Guia completo: como elaborar um relatório de qualidade?

Todo profissional já passou pela situação de ter que elaborar um relatório, para os mais diversos fins. Para quem tem poder de decisão dentro de uma empresa, eles são feitos com base em análises de indicadores de desempenho e oferecem insights para que as tomadas de decisão sejam mais embasadas.

Em tempos de transformação digital, big data, computação em nuvem e inteligência artificial, emitir um relatório manual é cada vez menos produtivo e oportuno. A automação, além de deixar o processo mais fluido, permite a execução de cruzamentos de dados de forma automática, com o auxílio de softwares, como o Power BI, que permitem a obtenção das análises preditivas.

Neste post, vamos explorar a importância de um bom relatório gerencial e explicar como elaborá-lo com qualidade. Por isso, acompanhe a leitura e confira!

O que é um relatório?

O relatório nada mais é do que o documento que apresenta o desempenho das atividades feitas em uma organização. Eles podem ser periódicos, comparando épocas iguais em anos distintos e trazer particularidades dos negócios.

Quando os dados produzidos pelas empresas se resumiam a números do setor financeiro, os relatórios, na maioria das vezes, eram emitidos para a certificação da viabilidade do negócio, principalmente para atender às exigências legais.

Eram relatórios protocolares e informativos, mas que pouco contribuíam para a tomada de decisões, por trazerem dados técnicos. Atualmente, com a capacidade que uma empresa tem de produzir e coletar informações externamente, os gestores têm a oportunidade de emitir inúmeros relatórios.

Surge, então, outro grande desafio: identificar os dados que realmente entregaram valor para a organização, produzindo, assim, relatórios que contribuam para o crescimento do negócio.

Qual a importância de elaborar um relatório de qualidade?

Um bom relatório gerencial traz uma série de benefícios para uma empresa, influenciando diretamente na administração e na organização. Para exemplificar a importância desse recurso, vamos ressaltar os principais diferenciais de um relatório bem desenvolvido, que são:

• permite a viabilização e monitoramento das métricas, que possibilitam a avaliação do desempenho interno e da concorrência;
• faz com que o gestor consiga avaliar a imagem que a sua marca tem no mercado, além de poder avaliar o crescimento do negócio de forma periódica, podendo fazer o realinhamento das suas estratégias.;
• a obtenção de históricos utilizando os relatórios periódicos, dá ao gestor uma visão sobre o desempenho do negócio ao longo do tempo, entregando um benchmark regular;
• o relatório também permite que a empresa identifique as suas vulnerabilidades, contribuindo para o processo de melhoria contínua.
• melhora a comunicação de toda a equipe, dando mais argumentos para o alinhamento de estratégias.

Esses benefícios colocam os relatórios gerenciais como um recurso essencial para a transformação digital. Mas temos que lembrar que o relatório é apenas um documento, para que essas vantagens sejam alcançadas de fato, é importante que ele seja baseado em dados sólidos e desenvolvidos de forma correta.

O que não pode faltar em um bom relatório?

Já sabemos o conceito do que é um relatório e a sua importância para uma boa gestão, agora, vamos entender melhor os itens que devem estar presentes para que esse documento seja organizado e apresente um histórico sólido da empresa.

Um bom título

Por mais que pareça simplório, um relatório sem título e informações básicas dificulta o rastreamento de sua origem, além de inviabilizar a comparação com outros documentos de igual valor.

Um bom título deve trazer o nome da empresa, profissional responsável pela elaboração do documento, a data correspondente à entrega e de correspondência dos dados. Quando necessário, deve-se colocar também o departamento.

Resumo do que será apresentado

Além do título, é importante que seja feita uma breve contextualização do que será encontrado no documento, com a exibição, de forma resumida, dos principais pontos que serão abordados e as perguntas que serão respondidas.

É importante que esse resumo deixe claro a situação que originou a necessidade desse relatório, seja uma campanha específica de marketing, um fechamento semestral, análises mercadológicas, entre outros.

