as mudanças.

A metodologia ágil é adequada para pessoas e equipes que buscam alta agilidade e flexibilidade, principalmente nas áreas de desenvolvimento de software, mas pode ser facilmente aplicada a outras áreas — como administrativo, financeiro ou marketing, por exemplo.

Veja algumas das mais utilizadas.

Kanban

O kanban é uma das técnicas mais utilizadas na metodologia ágil. Sua principal característica é a visualização do fluxo de trabalho através de cartões, o que facilita muito o gerenciamento das atividades.

Além disso, ele permite que as mudanças sejam feitas de forma mais rápida e eficiente.

Ideal para equipes menores, com projetos menos complexos, ou mesmo organização de atividades pessoais.

O Kanban pode também ser utilizado em conjunto com outras técnicas, facilitando a organização dos prazos intermediários dentro de uma demanda.

Scrum

O scrum é uma técnica de gerenciamento de projetos que utiliza o conceito de iteração, ou seja, a realização de um conjunto de itens de trabalho (tickets) para atingir um objetivo.

Sua principal característica é a utilização de equipes multidisciplinares, que trabalham de forma colaborativa para atingir os objetivos do projeto.

O Scrum é indicado para equipes com pelo menos 3 membros, que tenham um bom nível de colaboração.

Pode ser utilizado em projetos de médio e grande porte, com prazos mais longos.

Lean

O lean é uma técnica que busca a otimização dos processos de trabalho, diminuindo o desperdício e aumentando a produtividade.

Sua principal característica é a utilização de métricas para medir o progresso do projeto e a qualidade dos produtos.

O lean é indicado para empresas que buscam melhorar a qualidade e a produtividade dos seus processos.

Pode ser utilizado em qualquer tipo de projeto, desde que haja uma boa definição dos objetivos.

Ferramentas práticas para a gestão de tarefas

Além das metodologias, existem diversas ferramentas que podem te ajudar na gestão de tarefas.

Elas são úteis para a organização do seu dia a dia, para o gerenciamento de equipes e até mesmo para a comunicação entre as pessoas.

As principais ferramentas

Trello

O Trello é uma ferramenta muito prática para a gestão de tarefas.

Ele funciona com um layout de quadro, onde você pode criar listas com as atividades a serem realizadas e mover as tarefas para as listas corretas de acordo com o seu fluxo de trabalho, utilizando a metodologia Kanban.

Além disso, o trello tem a opção de criar quadros para diferentes projetos, o que facilita muito o gerenciamento de diversas atividades ao mesmo tempo.

Jira

O Jira Software é uma das ferramentas de gestão mais completas e acessíveis do mercado. Ela permite o gerenciamento de diversas atividades ao mesmo tempo. 

Com ele, você pode criar quadros de tarefas, listas de tarefas e até mesmo gráficos para visualizar o andamento dos seus projetos.

Além disso, a ferramenta permite acompanhar o tempo gasto em cada atividade, o que facilita muito o gerenciamento dos prazos.

É possível gerar relatórios ricos, que permitem identificar pontos de atenção, facilitando a resolução de problemas e ajuste das demandas de forma rápida e prática.

O Jira é capaz de se adaptar a qualquer metodologia e técnica Ágil, podendo atender equipes de todos os tamanhos e gerenciar tarefas de todos os níveis de complexidade.

Power BI

O Power BI é uma ferramenta de análise e relatório extremamente poderosa, que permite a visualização dos dados de forma clara e objetiva.

Através dele, é possível gerar gráficos, tabelas e mapas com os dados de sua empresa, o que facilita muito a tomada de decisões.

• Possibilita otimizações constantes;
• Facilita a identificação de pontos fracos e oportunidades de melhoria;
• Antecipa a resolução de problemas;
• Permite definir soluções mais certeiras a assertivas.

Confluence

O Confluence é uma ferramenta de colaboração que permite a criação de páginas para documentar os seus projetos.

Através dele, é possível criar notas, checklists e até mesmo diagramas para ilustrar o seu fluxo de trabalho.

É uma ferramenta muito útil para equipes que precisam trabalhar em conjunto: ele facilita a comunicação entre os membros da equipe.

O poder das integrações

Além das ferramentas de gestão de tarefas citadas acima, é importante citar as integrações.

As integrações são extremamente úteis para otimizar o seu fluxo de trabalho e aumentar a produtividade.

Elas permitem que você trabalhe com diversas ferramentas de forma integrada, o que facilita muito o gerenciamento das suas tarefas.

As principais possibilidades de integrações, entre as ferramentas acima, são:

• Trello com Jira
• Trello com Power BI
• Confluence com Jira
• Confluence com Power BI
• Jira com Power BI
• Jira com Power BI e Confluence

Como o Jira já possui funções de apresentação de projeto em lista, como o Trello, a última através da integração Jira + Power BI + Confluence  é a mais completa.

Ao mesmo tempo, ela permite que você analise os dados de forma detalhada e objetiva, garantindo uma tomada de decisão mais assertiva. Além de facilitar a comunicação e colaboração entre a equipe.

Como escolher a ferramenta certa

A escolha da ferramenta de gestão de tarefas ideal para a sua empresa é extremamente importante.

É necessário considerar diversos fatores, como o tamanho da equipe, o tipo de projeto e o nível de complexidade.

Além disso, é importante levar em consideração as integrações existentes entre as ferramentas e o seu fluxo de trabalho.

Ferramentas como o Trello, o Jira e o Power BI são extremamente poderosas e podem te ajudar muito a aumentar a produtividade da sua equipe.

Porém, é importante escolher a ferramenta certa para o seu negócio.

Não adianta utilizar uma ferramenta muito complexa se a sua equipe não tiver a experiência necessária ou o tempo disponível para aprender a usá-la.

O ideal é utilizar uma ferramenta que seja fácil de usar e que consiga atender às suas necessidades.

Os benefícios na boa escolha de ferramentas

Com a escolha certa da ferramenta de gestão de tarefas, é possível obter diversos benefícios, como:

• Aumento da produtividade da equipe
• Redução do tempo gasto na busca por informações
• Otimização do fluxo de trabalho
• Melhoria na comunicação e colaboração entre a equipe
• Tomadas de decisões mais assertivas.

Concluindo…

Como você pode ver, a gestão de tarefas é extremamente importante para otimizar os resultados.

Ela permite que você trabalhe com mais eficiência, aumentando a produtividade da sua equipe.

Além disso, a gestão de tarefas te ajuda a identificar pontos fracos e oportunidades de melhoria, permitindo que você tome decisões mais acertadas e assertivas.

Ferramentas como o trello, o Jira e o Power BI são extremamente úteis para a gestão de tarefas.

Utilize-as a seu favor e obtenha melhores resultados!