Kanban no Jira: Como funciona!

A cultura ágil é entendida como uma nova forma de organizar os processos de trabalho, e tem entre seus objetivos, a geração de valor e a eliminação de desperdícios de tempo e de recursos. A cultura ágil se baseia em um conjunto de ações e hábitos que visam fomentar as metodologias ágeis dentro das empresas, a fim de garantir eficiência, flexibilidade e rapidez no gerenciamento das demandas pertinentes a cada instituição, e de contribuir para a diminuição das burocracias e para o aumento da produtividade geral das equipes.

A efetivação de uma cultura ágil acontece, a partir da utilização de novas metodologias no cotidiano do trabalho, permitindo assim, que a solução das demandas e problemas, sejam apresentadas de forma mais horizontal, colaborativa e flexível, pois as metodologias ágeis, tem como premissa, que todos os envolvidos no projeto, estão cientes do trabalho que está sendo desenvolvido pelos demais profissionais. Abaixo iremos listar as principais características de uma cultura ágil:

• Rapidez;
• Alta capacidade de adaptação;
• Constante colaboração entre os profissionais envolvidos no projeto;
• Equipes reduzidas, mas de alto nível;
• Feedbacks constantes;
• Processos incrementais e escalonados;
• Simplicidade.

Atualmente, os principais modelos de metodologias ágeis utilizados pelas empresas são: Kanban, Lean, Scrum, Dynamic System Development Model (DSDM) e o Microsoft Solutions Framework (MSF). Hoje, iremos falar sobre o que é o KANBAN, suas principais características, vantagens e elementos, e por fim, vamos apresentar, um passo a passo de como criar e aplicar essa metodologia na sua empresa, através das facilidades oferecidas pelo JIRA Software.

O que é Kanban?

Kanban é a palavra de origem japonesa, que em tradução livre para o português, significa: sinal visual. Essa metodologia foi desenvolvida para ajudar as equipes a dar visibilidade as atividades e aos processos de trabalho, além de fomentar a sintonia entre os profissionais, e com isso, contribuir para a organização e para a definição de estratégias e metas referentes aos projetos.

O Kanban, apresenta similaridades a metodologia do Scrum, no sentido de auxiliar as equipes a realizar entregas mais rápidas e mais frequentes. Porém, o Kanban possibilita uma maior flexibilidade em relação ao planejamento e à execução das tarefas. Diferente do Scrum, onde as equipes trabalham com sprints baseados em tempo, no Kanban, as entregas são contínuas, e os times movimentam as tarefas da lista de pendências para o local destinados aos trabalhos concluídos, independente do tempo.

A estrutura do Kanban, é constituída por checklists, que fornecem uma visão panorâmica dos processos de trabalho, processos esses, que são divididos por etapas progressivas, permitindo que o andamento de todo o projeto possa ser visualizado com clareza, além de estimular a cooperação entre os profissionais e facilitar a identificação de gaps.

Um quadro Kanban, é uma ferramenta de gerenciamento de projetos ágeis, que auxilia na visualização, na elaboração de limites, no andamento e na maximização de eficiência nos processos de trabalho. Os quadros Kanban, tem sido usado amplamente utilizados por empresas das mais diversas áreas, e tem ajudado muito as equipes ágeis e de DevOps nos processos de organização, ordenamento e priorização das ações e tarefas do cotidiano.  Para isso, os quadros Kanban utilizam marcadores como cartões, colunas e espaço para o desenvolvimento de melhorias contínuas.

Segundo os usuários e entusiastas do Kanban, as principais características que transformaram essa metodologia em sucesso, são os seus principais valores: respeito pelas pessoas e melhoria contínua, e, surpreendentemente a ausência de regras, permitindo assim, maior liberdade e autonomia no planejamento e execução dos projetos. Afinal de contas, quem mais poderá conhecer com profundidade, as necessidades e desafios do trabalho, senão a própria equipe?

Abaixo iremos apresentar os 5 elementos que compõe um painel Kanban, e de forma simples, ajudar você a compreender melhor os objetivos e papéis de cada um deles.

