Conheça as principais Ferramentas de Comunicação Interna para otimizar os resultados do seu time
O que você vai ler
Seja uma grande organização ou uma pequena startup. Isto se deve ao fato de que, para ter um bom funcionamento, toda empresa depende da qualidade da comunicação interna entre os seus colaboradores.
Uma boa comunicação interna facilita a troca de informações, a tomada de decisões e a implementação de projetos.
Para isso, ter Ferramentas de Comunicação Interna realmente eficientes é fundamental!
Além disso, ela também ajuda no engajamento dos funcionários, na redução do estresse no ambiente de trabalho e na melhora do Employee Experience em geral.
Existem diversas ferramentas que podem ser utilizadas para a comunicação interna, cada uma com seus benefícios e particularidades. A escolha da melhor ferramenta depende do tipo de empresa, do tamanho da organização e do objetivo a ser alcançado com a comunicação.
Neste post, vamos falar sobre os benefícios da comunicação interna, os principais tipos de ferramentas utilizadas para este fim e quais são os 9 mais usados hoje em dia.
Benefícios de uma Comunicação Interna Eficiente
A comunicação interna entrega benefícios de forma global dentro da empresa, tanto para os colaboradores quanto para a organização em si. Confira alguns dos principais:
- Melhora a tomada de decisões
Facilita o diálogo entre os diferentes setores da empresa e a troca de informações entre os colaboradores.
Desta forma, facilita a tomada de decisões, pois todos estarão alinhados com o objetivo da organização;
- Aumenta a produtividade
Uma comunicação clara e eficiente pode aumentar a produtividade dos colaboradores de forma exponencial.
Isto se deve ao fato de que, com uma boa comunicação, fica mais fácil para os funcionários terem clareza sobre o que precisa ser feito e como a tarefa deve ser executada;
- Diminui o estresse
Um ambiente de trabalho com boa comunicação costuma ser mais tranquilo e menos estressante.
Graças à boa comunicação, as pessoas tendem a se relacionar melhor e a entender as necessidades uns dos outros aumentando naturalmente sentimentos como a empatia e incentivando a proatividade;
- Fomenta o engajamento dos funcionários
Uma boa comunicação interna também ajuda a fomentar o engajamento dos funcionários com a empresa.
Isto se deve ao fato de que, quando os colaboradores se sentem bem informados e alinhados com os objetivos da organização, tendem a se sentir como parte integrante de um grupo coeso;
- Melhora a imagem da empresa
A comunicação interna eficiente também contribui para a melhora da imagem da empresa perante o mercado.
Quando os colaboradores se sentem bem informados e alinhados com os objetivos da organização, tendem a ter uma visão mais positiva da empresa e a divulgar esta imagem de forma positiva para o mercado, tornando-se defensores e influenciadores da marca.
Efeitos na Employee Experience
Além dos benefícios para a organização como um todo, a comunicação interna também contribui de forma significativa para a melhoria da employee experience, ou seja, da experiência dos funcionários com a empresa.
A employee experience engloba todos os aspectos da experiência do funcionário com a organização, desde o primeiro contato até a sua saída. Ela é formada por diversos fatores, como o ambiente de trabalho, a relação com os colegas de trabalho, o relacionamento com o chefe, a remuneração e os benefícios, entre outros.
A comunicação interna contribui para a melhoria da employee experience de diversas formas, como:
- Melhora o ambiente de trabalho
Uma boa comunicação interna ajuda a criar um ambiente de trabalho mais agradável e tranquilo. Isto se deve ao fato de que, com uma boa comunicação, as pessoas tendem a se relacionar melhor e a entender as necessidades uns dos outros;
- Aumenta o senso de pertencimento
Quando os colaboradores se sentem bem informados e alinhados com os objetivos da organização, tendem a se engajar mais com o trabalho e a se sentir mais pertencentes à organização;
- Melhora o clima organizacional
As pessoas tendem a se relacionar melhor e a entender as necessidades uns dos outros. Isso faz com que o clima organizacional seja mais positivo e agradável;
- Diminui o absenteísmo
Quando os colaboradores se sentem bem informados e alinhados com os objetivos da organização, tendem a se sentir mais motivados para comparecer ao trabalho e a cumprir com suas responsabilidades;
- Melhora a retenção
Quando mais os colaboradores se sentirem bem informados e alinhados com os objetivos da organização, tendem a se sentir mais motivados para ficar na empresa e a cumprir com suas responsabilidades.
Como vimos, a comunicação interna é fundamental para o bom funcionamento da organização e para a melhoria da employee experience. Ela contribui de forma significativa para a melhoria da imagem da empresa, para o engajamento dos funcionários e para a diminuição da rotatividade de funcionários.
Os 9 principais tipos de ferramenta
Existem diversos tipos de ferramentas de comunicação interna que podem ser utilizadas pelas organizações. A escolha da ferramenta ideal vai depender da realidade e das necessidades da organização.
