Aprenda o que é e como usar a melhor ferramenta de gestão de projetos: O Jira Software.

Passado 2020, onde entendemos, de verdade, o real valor da tecnologia, a tendência é que nunca deixemos de inseri-la cada vez mais na nossa rotina. O home office é o melhor e maior exemplo de como estamos, hoje, quase que 100% amparados pela tecnologia. Desde atividades diárias de trabalho até reuniões e eventos online, a tecnologia nos permitiu realizar tudo que realizaríamos no escritório, só que em casa. 

Nos vimos na necessidade de utilizar ferramentas que auxiliassem o dia a dia remoto, pois existem certas ações que seriam muito mais simples se feitas presencialmente. A organização corporativa é um exemplo. 

A cobrança por um “ambiente” mais organizado se tornou essencial, principalmente, aos líderes, pois a comodidade de casa pode gerar o descuido, e o descuido de um pode desencadear o mal funcionamento da empresa. 

Por isso, para manter um controle maior de todas as áreas da empresa e das atividades, partindo das solicitações até a resolução, foi visto como necessário uma ferramenta que conseguisse juntar todos os setores. Esse é o Jira. 

Sobre o Jira Software

Jira é um software, uma ferramenta, que permite uma maior organização empresarial, com monitoramento de tarefas, calendário, gerenciamento de projetos etc, na mesma plataforma. 

Equipes 

No Jira as equipes conseguem trabalhar diretamente e de forma integrada, aumentando a proatividade, diminuindo as distorções na comunicação corporativa. Dessa maneira, o Jira permite que as equipes trabalhem, interna e externamente, de forma mais organizada, ágil e colaborativa

Além de integrar as equipes, o Jira é facilitador da comunicação com o cliente, pois ele disponibiliza recursos de avaliação dos produtos entregues. Sendo assim, ambas as partes conseguem acompanhar o desenvolvimento dos projetos.

Funcionalidades do Jira 

Entre as principais funcionalidades do Jira, contamos com: versatilidade, relatórios e quadros interativos. O Jira é versátil pois é aceito em diversos meios, como celulares, desktops, tablets e notebooks. Os relatórios do Jira são extremamente detalhados, o que permite uma visão mais ampla a respeito de erros e acertos, periodicidade, funcionamento das equipes, entre outros. 

Os quadros interativos são divididos em dois tipos. O Scrum é para atividades mais básicas como eventos, tarefas, regras etc, tendo acesso aos prazos, funções e relatórios. O Kanban serve para impulsionar projetos maiores e que precisam de um pouco mais de atenção e produtividade. 

Além de facilitar a gestão de processos, também podendo ser integrados entre equipes, o Jira oferece visões de BI através dos relatórios, que são bem flexíveis. Isso dá aos gestores uma maior facilidade na tomada de decisões, mostrando onde ocorreu um ruído e por quê, aumentando a chance de solução de forma rápida e precisa. 

Os diferentes modelos do Jira 

O Jira conta com três diferentes modelos, para diferentes necessidades entre os times: Jira Service Desk, Jira Software e Jira Core, fora os aplicativos. Todos eles são diferentes entre si, em suas principais funções. 

Jira Service Desk 

O Jira Service Desk é ideal para quem precisa de algum tipo de interação com o cliente.

Ele oferece recursos como medidor de satisfação em cada etapa, feito em estrelas e comentários, solicitações com respostas diretas, acesso aos prazos, validação de solicitações do cliente, entre outros. 

Jira Software 

Este formato de Jira é ideal para quem precisa usar a metodologia ágil. Ele permite a movimentação de quadros, por exemplo. Além disso, conta com medição do tempo em cada etapa com controle de backlock, o que permite a identificação de demandas, mostrando onde estão paradas, estimativas, etc.

Permite a visualização do percentual de completude das tarefas: as pendências, as que já foram concluídas e as que ainda estão em andamento, e ainda data prevista para término da tarefa e release notes. 

E, claro, a variedade de tipos de relatórios: burndown, burnup, sprint, velocidade, entre outros. Isso permite a visualização de alcance de metas para cada equipe, ou do projeto por inteiro. 

Jira Core 

A ideia do Jira Core é gerenciar projetos mais objetivos, de início, meio e fim, e que envolvam várias pessoas. Ele garante um controle de tarefas e demandas, sem perder indicadores de tempo. 

Ele monitora detalhes e calcula o desempenho das equipes, para o maior progresso e funcionamento do projeto. O Jira Core disponibiliza os status das atividades e as estatísticas delas, o que está pronto ou não, por exemplo.

