Ter um ambiente colaborativo interno para compartilhar dados e informações é fundamental em uma empresa. Essa intranet é muito comum em diversas organizações, mas pode ser ainda mais avançada e completa em termos de recursos quando falamos do uso de um SharePoint.

Como plataforma de serviços, essa possibilidade traz mais do que uma rede interna para a empresa, complementando-a com aplicações em um painel. Naturalmente, tal seleção de funcionalidades proporciona benefícios concretos para o uso em uma organização.

Neste conteúdo, mostraremos melhor como o SharePoint pode oferecer serviços amplos dentro da rotina de uma empresa, inclusive como intranet. Confira!

Quais são as definições de SharePoint e intranet?

As organizações têm necessidades comuns às suas rotinas quando se trata de funcionalidades e ferramentas para operação. A intranet e o SharePoint entram nessa categoria, uma vez que são parte da estrutura de gestão de informações e dados.

Intranet

A intranet é uma rede interna de trabalho em uma empresa. Online, ela conecta todos os colaboradores em um ambiente restrito, que requer acesso por usuário e login. No cotidiano, essa conexão permite que sejam compartilhados dados, documentos, arquivos e o que mais for importante para a atuação de funcionários na companhia.

Esses ambientes são usados por instituições de grande porte, órgãos públicos e qualquer outra organização que tenha uma operação com fluxo de dados intenso no dia a dia. O principal diferencial de tais ambientes é que são seguros e restritos aos colaboradores.

SharePoint

O SharePoint é uma plataforma desenvolvida pela Microsoft que já se tornou a eleita de muitas empresas, graças à sua funcionalidade como ambiente de aplicações web. No geral, esse software funcionará como um dashboard corporativo, em que será possível criar sites, gerir informações, organizar fluxos de trabalho e trocar atualizações sobre projetos internos.

Como o nome sugere, a proposta principal do SharePoint é ser uma plataforma ampla para o compartilhamento de informações estratégicas e a troca de dados. Devido a isso e também à sua estrutura, ela se torna um ambiente interno de projetos, que tem uma série de aplicações operacionais e foco em aumentar a produtividade das equipes.

De que forma usar a intranet como SharePoint?

Ao entender melhor a proposta do SharePoint, fica fácil perceber que ele funciona como uma plataforma de interações dentro da empresa. Naturalmente, esse ambiente gera uma intranet, já que é capaz de permitir, além do desenvolvimento de aplicações, a troca de dados restrita aos usuários autorizados.

Não é novidade que empresas usem sistemas integrados como ambientes únicos de gestão e operação dentro de uma companhia. O SharePoint foi desenvolvido pela Microsoft com essa ideia, trazendo a possibilidade de funcionar como intranet — porém, com uma coleção de recursos que trazem a produtividade como fator principal.

Uma das definições mais objetivas do SharePoint é colocá-lo como um agregador de sites e recursos. Tudo ocorre em uma só interface, acessada por usuários autorizados e integrados, para que possam trocar informações nesse ambiente. Não é difícil entender que o uso de tal solução como intranet é praticamente algo natural dentro das empresas, certo?

Quais são suas funcionalidades?

O SharePoint funcionando como intranet é realmente um espaço completo de trabalho, que pode servir de maneira produtiva e funcional a muitas empresas. Colaboradores contam com uma plataforma de atuação ampla e repleta de serviços para a operação e gestão diária. A seguir, conheça melhor o que essa solução oferece!

Criador de sites

O criador de sites pode ser colocado como um dos principais recursos oferecidos pelo SharePoint. O mais interessante é que, a partir de um desenvolvimento primário (ou seja: um modelo de site), é possível criar uma hierarquia para o próximo projeto de aplicação web da empresa.

Ter essa estrutura como base é importante para desenvolver hotsites posteriormente ou até manter arquiteturas e linguagens já prontas. Esse código será o ponto de partida das próximas páginas criadas — ou para dar vida a uma intranet e extranet.

Pacote Office

Por ser um dashboard de aplicações, o SharePoint também traz em sua oferta algumas ferramentas de produtividade muito comuns ao cotidiano das empresas. O pacote Office dispensa apresentações, uma vez que é um dos mais conhecidos e praticamente pioneiro na categoria.

Nesse ambiente, o usuário tem acesso ao Office 365, que é a suíte da Microsoft com todos os softwares de produtividade que ela oferece:

  • Word;
  • Excel;
  • Power Point;
  • OneNote;
  • Outlook;
  • OneDrive;
  • Microsoft Teams.

Skype for Business

O Skype for Business é uma importante ferramenta para conferências em vídeo. A aplicação permite reuniões entre colaboradores remotos ou mesmo a troca de ideias com clientes e pessoas de fora da empresa.

A ferramenta também está inserida no SharePoint, já que é parte da seleção de recursos de comunicação. Em algumas versões da plataforma, especialmente as mais recentes, o Skype já aparece como Microsoft Teams, uma vez que a migração está sendo feita.

Fluxos de trabalho

A ferramenta de fluxo de trabalho é outra ótima opção de produtividade. Esse conceito tem sido aplicado há bastante tempo em diversos softwares que oferecem um ambiente de organização de projetos e estruturação dos níveis de trabalho.

A grande vantagem do SharePoint é que, nesse caso, se trata de uma opção dentro de uma intranet. Isso torna o acesso e a organização dos fluxos mais fáceis e transparentes. A aplicação também é amplamente personalizável, o que faz com que empresas possam criar fluxos totalmente adequados às suas atividades.

Níveis de acesso

Os níveis de acesso ajudam a manter organizada a amplitude de uso dos colaboradores às devidas aplicações e informações geridas na intranet. O SharePoint oferece um processo de permissão personalizado.

Isso significa que os funcionários são cadastrados com níveis de acesso segundo suas respectivas atuações. Informações estratégicas de gestão, por exemplo, só estarão disponíveis a usuários cadastrados com tal amplitude. Isso mantém a segurança dos dados e deixa tudo mais confiável para a empresa.

Que benefícios são proporcionados?

Ao longo deste conteúdo, ficou claro como o SharePoint é importante para ter uma intranet de alta produtividade e com uma gestão eficiente de dados, certo? No geral, a plataforma traz alguns benefícios estratégicos para o uso em empresas, como:

  • alto nível de personalização;
  • segurança para acesso interno;
  • amplitude de aplicações de alto desempenho;
  • aumento da produtividade na rotina empresarial;
  • sistema intuitivo e de fácil entendimento.

Construir uma intranet com amplas funcionalidades e bastante produtiva é totalmente possível com o uso do SharePoint. Trata-se da garantia de produtividade e segurança, sempre com a ideia de oferecer um ambiente integrado e dinâmico para a operação dos colaboradores.

Vocês está em busca de um ambiente personalizado para o seu projeto? Entre em contato conosco e solicite um orçamento!

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