Abaixo, listamos os 9 principais tipos de ferramentas de comunicação interna que são utilizados hoje em dia:
- Quadro de avisos
- Jornais / Informativos periódicos impressos
- Caixas de sugestão
- Mural Digital
- Newsletter / E-mail interno
- Ferramentas de mensagens instantâneas
- “Salas” de Videoconferência — Chamadas de vídeo
- Redes sociais internas
- Intranet
Quadro de avisos
Alguns podem achar este tipo de ferramenta já “batida” mas, talvez, um termo mais apropriado para ela seria: Clássica!
Uma das ferramentas de comunicação internas mais tradicionais e eficientes a serem utilizadas em empresas e equipes de todos os tipos e portes.
O quadro de avisos consiste em um painel onde são afixados diversos tipos de informações, como anúncios, eventos, comunicados internos e até mesmo resultados de trabalho.
Pode ser um ótimo canal de comunicação para passar informações importantes para os funcionários de forma rápida.
Seja por costume ou curiosidade, todos acabamos dando aquela parada estratégica — ou pequena diminuída no passo — para ver algum novo aviso ou imagem pendurada no quadro de avisos.
Uma ferramenta simples e efetiva!
Jornais / Informativos periódicos impressos
Outra opção para aqueles que buscam uma comunicação um pouco mais “formal”, é utilizar jornais ou informativos periódicos impressos.
Além de ser uma ótima forma de comunicação interna, os jornais também são uma ótima oportunidade de valorização dos talentos internos, já que eles podem ser utilizados como um canal para a divulgação de artigos, ensaios, poemas etc. escritos pelos próprios funcionários.
Caixas de sugestão
As caixas de sugestão são uma ótima ferramenta para estimular a participação dos funcionários e o engajamento da equipe.
Ela pode ser usada para que os funcionários deixem sugestões, opiniões e críticas construtivas sobre diversos assuntos.
As caixas de sugestão também são uma ótima ferramenta para a identificação de problemas que estão ocorrendo na organização e para a tomada de decisões estratégicas.
Mural Digital
O Mural Digital é uma ferramenta muito utilizada em empresas que possuem equipes espalhadas por diversos locais ou que precisam realizar reuniões à distância.
Funciona de forma semelhante ao quadro de avisos, mas com a vantagem de que as informações podem ser compartilhadas e visualizadas por todos os funcionários de forma online, de qualquer lugar e a qualquer momento.
Além de possibilitar o uso de mídias mais atrativas, com melhor dinâmica e entregar um maior número de informações sem causar poluição visual.
NewsLetter / E-mail interno
O Newsletter ou e-mail interno é uma das ferramentas de comunicação interna mais utilizadas pelas organizações.
O Newsletter pode ser uma ótima forma de manter os funcionários informados sobre as atividades da organização, bem como de divulgar eventos, notícias e outras informações relevantes.
Além disso, o Newsletter também pode ser utilizado como um canal para a divulgação de artigos, textos e outras publicações escritas pelos funcionários.
Ferramentas de mensagem instantâneas
As ferramentas de mensagem instantânea são cada vez mais utilizadas nas organizações, devido à sua praticidade e facilidade de uso.
Elas permitem que os funcionários se comuniquem de forma rápida e eficiente, sem precisar sair do seu lugar de trabalho.
São uma ótima ferramenta para dar apoio na realização de reuniões virtuais ou para a comunicação entre equipes que trabalham em locais diferentes.
Elas permitem que os funcionários se comuniquem de forma rápida e eficiente, sem precisar se deslocar para outro local.
“Salas” de Videoconferência — Chamadas de vídeo
As salas de videoconferência — chamadas de vídeo — são uma ótima ferramenta para a realização de reuniões virtuais ou para a comunicação entre equipes que trabalham em locais diferentes.
Elas permitem que os funcionários se comuniquem de forma rápida e eficiente, sem precisar se deslocar para outro local.
As salas de videoconferência também são uma ótima ferramenta para a realização de apresentações ou para a divulgação de vídeos internos.
Redes Sociais Internas
As redes sociais internas são uma ótima ferramenta para a comunicação entre os funcionários de uma organização.
Elas permitem que os funcionários se comuniquem de forma rápida e eficiente, sem precisar se deslocar para outro local.
As redes sociais internas também são uma ótima ferramenta para a divulgação de informações, bem como para a realização de pesquisas e enquetes.
Intranet
A intranet é uma rede que utiliza a internet como base, mas que é restrita apenas aos funcionários de uma determinada organização.
A intranet é uma ótima ferramenta para a comunicação interna, já que permite que os funcionários se comuniquem de forma rápida e eficiente, sem precisar se deslocar para outro local.
A intranet também é uma ótima ferramenta para a divulgação de informações, bem como para a realização de pesquisas e enquetes.
