Como o Scrum pode ajudar você e sua equipe?

Você sabe o que é o método Scrum?

Caso você não saiba, ou tenha pouca clareza sobre como ele pode ajudar você e sua empresa, vamos deixar hoje bem claro a importância do método.

Vamos explorar quais são as maiores contribuições do Scrum para seu negócio e como você poderá começar a usá-lo para melhorar seus processos internos.

Primeiro, a explicação do assunto.

Scrum: como ele pode mudar sua vida?

O Scrum possui um poder incrível, quando o assunto é produtividade.

A metodologia é uma das mais usadas no mundo pois proporciona velocidade, adaptabilidade e transparência das partes (falaremos dos 3 pilares mais à frente).

Quando não usamos nenhuma metodologia ágil, como o Scrum, em nossos processos, estamos fadados a:

• Não ter processos claros de entrega;
• Os ciclos se tornam longos e de difícil monitoramento;
• Dar e receber feedback dos gestores se torna um processo com bastante atrito, quando não há convivência das partes;
• Descobrir detalhes do andamento do projeto pode ser uma tarefa difícil;
• Times e equipes diferentes podem não ter nenhum engajamento e contato entre eles, o que dificulta o andamento do projeto/entrega final.

Portanto, para se livrar desse “pacote” de problemas e questões de comunicação, é que se vê cada vez mais gestores e equipes interessados em implementar processos e metodologias ágeis em suas empresas.

Metodologia Scrum: O que é?

O Scrum é um método onde gestores, ou product owners (P.O), viabilizam o planejamento e execução de projetos, dividindo eles em etapas (sprints), e trazendo feedback constante para as equipes envolvidas no processo.

O Scrum pertence à família das metodologias ágeis, que servem para organizar times, desenvolver projetos e principalmente criar softwares – que foi onde o Manifesto Ágil surgiu.

No Scrum, os projetos são divididos em ciclos (tipicamente mensais) chamados de Sprints. O Sprint representa um período pré-definido, dentro do qual um conjunto de atividades deve ser executado. 

Isso facilita na criação de projetos, pois torna o processo interativo, com divisões temporais, onde os envolvidos conseguem acompanhar possíveis erros e alterações de maneira mais fácil, e claro, de maneira mais ágil.

A importância das sprints e do feedback constante

As Sprints são as tarefas e entregas que foram divididas em processos menores. 

Ao invés da equipe fazer apenas uma grande entrega semestral ou anual, por exemplo, eles entregam o projeto em partes ou funcionalidades (que é o caso de softwares e programas).

As Sprints são importantes pois tornam o processo de entregas e de feedbacks algo mais frequente e rápido.

Os erros se tornam mais fáceis de serem corrigidos e notados pelos clientes e pelo P.O.

Um dos fatores de destaque do Scrum são as reuniões diárias, que servem para ajustar o trabalho diário das equipes com a entrega da Sprint vigente.

Veja a seguir como funciona o processo do Scrum:

Os três pilares do scrum

Segundo o Guia Oficial do Scrum, os três pilares do método são:

1. Transparência
2. Inspeção
3. Adaptação

Veja cada um deles em mais detalhes:

1 – Transparência

O projeto sempre possui suas caracteristicas e seu andamento sob a vista e acompanhamento de todos. Nada é escondido ou secreto. tanto o sucesso ou fracasso do andamento do projeto é uma informação compartilhada para todos, ou seja, nada de surpresas.

Os termos e a “linguagem” usada no Scrum devem ser acessíveis, para serem claras a todos envolvidos.

O Product Owner ou o Scrum Master possuem abertura para falar com as equipes e até mesmo indivíduos de maneira particular, caso necessário.

2 – Inspeção

Inspeções devem ser feitas frequentemente para se verificar se os progressos conquistados até o momento realmente se enquadram nos objetivos do projeto e nas necessidades dos clientes finais.

Por isso existem revisões frequentes durante o processo, para detectarem erros e “desvios” no projeto.

3 – Adaptação

Uma das características mais importantes do Scrum são as melhorias e interações incrementais.

Como a proposta do método é a agilidade, ele deverá ser adaptável a eventuais mudanças e novas ideias da equipe ou até mesmo do cliente.

As adaptações servem para alinhar as expectativas dos clientes com a entrega final. Graças as Sprints, essas correções são menores e menos lentas para serem colocadas em prática.

Agora que você entendeu um pouco dos valores e dos pilares do Scrum, temos que falar um pouco delas, das metodologias ágeis.

Falando um pouco das Metodologias ágeis

As Metodologias ágeis são um conjunto de práticas que proporcionam uma forma de gerenciar projetos mais adaptável a mudanças. 

Elas costumam ser realizadas (e idealizadas) em ciclos curtos de entregas. Suas principais características são: restrição de tempo, entregas mais velozes que procedimentos tradicionais (às vezes em ⅓ do tempo), feedback constante e experiências práticas para testar produtos ou partes dos projetos.

As metodologias ágeis são amplamente usadas no mercado de tecnologia e em setores onde existe o contato constante com o cliente, fazendo novas adaptações e formulações do produto ou serviço.