Identificação dos objetivos

Todo relatório criado visa um objetivo específico, e isso deve estar claro na estrutura desse documento. Para estabelecer os objetivos, é importante que o gestor crie perguntas objetivas, como:

• por que necessito desse relatório;
• para quem ele é direcionado;
• quais questões pretendo responder com ele;
• entre outras.

Com as respostas de perguntas como essas ficará mais fácil a identificação dos reais objetivos do relatório em questão.

Estruturação dos dados

Aqui já estamos no desenvolvimento do relatório, com os seus dados e informações que responderão aos objetivos. É importante que essa seção agregue valor a quem ler, entregando algo para o crescimento do negócio.

Para que fique mais claro, é importante que o relatório obedeça uma estrutura na apresentação dos dados. Entregar apenas um resultado, não gera insights, é importante que o relatório indique qual foi o caminho para chegar até um determinado ponto, para que possa ser analisado todo o processo, os pontos positivos e negativos, para que haja um alinhamento cada vez maior.

Como elaborar um bom relatório?

Como vimos no início do texto, pode-se elaborar um relatório para uma série de situações, por isso, o escopo de criação é bem abrangente. No início do post falamos sobre o que não pode faltar em um bom relatório, agora vamos entender como elaborar esse documento para que ele tenha mais clareza e objetividade.

Faça o planejamento do conteúdo

É sempre importante planejar o conteúdo antes de escrever algo importante como um relatório empresarial. Essa fase está alinhada com a definição dos objetivos e a real compreensão do que será abordado. É importante planejar a forma como as informações serão inseridas de acordo com que vai ser lido.

Identifique os indicadores de desempenho

São os indicadores de desempenho (KPIs) que dão as bases para o monitoramento em uma empresa, ou seja, para que você avalie algo, precisa definir as bases dessa avaliação, e elas são as KPIs. A definição dos indicadores é feita conforme os objetivos do negócio, por isso, os relatórios precisam segui-los, para entregar valor real à empresa.

Faça um mapeamento das KPIs utilizadas pela empresa, e veja aquelas que estão alinhadas aos assuntos abordados em seu relatório. Por exemplo, em uma empresa que trabalha com suporte de TI, o custo de aquisição de clientes pode ser uma KPI, mas só deverá ser adicionada ao relatório se for gerar um dado relevante e novo para a organização.

É muito importante que seja dada uma atenção especial a essa etapa na criação do relatório, por isso, faça um levantamento detalhado dos dados.

Conte uma história

Sim, você não leu errado! Não estamos falando de ficção, mas, para que a leitura seja fluida, o relatório deverá trazer uma narrativa que esclareça os dados para quem estiver lendo, e não se torne uma pilha de informações sem qualquer propósito. A criação não deve ser protocolar, o documento tem um objetivo a cumprir, e o primeiro passo é ser lido e entendido.

Um relatório deve expor e descrever as informações mais relevantes sobre um fato, para ser considerado de qualidade. Para atingir esse objetivo, é interessante que ele traga dados concretos alinhados a uma história, permitindo assim a contextualização.

Elaborar um relatório de fácil legibilidade

Complementando o tópico anterior, em que dissemos que, para um relatório cumprir seu objetivo, ele deve, inicialmente, ser lido, a legibilidade deve ser outro fator de observação na hora da criação desse documento. Muita gente confunde informação robusta de qualidade com palavras rebuscadas e difíceis.

A maior habilidade que uma pessoa pode ter é a de explicar coisas complexas com uma linguagem simples. É justamente essa leveza da linguagem que permitirá que o texto seja de fácil compreensão e a sua mensagem possa gerar valor. Como dito, um relatório não pode ser algo meramente protocolar, ou seja, palavras empilhadas. Esse documento deve cumprir o seu objetivo.

Faça uma revisão

Todo texto necessita de uma revisão, independentemente de sua finalidade. Além dos erros ortográficos e gramaticais, que tiram a credibilidade do conteúdo, a revisão final dará a oportunidade para que o gestor faça um pente fino, com a possibilidade de inserir novas informações ou remover o que acha desnecessário.