Ela funciona como uma fonte rica de informações para as lideranças avaliarem o clima organizacional e desenvolverem ações estratégicas em busca da melhoria do cenário interno.
Plataformas para melhorar a comunicação de forma prática
Existem algumas plataformas que permitem a utilização de vários canais e ferramentas, de forma simultânea.
Através da combinação de ferramentas, de forma estratégica, é possível potencializar os benefícios de cada uma delas.
Veja abaixo as principais plataformas.
Teams
O Teams é uma plataforma que tem como principal objetivo aprimorar a comunicação interna das organizações.
A plataforma oferece diversos recursos para a realização de videoconferências, compartilhamento de arquivos e mensagens instantâneas.
Ela permite a troca de mensagens e arquivos de forma individual ou em grupo, através da criação de grupos de trabalho, o que facilita a comunicação entre os colaboradores, sejam do mesmo time ou de áreas completamente diferentes.
Slack
O Slack, assim como o Teams, é uma plataforma que facilita a comunicação interna através da troca de mensagens e arquivos, de forma individual ou em grupo, através dos canais que podem ser criados.
Pode fazer integração com determinados aplicativos externos, que simplificam ainda mais a comunicação e troca de informação dentro da plataforma, como o Trello, por exemplo.
Trello
O Trello é uma plataforma que facilita a organização e acompanhamento de tarefas, através da criação de quadros e listas.
Os quadros são compostos por cartões, que podem conter anotações, arquivos e comentários.
O Trello também permite a criação de grupos de trabalho, o que facilita a comunicação entre os funcionários.
A princípio ele pode parecer não se encaixar exatamente na categoria de “comunicação interna”, mas os quadros compartilhados conseguem entregar uma clareza do andamento dos projetos muito maior do que uma hora inteira em alguma reunião.
A possibilidade de ter acesso às etapas do projeto e ter uma representação da etapa de desenvolvimento de forma tão visual, simplifica muito a compreensão das prioridades por todas as partes envolvidas.
Zoom
O Zoom é uma das mais famosas plataformas que oferecem recursos de videoconferências.
Devido às mudanças de dinâmica no trabalho que aconteceram em velocidade espantosa, no início da pandemia — entre o final de 2019 e início de 2020 — a plataforma ganhou grande popularidade.
Por permitir o compartilhamento de arquivos e mensagens instantâneas durante a chamada de vídeo, o seu uso costuma ser feito em conjunto com algumas outras plataformas que permitem uma comunicação mais assíncrona.
Algumas das ferramentas muito utilizadas em conjunto com o Zoom são o Whatsapp, Telegram — para mensagens instantâneas —, Outlook e Gmail — para comunicações mais formais e trocas de arquivos mais densos.
O Whatsapp é uma das ferramentas de comunicação mais populares no mundo, e também uma das que possui maior aceitação nas organizações.
A plataforma oferece diversos recursos para a realização de videoconferências, compartilhamento de arquivos e mensagens instantâneas.
Além disso, a plataforma também permite a criação de grupos de trabalho, o que facilita a comunicação entre os funcionários.
Porém, o uso dessa plataforma é muito comum para a vida pessoal, troca de mensagem entre família e amigos. Muitas pessoas preferem optar por utilizar diferentes ferramentas, para “separar” de forma mais clara os momentos de descanso, dos momentos de trabalho.
Telegram
O Telegram é uma plataforma para a comunicação interna que oferece diversos recursos, como mensagens instantâneas, compartilhamento de arquivos de texto, áudio e vídeo.
Sharepoint
O Sharepoint é uma plataforma que tem como principal objetivo aprimorar a comunicação interna das organizações.
A plataforma oferece diversos recursos para o compartilhamento de arquivos, bem como para a criação de bibliotecas de documentos.
Além disso, a plataforma também permite a criação de grupos de trabalho, o que facilita a comunicação entre os funcionários.
Ele facilita a criação de Intranets completas, bem estruturadas e use friendly.
Digital Workplace
O Digital Workplace oferece diversos recursos para o compartilhamento de arquivos, bem como para a criação de bibliotecas de documentos, comunicação, divulgação de informações…
Além disso, a plataforma também permite a criação de grupos de trabalho, o que facilita a comunicação entre os funcionários.
Tudo isso em um único lugar , de forma centralizada e segura.
Parafraseando o mestre J.R.R.Tolkien, poderíamos dizer que o Digital Workplace é a plataforma para todos conectar!
Ainda mais em tempos de trabalho híbrido e remoto, o Digital Workplace funciona exatamente como o seu nome propõe: um ambiente de trabalho digital e completamente integrado.
Os benefícios proporcionados por um Digital Workplace bem estruturado é capaz de aproximar trabalhadores remotos da cultura da empresa de forma natural e dinâmica.
Refletindo diretamente na qualidade e resultados do serviço ao cliente final e, consequentemente, no resultado geral da empresa.
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