Conheça as melhores ferramentas para um Home Office produtivo, de forma prática.

Trabalhar do “conforto” de casa — o Home Office, que já não é mais tão novidade pra maioria das pessoas — parece que veio para ficar.

Enquanto o estilo de trabalho 100% remoto, híbrido ou presencial ainda divide muitas opiniões, o início da familiarização forçada com o novo modo de trabalho chegou a quebrando alguns preconceitos.

Antes da mudança repentina no nosso dia a dia, que veio em 2020, muitas pessoas ainda pensavam que “trabalhar de casa é moleza” — perdi a conta de quantas vezes escutei isso, desde que comecei a trabalhar de forma remota, em maio de 2019.

Foram quebradas duas grandes crenças.

1ª — O Home Office deixou de ser visto como um privilégio, para pessoas que trabalham pouco e com tranquilidade.

A verdade é que trabalhar neste modelo pode ser bastante caótico. Principalmente quando um grande número de pessoas é simplesmente “jogada à força” nessa realidade.

2ª — Empresas e lideranças que antes pensavam que era impossível executar algumas funções de forma remota, puderam enxergar que é possível sim.

Pode, inclusive, ser extremamente produtivo e gerar excelentes resultados para a empresa, além de melhorar a qualidade de vida dos funcionários.

Por outro lado…

É importante dizer que a experiência de home office que a maioria passou nesse tempo, não é nem de longe o que o trabalho remoto realmente proporciona.

Sem sombra de dúvidas, não ter a estrutura correta é extremamente prejudicial — não só por questão de produtividade e cumprimento de metas, estamos falando de saúde física e mental.

E não é apenas o ambiente preparado — sobrava “home” e faltava “office”. Precisamos concordar que a mesa da cozinha não é o melhor lugar pra passar horas trabalhando — mas uma parte intangível e muito importante acabou sendo ignorada!

Sabe aquela sensação de que o trabalho nunca acaba? Parece que o conceito de horário de trabalho sumiu e, muitos acabam pensando que, se você trabalha de casa e está em casa, por que não responder um e-mail às 21h?

A parte boa é que esses são problemas que podem ser facilmente solucionados!

Tudo começa pela escolha das ferramentas certas!

Existem muitas ferramentas no mercado, e pode ser difícil decidir quais utilizar. Uma má escolha acaba resultando em um desempenho ruim, onde parece que a ferramenta não faz real diferença no dia a dia.

Mas, quando são utilizadas boas ferramentas da maneira correta, a diferença é facilmente notada!

Neste artigo, vamos explorar algumas das ferramentas mais populares para a produtividade e como utilizá-las em um Home Office, ajudando a melhorar os resultados e a qualidade de vida de quem trabalha de forma híbrida ou remota.

A importância de utilizar boas ferramentas

Vale ressaltar que quando falamos em ‘boas ferramentas’ não podemos focar apenas na qualidade técnica da ferramenta. Outros pontos fundamentais a levar em consideração são:

• Qual a finalidade real da ferramenta?

Cuidado para não pecar pela falta, nem pelo excesso. Pode ser contraintuitivo, mas nem sempre a ferramenta mais “completa” é a melhor.

Muitas vezes, os objetivos podem ser atingidos de forma mais eficiente através da integração de duas ou mais ferramentas com funcionalidades mais enxutas e foco mais objetivo.

• Qual o nível de experiência dos usuários da ferramenta?

Da mesma forma, é importante pesar o nível de experiência das pessoas que utilizarão a ferramenta.

Sistemas mais robustos e completos são ótimos para equipes experientes e bem estruturadas. Mas a curva de aprendizado destas ferramentas costuma ser mais alta.

Ferramentas mais simples e enxutas possuem uma curva de aprendizado menor, mas podem deixar a desejar em funcionalidades e, principalmente, na coleta de métricas.

• Quais serão os parâmetros de sucesso utilizados?

Como saber se a ferramenta está sendo eficiente e atendendo às necessidades da equipe?

Em uma palavra: Métricas!

Seja a melhora no tempo de entrega dos projetos, maior número de fechamento de tickets ou maior taxa de satisfação dos clientes…

É necessário saber qual problema você precisa resolver e o que levar em consideração para entender se os objetivos estão sendo alcançados ou não.

Quais ferramentas utilizar?

Uma das principais preocupações em torno do home office é a eficiência na troca de informações.

Afinal, falhas e gaps de comunicação já são um grande problema — mesmo em trabalhos 100% presenciais.

É exatamente por aí que iremos começar.

Comunicação e compartilhamento de informações

Solucionar problemas de comunicação entre o time — ou mesmo entre setores completamente diferentes — pode parecer um desafio impossível, ainda mais quando as pessoas em questão estão a quilômetros de distância uns dos outros e, até mesmo, em fusos horários diferentes.

Mas a solução para isso é muito mais simples e acessível do que você imagina.

Veja algumas ferramentas que podem pôr fim a esse problema:

Teams

O Teams, da Microsoft, faz parte do Office 365 — aliás, muitas empresas até já têm acesso a essas ferramentas e acabam ignorando poderosas ferramentas incluídas na licença Office — permite muito mais do que apenas conversar via chat.

• Podem ser criados diferentes canais relacionados a tópicos ou projetos específicos;
• também é muito simples criar um canal de bate-papo separado por departamentos;
• anexar arquivos;
• fazer e gravar chamadas por vídeo;
• até mesmo gerenciar alguns tipos de tarefas.