O Scrum é apenas uma das tantas metodologias ágeis existentes, embora seja uma das mais usadas no mundo.

O Scrum nas empresas

Hoje as empresas podem escolher entre duas possibilidades:

• Um Scrum presencial, feito na empresa
• O uso do Scrum remoto, com softwares e ferramentas em nuvem

Independentemente da maneira que for escolhida, os projetos começarão a ser feitos de maneira mais organizada e estruturada, gerando menos dúvidas e atritos no processo.

Equipes ágeis, com gestores ágeis

A chave do sucesso do Scrum nas empresas está também nas mãos dos gestores.

Eles são um dos atores principais nas empresas, e são responsáveis pela adoção e aprovação de novos métodos e estruturas. São também eles que aprovam o uso ou não das metodologias ágeis.

O cenário ideal é quando um gestor já é adepto ao Scrum ou tem interesse em aplicar a metodologia na empresa.

Mas nem todas equipes podem ter a implementação interna, com todas pessoas e equipes presentes na empresa, ainda mais todos os dias (sprints).

Isso será mais fácil ao tornar seu Scrum em uma ferramenta visual, com acesso virtual.

Por que ser visual?

As vantagens em ter seu Scrum e seu processo visualmente acessível pela equipe são:

1. Todos possuem acesso à informação;
2. Evitará interpretações errôneas;
3. Todos sabem exatamente o que deve ser feito naquela semana ou mês;
4. O acesso poderá ser remoto, desde que seja usado um dashboard digital.

Por essas e outras razões, é que você deve considerar alguma ferramenta digital para realizar seu Scrum com sua equipe.

Scrum feito na prática: Como ele é feito em 5 passos?

Agora vamos explicar de maneira resumida como o Scrum é feito na prática.

Esses passos conseguem explicar de maneira objetiva como as empresas fazem o Scrum, e também deixa aberto as opções de adaptação e customização da metodologia (ver o 5º e último passo).

Lembre-se que esse é apenas um artigo introdutório, o que é insuficiente para aplicar de maneira completa em sua empresa/equipe.

1 – Definindo o P.O e o Scrum master

O primeiro passo do processo será definir o facilitador do scrum, o “guia” da equipe. Esse é o Scrum Master, o responsável pelas práticas de Scrum, que entende do assunto e que estuda a metodologia.

O segundo passo no Scrum é definir quem será o responsável pelo produto, o product owner.

Depois, essas duas pessoas vão se juntar para selecionar e montar um time ideal para o projeto em questão.

Usualmente o Scrum é usado para projetos de software, dividindo equipes de programadores; mas se não for seu caso, a equipe pode ser de engenheiros, vendedores, designs, etc.

Não é aconselhável que a equipe ultrapasse 15 pessoas, pois a ideia central é que tudo seja rápido e de fácil implementação.

Caso sua equipe seja grande, pode ser mais interessante dividi-la em 2 equipes ou mais.

2 – Crie o backlog de produto ou projeto

O backlog é a lista de funcionalidades, atributos e características do projeto. Nele constam as ações necessárias para implementar e desenvolver cada uma das funcionalidades e requisitos do projeto.

Como se trata de uma metodologia ágil, o Scrum é feito de uma maneira em que o backlog é adaptável, podendo se alterar e evoluir de maneira natural ao longo do desenvolvimento do projeto.

O backlog deve dividir os atributos entre principais e atributos secundários, pois serão abordados da maneira correta na divisão de sprints.

3 – Planeje as sprints

Antes de começar o projeto, uma reunião deverá dividir as  sprints, que serão “pequenas entregas” do projeto.

Ao fazer esse tipo de divisão, as entregas se tornam mais tangíveis e fáceis de medir seu resultado e eficácia.

Nessa reunião, todos os envolvidos devem estar presentes, e opinar e discutir quais serão as primeiras sprints, e quais serão as entregas subsequentes.

4 – Acompanhe e revise as sprints

A cada entrega, deverá ser feita uma reunião para validar se a sprint foi um sucesso ou se deverá ser estendida. 

Os gestores do projeto deverão ter um acompanhamento claro das equipes e das funções que estão sendo realizadas, para saberem quando é necessário intervir ou agilizar algum processo que possui algum empecilho. 

Nota: Um quadro kanban ou quadro de Scrum poderá facilitar muito o acompanhamento de sprints de uma equipe.

5 – Criação de ritos do Scrum

O rito mais comum no Scrum são as daily sprints, que são reuniões rápidas de até 15 minutos, para que o P.O e o Scrum master acompanhem o projeto diariamente.

Nessas reuniões deverão ser discutidas as ações a serem feitas naquele presente dia, e o que ocorreu no dia anterior que possa vir a atrapalhar (ou ajudar) o andamento da sprint.

Além das reuniões diárias, outros tipos de revisões poderão ser combinadas e estabelecidas com o time.

Normalmente, as empresas e os responsáveis pelo andamento do Scrum nas empresas, criam ritos e hábitos de grupo próprios para seus times em questão. Isso significa criar novos tipos de reuniões, aumentar ou diminuir a frequência das mesmas, ou a não adoção de algum dos processos (o que é menos comum).