E oferecendo domínio maior do andamento do projeto, os relatórios oferecem visualizações de tempo, agrupamento, entrada e saída, e outros mais. 

Demais aplicativos do Jira 

O Jira conta, ainda, com aplicativos secundários dentro do próprio software, como o Jira Portfólio, ideal para gestores e executivos que precisam de mais informações e relatórios de projetos e equipes, e o Jira Align, que é um aplicativo relativamente novo, de estratégia de negócio e execução. Esses são apenas dois exemplos, existem outros mais. 

Licenciamento
 

O licenciamento funciona de três formas: free, standard e premium. 

Free 

O free é grátis, mas tem limitações como número de agentes, armazenamento até 2BG, sem suporte para aplicação, sem logs de auditoria e gerenciamento de acesso.

Standard 

O Standard custa 20 dólares por usuário, por mês. Conta com 250GB de armazenamento e SLA com menor disponibilidade que o Premium. 

Premium 

Já o Premium é o valor de 40 dólares por usuário, por mês, e tem armazenamento ilimitado e suporte premium 24h. 

É possível integrar as versões do software, para melhor funcionamento da empresa e de acordo com as demandas e atividades de cada grupo. Por exemplo, dividir suas equipes em Core e Software, pois as funcionalidades deles funcionam melhor para cada tipo de serviço das equipes. 

Jira vs Trello 

É muito comum o uso de ferramentas de organização nas empresas. Mas quando se trata de funcionalidade, qual é melhor? 

O Trello não oferece os relatórios e gráficos de desempenho que o Jira oferece, por exemplo. 

Os dois contam com quadros interativos e visualização de cartões de demanda. Mas o Trello não permite tanta integração e informações, quanto o Jira. O Jira, inclusive, conta com um grande leque de marketplace.

O Trello é bem simples de se usar e entender, tem layout com fotos, o que fica visualmente mais agradável. 

Os Power Ups do Trello permitem que a ferramenta seja integrada com outras, como drive e calendário, por exemplo.

Então é ótimo se você é universitário, freelancer ou projetos de empresas que seja prioritário o checklist de tarefas, e não tanto os relatórios. 

O Jira é ideal para empresas que necessitam de mais informações de desempenho ou agilidade, por exemplo. Ele mostra o tempo de demandas, a trajetória dela, quanto tempo está estagnada em determinado setor, etc. 

Jira vs Asana 

O Asana tem limitações parecidas com as do Trello: não oferecem relatórios e gráficos de desempenho das equipes, não é tão personalizado como o Jira em questões de informações de tempo e necessidade das equipes, etc.

O Jira continua com o Marketplace disparado em relação ao Asana, o que facilita diversos processos e o dia a dia dos times e projetos. 

Porém, o Asaan e o Jira podem ser integrados para o melhor funcionamento da empresa, diferente do Trello. 

Quem usa o Jira? 

O Jira é para aquelas empresas que têm um forte trabalho integrado entre as áreas e equipes. Quando um time depende diretamente de outro, mas possuem funções diferentes. 

O uso do Jira mantém a organização e a comunicação em dia e claras em seus quadros, onde ambas as equipes têm acesso e conseguem administrar melhor suas tarefas e demandas.
 

Equipes como marketing, financeiro, TI, entre outras, vêm facilidades maiores em seu dia a dia quando usado o Jira. 

Jira no Marketing 

Nos times de marketing, por exemplo, o Jira é visto como facilitador pois faz com que a gerência dos projetos de torne visualmente menos complicada e mais simples de ser feita. 

O Jira consegue que o gestor de marketing faça o acompanhamento de todas as fases, desde a inicial, até a conclusão do projeto, podendo limitar prazos e ver se eles estão sendo respeitados, status sobre as tarefas e os responsáveis por cada uma, entre outros. 

Além disso, todos os comentários, feedbacks, opiniões da própria equipe e do cliente, caso os quadros sejam integrados, são feitos diretamente no dashboard do projeto em questão, o que otimiza tempo de resolução de problemas e aumenta a rapidez em ajustes de possíveis erros. 

Com todas essas funções, o Jira entrega um relatório de aproveitamento, que mede o desempenho da equipe de marketing. Dessa maneira, o gestor consegue identificar melhor os problemas, onde eles estão começando, como estão e pode resolvê-los com maior precisão. 

Pode-se concluir, então, que o Jira é um software necessário para empresas que precisam de agilidade e maior controle de tarefas. Ele consegue aumentar a produtividade geral e entre equipes, fazendo uma análise mais detalhada de aptidão e progresso dos grupos e do andamento de projetos ou empresas.

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