Elementos de um Painel Kanban

Segundo David Anderson, precursor na implementação de Kanban no desenvolvimento de softwares e um dos principais responsáveis pela popularização do método no mundo todo, os painéis Kanban podem ser separados em cinco componentes:

1. Sinais visuais: por sinais visuais, entendemos os cartões, tickets ou notas adesivas. As equipes escrevem todos os projetos e itens de trabalho nesses cartões. Equipes ágeis, normalmente, utilizam um cartão para cada história criada. Quando esses tickets são adicionados aos quadros, possibilitam que todos os membros da equipe e demais partes interessadas, possam visualizar de forma simples e rápida, no que cada profissional está trabalhando, e quais são os próximos passos da equipe no desenvolvimento do projeto.
   
2. Colunas: outra característica dos quadros Kanban são as colunas, onde cada uma, representa uma atividade específica, e que em conjunto compõem um fluxo de trabalho. Os fluxos de trabalho podem ser estabelecidos e separados de forma muito simples, com espaços destinados a tarefas que estão: “A fazer”, “Em andamento”, “Concluídas”, mas também podem ser muito mais profundos e complexos, e o que irá definir cada fluxo, será as necessidades e objetivos de cada equipe.
   
   
3. Limites de trabalho em andamento (WIP): Os limites WIP são a quantidade máxima de cartões que podem estar na mesma coluna simultaneamente. Uma coluna com limite WIP definido em cinco, não poderá ter mais que cinco cartões. Contribuindo, para que a equipe, não se perca em uma lista infinita de tarefas e na priorização das ações. Quando uma coluna atinge o limite máximo estipulado pelo WIP, permite que a equipe foque nos cartões e trabalhe para que eles avancem no processo, antes de mover novos cartões para essa etapa do fluxo de trabalho. Os limites WIP são fundamentais para que os profissionais possam identificar gargalos no fluxo e para maximizar o ritmo de trabalho. Além de, facilitar a visualização de altas demandas de trabalho, pois emite avisos antecipados aos profissionais, informando que eles assumiram uma carga muito alta de trabalho.
   
   
4. Ponto de compromisso: é comum que as equipes Kanban, utilizem um backlog em seus quadros. Nesse espaço, clientes e colegas, incluem novas ideias para o projeto e quando elas estiveram prontas para serem executadas são movidas para outra área. O ponto de compromisso é o momento em que uma ideia que está no backlog, é selecionada pela equipe e liberada para dar início ao desenvolvimento do trabalho necessário para o cumprimento daquela tarefa. Esse ponto é bastante importante para que os valores de melhoria contínua propostos pela metodologia Kanban se efetivem.
   
   
5. Ponto de entrega: o ponto de entrega representa o fim do fluxo de trabalho das equipes Kanban. Para a maioria das equipes, esse ponto é atingido quando o produto ou serviço é entregue para o cliente. Um dos principais objetivos da equipe é levar os tickets do ponto de compromisso para o ponto de entrega no menor tempo e maior qualidade possíveis.  O espaço de tempo entre esses dois pontos é chamado de tempo de espera. As equipes Kanban dão muito valor a esse tempo, pois um dos objetivos das metodologias ágeis, é diminuir o tempo de espera o máximo possível, sem comprometer a qualidade das entregas.

Painéis Digitais

Assim como todas as áreas, o sistema Kanban também vem passando por processos de transformação digital. Conforme as empresas de software e engenharia foram descobrindo a potência e os benefícios do Kanban, essas transformações foram aceleradas e passaram por um crescimento súbito, quando a crise sanitária imposta pelo Covid-19, impediu que as equipes estivessem reunidas no mesmo espaço físico. Em resposta a esses eventos e à crescente adesão das empresas ao modelo de home office, os painéis Kanban digitais passaram a ser uma ótima ferramenta de trabalho à distância.

O modelo digital traz consigo inúmeras vantagens, entre elas estão a velocidade de configuração, a facilidade de compartilhamento e a capacidade de realizar o monitoramento assíncrono de infinitas informações, conversas e comentários no decorrer do projeto. Não importando diretamente, onde ou quando os colaboradores conferem o quadro Kanban, pois todos terão acesso à versão mais atualizada do projeto.