Quais os erros a serem evitados em relatórios?

Assim como existem pontos cruciais para que o relatório seja bem-feito, existem alguns erros que podem inviabilizar o uso desse documento para o que ele se propõe: agregar valor ao negócio. Veja os erros que você deverá evitar na produção do seu relatório gerencial.

Inserção de informações desnecessárias

Toda informação presente em um relatório deve entregar valor para o seu objetivo final. Se, para tornar o documento maior, ou mais impactante o gestor coloca informações adicionais, que fogem do que queria entregar, o documento corre o risco de perder o seu foco principal.

Há situações em que os profissionais conseguem mapear com exatidão as KPIs que estão alinhadas ao foco do relatório, e inserem todos os dados possíveis, causando uma sobrecarga de informações.

Apresentação de ideias confusas

No tópico anterior falamos sobre “contar uma história” na exposição dos dados do relatório. Isso é importante para que não haja confusão na exposição das ideias e o baixo aproveitamento dos dados. O objetivo aqui é fazer-se entender, e, para isso, é necessário que haja um comprometimento com a exposição de ideias claras e objetivas.

Por que devo apostar na automação de relatórios?

Os benefícios da automação na criação de relatórios vão muito além da economia de tempo, há outros motivos importantes para a sua empresa investir hoje mesmo em uma plataforma de Business Intelligence para que os relatórios sejam mais fiéis às necessidades do negócio. Acompanhe!

Tenha mais precisão

Por mais que sejamos bons profissionais e estejamos focados em nossas atribuições, estamos sujeitos a fatores humanos, como fadigas, cansaço, esquecimento, entre outros. A automação elimina esses fatores, reduzindo consideravelmente a margem de erro e entregando um relatório mais fidedigno.

Outro problema que gera imprecisão dos dados é a entrada de informações vindas de múltiplos pontos. Com um sistema único responsável pela emissão de relatórios gerenciais, os dados passarão a ser inseridos em um único local, e poderão ter suas origens rastreadas.

Promova a unificação

A automação dos relatórios baseada em um sistema único permite a reunião em um único banco de dados. Isso poupa tempo dos profissionais, pois emitirão os relatórios de fonte única, e elimina a possibilidade de obtenção de dados duplicados, deixando os insights mais precisos.

Dessa forma, o gestor poderá visualizar os problemas e soluções em tempo real, agilizando as tomadas de decisões orientadas a dados, promovendo uma gestão mais embasada e reduzindo riscos.

Ganhe em simplificação

Com a automação de relatórios gerenciais, o gestor poderá padronizar as informações e configurar como eles serão gerados para poderem ser distribuídos automaticamente em determinados períodos.

Os dados poderão ser filtrados por categorias específicas — clientes, custos, produtividade, disponibilidade da infraestrutura de TI e o que mais for possível mensurar. Com isso, a gestão poderá dedicar mais tempo às avaliações das informações, identificando as tendências e as correlações, para depois promover a tomada de decisão.

Aumente a satisfação da equipe

Todo profissional quer trabalhar com as melhores ferramentas, que colaborem para a sua produtividade. Com um sistema automatizado, os colaboradores poderão retirar mais dos dados que a empresa produz, aumentando assim a sua expectativa de entrega de valor.

Todo profissional quer ser valorizado, e nada mais importante do que a empresa fornecer as condições para que os profissionais entreguem o seu melhor e se coloquem a disposição para o crescimento dentro da hierarquia empresarial.

Neste post, aprendemos as bases sobre como elaborar um relatório, indo desde a conceituação desse documento, passando pelas suas bases, até a automação. Mais do que uma burocracia, quando bem elaborado, o relatório pode entregar informações únicas, que geram um diferencial de marcado para o negócio. Por isso, é importante seguir as nossas dicas, para que o documento esteja 100% alinhado às estratégias de sua empresa.

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