Uma das principais vantagens do Teams é a facilidade para fazer integração com outras ferramentas como, por exemplo, o SharePoint e o Outlook.

Isso significa que todas as informações relacionadas a um projeto podem ser acessadas de um único lugar, sem ter que pesquisar através de diferentes aplicações ou arquivos, perdendo horas preciosas apenas na localização de um arquivo.

O Teams pode ser facilmente utilizado por equipes de todos os tamanhos.

Desta forma, você tem todas as informações ao seu alcance e evita mal-entendidos ou perda de tempo na busca de arquivos ou e-mails que sejam relevantes para tópicos ou projetos específicos.

Comunicação e compartilhamento de informações otimizados ao máximo!

Sharepoint

O SharePoint é uma plataforma completa para armazenar e pesquisar documentos e compartilhamento de informações, incluindo a opção de criar sua própria intranet.

Além disso, você pode tirar proveito de outras funcionalidades avançadas, como criação de formulários e pesquisas ou planejamento de projetos .

Da mesma forma que o Teams, por ser uma ferramenta da Microsoft, a facilidade de integração com outras plataformas é um ponto muito positivo.

Onde fica a questão da comunicação no Sharepoint? Simples.

Além de facilitar a localização e troca de arquivos, o Sharepoint é uma ótima opção para criação de Intranet, por onde é possível se comunicar de forma dinâmica e rápida, com toda a empresa.

Elas podem ser usadas para compartilhar informações com os funcionários, por exemplo, ou ainda como plataforma facilitadora durante o processo de contratação de novos colaboradores ou na publicação de notícias relacionadas à empresa, projetos e/ou departamento

Outra vantagem do Sharepoint é sua ampla gama de modelos que permitem criar diferentes tipos de páginas na Intranet, dependendo das necessidades da empresa.

Desta forma, a Intranet pode ter foco em documentação, criação de conteúdo colaborativo, notícias, etc.

Ferramentas para um Home Office vão muito além da comunicação

O segundo grande problema do Home Office? Garantir que a colaboração durante os projetos aconteça de forma fluida e eficiente, para que não atrapalhe seu fluxo de trabalho.

E, mais uma vez, este problema pode ser facilmente resolvido usando as ferramentas certas.

Apesar do fácil acesso a documentos e conversas já facilitar em muito a nossa vida no dia a dia, um pouco mais de controle e praticidade é sempre bem vindo.

Uma boa ferramenta de planejamento de projetos é fundamental para que o trabalho seja organizado de forma realista, bem dividido entre os membros da equipe, garantindo que os prazos sejam cumpridos de forma eficiente.

Gerenciamento de Projetos

No gerenciamento de projetos, não faltam ferramentas que possam ajudar na organização e na execução adequada das tarefas.

Vamos começar pela mais popular das ferramentas de gerenciamento disponíveis hoje: o Trello, da Atlassian.

Trello

Para aqueles que estão começando a entrar no mundo Ágil, ou simplesmente querem organizar suas tarefas em diferentes listas — cartões — de forma mais visual, esta ferramenta certamente será muito útil.

Ela permite a criação de diferentes quadros, para cada projeto ou departamento, com listas para as tarefas.

Uma das principais funcionalidades da Trello é que ela permite criar um cartão ou tarefa em uma lista e designar um membro da equipe para ela.

Desta forma, todos sabem qual é seu papel e não há mal-entendidos no desenvolvimento do projeto.

Os cartões Trello também têm etiquetas para facilitar a busca por tarefas específicas.

A versão gratuita do Trello é mais do que suficiente para pequenas equipes ou usuários individuais.

Além disso, ela pode ser sincronizada com outros dispositivos e aplicações, para ter todas as suas notas e tarefas em um só lugar.

Jira Software

O Jira Software da Atlassian é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que ajuda equipes de todos os tamanhos a planejar, acompanhar e compartilhar o andamento de seu trabalho.

Uma das principais vantagens desta plataforma é sua capacidade de adaptação. A Jira Software pode ser adaptada às necessidades de cada empresa, equipe ou projeto.

Por possuir uma interface muito intuitiva, não é necessário ter experiência para começar a usá-lo, mesmo se tratando de um sistema robusto e completo.

Ele se adapta facilmente a todos os modelos ágeis de planejamento de projetos.

Além disso, permite que os usuários criem campos personalizados que se encaixem nos fluxos de trabalho da empresa e possui uma grande capacidade de coleta de métricas, o que facilita a otimização do fluxo de trabalho.

O Jira Software pode fazer integrações[1]  com os demais produtos Atlassian e Microsoft — Jira Service Desk, Confluence, Power BI, etc. — permitindo tirar o máximo proveito de cada uma delas.

Conclusão

A colaboração e a comunicação entre os membros da equipe podem ser muito facilitadas através do uso de ferramentas simples.

Hoje, os usuários podem trabalhar em casa tão facilmente como no escritório com estas aplicações, tais como Sharepoint e Jira Software.

Mesmo que possam parecer simples — e, de fato, é —, esses pequenos passos para tornar a vida dos funcionários mais fácil geram um grande impacto a médio e longo prazo.

Graças ao desenvolvimento da tecnologia, nunca foi tão fácil ter um local de trabalho moderno sem a necessidade de estar fisicamente no espaço de um escritório.