Os quadros Kanban digitais podem ser simples ou robustos, mas o mais importante é que eles são personalizáveis as necessidades e objetivos da equipe.

Para a implementação e a utilização da metodologia Kanban de forma digital, o Jira Software tem sido uma ferramenta valiosa para equipes, pois ele possui recursos prontos para uso, como os templates, e instruções claras e intuitivas de como montar a equipe Kanban e possibilitar com que ela funcione da melhor forma possível. A equipe pode criar um projeto e, em seguida, personalizar seus fluxos de trabalho e quadros conforme as características, necessidades e metas de cada projeto, além de permitir a implementação de limites WIP, a criação de raias e a ativação de backlogs.

Tutorial de como utilizar o Kanban no Jira

Abaixo iremos trazer para você, o passo-a-passo de como criar um projeto Kanban no Jira e dizer adeus as dificuldades de visualização, priorização e sobrecarga da sua equipe. Tudo isso de forma digital, rápida e personalizável.

Passo 1: criação de um projeto de Kanban

Ao logar no Jira Software, você terá a opção de criar um novo projeto. Quando estiver na área de seleção do tipo de projeto, selecione a opção: projeto de desenvolvimento de software Kanban.

O seu novo projeto de desenvolvimento de software do Kanban, inclui um quadro do Kanban. Assim que projeto for criado, o quadro do Kanban de sua equipe será a primeira coisa que você verá e é através dele que sua equipe poderá realizar o monitoramento dos fluxos de trabalho.

Passo 2: configuração do fluxo de trabalho

O Jira Software fornece recursos diferenciados para os fluxos de trabalho, que incluem espaços como: “Lista de pendências”, “Selecionado para desenvolvimento”, “Em andamento” e “Concluído”. Esse esquema organizacional, permite que os colaboradores e clientes, adicionem tarefas à lista de pendências e movam as tarefas para o status “pronto para desenvolvimento” assim que estiverem concluídas. Assim, os profissionais da equipe podem selecionar, a partir dessa coluna, e mover para os status de “Em andamento” e “Concluído”.

Para configurar seu fluxo de trabalho e colunas, clique em “Quadro” no canto superior direito da lista de pendências e, em seguida, selecione “Configurar”.

Assim que você estiver na página de configuração do quadro, selecione a opção “Colunas” na barra lateral. Com isso, será possível adicionar um status ou coluna, através dos botões à direita ou clicar no ícone de lixeira, caso queira remover uma coluna. Ao finalizar a criação das colunas do fluxo de trabalho, clique na opção “Voltar” ao quadro que está no canto direito superior da tela.

Passo 3: adicionar tarefas, histórias de usuário, ou erros à lista de pendências

Antes de descrevermos as instruções necessárias para a adição de novas ações a serem executadas, vamos explicar melhor o que são as histórias de usuário, ou também frequentemente chamadas de stories.

As histórias de usuário são entendidas como as menores unidades de trabalho. Elas se constituem a partir da delimitação do tipo de usuário, do que ele deseja (meta) e do que é necessário para que ele possa receber o esperado. Essas histórias de usuário são traçadas pelo proprietário do produto e, em seguida, a equipe determina coletivamente e detalhadamente os requisitos necessários para a execução das tarefas.

Agora sim, vamos às orientações de como adicionar tarefas, erros ou histórias de usuário ao seu projeto, para isso você precisará clicar na opção “Criar” e assim poderá adicionar informações à sua lista de pendências, no Kanban, essa será a primeira coluna do seu quadro e irá ditar o restante do fluxo de trabalho.

Passo 4: priorização da lista de pendências

Com o sistema de priorização do Kanban, as tarefas da lista de pendências podem ser priorizadas sem interromper a equipe, pois as alterações realizadas fora dos itens de trabalho atuais não impactam no trabalho que está sendo desenvolvido pelos profissionais.

Para realizar a classificação ou priorização dos itens na lista de pendências, você deverá arrastar e soltar os cartões para cima ou para baixo, dentro da primeira coluna, com base nas prioridades e classificações estabelecidas.

