Gestão de demandas de TI: como fazer?

Entre as atribuições de um bom gestor estão as atividades de encarregar tarefas, acompanhar os resultados e mensurá-los durante todo o processo. Essas funções são importantes, independente do setor de serviços.

A esse respeito, para aqueles que trabalham com suporte de TI, a gestão eficiente de demandas de TI é essencial no que se refere à produtividade e à disponibilidade da infraestrutura do cliente. Isso porque um erro ou a perda de um prazo, por exemplo, podem comprometer toda uma cadeia produtiva.

Por isso, é necessário que os líderes consigam direcionar bem os seus projetos para que eles sejam realizados de maneira fluida, dentro do prazo e sem perder a qualidade. Dessa forma, é de grande importância que a empresa invista na gestão de demandas de TI, pois assim é possível unir ações como delegar, administrar e definir prioridades na execução das atividades.

Mesmo tendo tamanha relevância para uma empresa, muitos gestores desconhecem como aplicar essa estratégia em seu negócio. Para ajudar nessa questão, preparamos este artigo contendo as principais informações sobre o que é e como fazer a gestão de demandas de TI. Continue a leitura!

O que é a gestão de demandas de TI?

A gestão de demandas tem como principais objetivos identificar e priorizar chamados, requisições e solicitações do setor de tecnologia da informação. É uma estratégia desenvolvida com o intuito de estabelecer as decisões do presente, tendo como base os resultados futuros.

Ou seja, mesmo em meio às incertezas geradas em cada processo, conseguir trabalhar com precisão as variáveis atuais para compreender as possibilidades que estão por vir, o que permite reduzir perdas, desperdício de tempo e evitar improvisos, que podem comprometer o tratamento de demandas futuras, bem como todo o gerenciamento das funções de TI.

Quais os benefícios dessa gestão?

Uma gestão de TI bem estruturada garante a interação com os clientes internos (colaboradores e grupos de negócios) e com os clientes externos. Os benefícios gerados por essa estratégia ao empreendimento são vários. Confira agora os principais!

Ajuda a compreender as necessidades dos clientes

Em princípio, é válido ressaltar que a gestão de demandas contribui para aumentar o conhecimento sobre as necessidades dos clientes. Isso ajuda a estabelecer estratégias e programas que solucionem a situação. Por isso, essa gestão deve se formulada com base na rotina de serviço, sempre levando em conta a praticidade e a eficiência das operações.

Contribui para o controle eficiente de custos

Ao realizar a gestão de demandas, a equipe de TI passa a estar ciente de todos os custos relacionados aos itens usados para garantir o suporte adequado, tornando-se mais simples manter um controle financeiro. Além do mais, ao visualizar os custos de todos os serviços envolvendo TI, como gastos com manutenção e novas tecnologias, é possível tomar decisões mais acertadas e conscientes.

Maior flexibilidade e autonomia para a equipe de TI

Outro fato positivo da gestão de demandas é que, com ela, há uma maior flexibilidade e autonomia para o time de TI. Com isso, consegue-se enxergar quais são as demandas com maior prioridade e que necessitam ser solucionadas com mais rapidez.

Ademais, com uma execução eficiente dessa gestão, as funções do setor de TI serão feitas com maior produtividade, pois os problemas poderão ser solucionados com mais agilidade e sem tanta burocracia. A gestão de demandas proporciona várias outras vantagens, tais como:

• melhores metodologias e ferramentas para documentar, capturar e gerir o impacto, as escolhas e os resultados relativos às mudanças;
• estatísticas para prever e avaliar sazonalidades;
• vantagens no retorno sobre o investimento (ROI), por meio da previsibilidade e do controle dos trabalhos realizados pela TI.

Como fazer uma boa gestão de demandas de TI?

É preciso estar atento aos procedimentos corretos para implantar uma gestão de demandas eficiente em sua empresa. Veja os pontos essenciais que você precisa saber!

Conhecer as reais necessidades do negócio

Antes de tudo, é essencial compreender quais são as necessidades da organização. Para isso, é necessário conhecer os seus clientes internos e quais são as suas principais demandas.

Assim, fica mais simples classificar quais métodos e mecanismos serão válidos para administrar os serviços e tratar as demandas com maior eficiência. Dessa forma, utiliza-se melhor os recursos disponíveis, minimizando desperdícios, custos operacionais e elevando o rendimento dos processos e do setor.

Conhecer a rotina da equipe

Para realizar uma boa gestão de demandas e instituir funções, é fundamental mapear o trabalho de toda a equipe. Dessa forma, o gestor terá como avaliar as reais necessidades e equacionar as funções de maneira adequada.

Além disso, é necessário sempre estabelecer um equilíbrio para não haver distribuição desigual, tendo em alguns momentos baixa produtividade, intercalada com grande volume de trabalho. Isso gera baixa produção e eleva a carga de estresse, bem como a insatisfação do cliente.

Definir um padrão

Organizar cada etapa dos processos é uma ação fundamental para a gestão. É necessário que as atividades objetivas, como a gestão de demandas, utilizem um padrão de prática, a fim de possibilitar uma avaliação com maior embasamento.

Feito isso, será possível estabelecer um fluxo de operação em que os setores da empresa se intercomuniquem e trabalhem de maneira colaborativa, visto que terão uma estratégia para seguir.

Avaliar os períodos de maior e menor demanda

A sazonalidade é um fator de grande influência no número de demandas da empresa. No período de fechamento de vendas, por exemplo, é comum a equipe ter um maior volume de trabalho, o que pode desencadear mau funcionamento de sistemas automatizados.

Em contraste a isso, pode acontecer uma queda no número de demandas, acarretando uma menor atuação da TI. Para controlar esses eventos, os gestores devem compreender qual é a ordem de serviços que devem ser redirecionados para dias, horas e épocas do ano em que a procura é menor.

Essas foram as principais informações sobre como fazer a gestão de demandas de TI em sua empresa. Vale ressaltar que existem várias empresas no mercado especializadas em oferecer suporte em TI, como é o caso da CPS Tecnologia, que pode auxiliar a estabelecer uma gestão eficiente com a utilização de ferramentas específicas para cada função.

Gostou do artigo e deseja saber mais sobre como fazer essa gestão de demandas de TI em seu negócio? Então, entre em contato conosco e converse com um de nossos consultores!