Outro recurso, que permite que as prioridades sejam mais fáceis de visualizar, é a possibilidade de adicionar swimlanes, seu quadro, para identificar itens de alta prioridade e que serão rotulados como “Expedite”. Também é possível utilizar ferramentas como rótulos ou recursos dentro de cada problema para ajudar as equipes a categorizar os trabalhos.

Passo 5: seleção do trabalho da lista de pendências

No Kanban, os membros da equipe movem os itens da lista de pendências ou da coluna “Selecionado para desenvolvimento” para a coluna “Em andamento”.

É altamente recomendável limitar o número de tarefas que está em andamento, pois assim, será possível identificar as dificuldades e evitar a sobrecarga de trabalho dos colaboradores. Para tornar isso mais fácil, você poderá adicionar limites às colunas do quadro e assim, receber avisos caso a equipe movimente muitas tarefas para uma coluna. Com o Jira Software, é possível adicionar limites mínimos e máximos para cada coluna na seção “Colunas” no espaço de “Configuração de quadro”.

Passo 6: reuniões de equipe

No Kanban, as reuniões rápidas diárias e retrospectivas são opcionais. Porém, é essencial que elas existam e o Kanban permite as equipes decidam sobre a frequência dessas reuniões. Uma reunião rápida diária pode ser muito benéfica para a equipe possa identificar os bloqueios existentes no trabalho e gaps do projeto como um todo. Também é recomendado que as informações sejam compartilhadas, para entender as prioridades e seus motivos. Mas, uma das melhores partes do Kanban, é que você poderá testar junto a sua equipe, a melhor forma de realizar essas reuniões, pois por ser uma ferramenta altamente personalizável, ela permite que sejam adotas práticas que melhor se adaptam as necessidades de cada equipe.

Passo 7: gráficos de controle

Em intervalos regulares e determinados conforme as suas motivações, você poderá o gráfico de controle gerado pelo Jira Software para monitorar os progressos e dificuldades da sua equipe. Mas afinal, o que é um gráfico de controle? Abaixo iremos listar as principais informações que você poderá encontrar nesses gráficos:

• O tempo que cada tarefa fica em um determinado status
• O tempo de ciclo de sua equipe, que é calculado com base na duração média de tempo necessário para concluir cada tarefa.
• Uma média contínua do tempo de ciclo de sua equipe, possibilitando assim, o acompanhamento da eficiência da equipe.

Recursos Avançados:

Passo 8: utilização da lista de pendências do Kanban

A lista de pendências do Kanban poderá fornecer uma lista de pendências para seu quadro, em uma guia diferente do projeto. Essa lista fornece um espaço maior, que pode ser dedicado à livre criação e priorização, sem distrair a equipe do seu trabalho atual. Para ativar a lista de pendências do Kanban, você deverá:

1. Logar como um usuário com permissão global: “administradores Jira”.
2. Selecionar a opção “Administração do Jira” na barra superior, clicar em “Aplicativos” e rolar a página para baixo até encontrar a seção Jira Software.
3. Já na opção “Laboratórios do Jira Software”, selecione os recursos de seu interesse que podem ser “Gráfico burnup” ou “Lista de pendências do Kanban”

Passo 9: automatização de tarefas repetitivas

Com o Jira Software, você poderá automatizar algumas das tarefas mais frequentes. Esta é uma ótima opção para que você possa manter o seu quadro limpo, e seu backlog e seus processos sempre atualizados.

A Atlassian, disponibiliza para seus clientes, uma listagem de regras de automação, que podem ser encontradas na Biblioteca de templates do Jira Automation.

Etapa 10: utilização de restrições de coluna

Outro recurso disponível, é a possibilidade de configurar as restrições da coluna do seu quadro. Você poderá fazer isso, acessando a seção “Colunas” da “Configuração do quadro”, e assim, definir as restrições mínimas e máximas para cada coluna.

Passo 11: utilização do diagrama de fluxo cumulativo

O diagrama de fluxo cumulativo é um dos relatórios mais importantes que podem ser utilizados em metodologias do Kanban. Com esse diagrama de fluxo cumulativo, é possível visualizar rapidamente os esforços de cada profissional, assim como, o e progresso geral da equipe e do projeto.