Teams Vs Sharepoint: Quando usar cada plataforma

Teams e Sharepoint são duas plataformas de trabalho integrado, utilizados por diversas empresas a fim de facilitar o dia a dia de seus colaboradores. O Teams é uma plataforma voltada para comunicação e o Sharepoint é voltado para gestão de diversos arquivos: conteúdo e documentos, por exemplo, além de portais colaborativos.

Ambas são ferramentas do Microsoft 365, com intuito de facilitar a produtividade de um grupo. Ainda que eles tenham o mesmo propósito, são diferentes entre si. No Teams a equipe se comunica através do chat, já no SharePoint, a comunicação é feita através do “site da equipe”.

Teams

O Teams é ótimo para cobranças e conversas mais pontuais e rápidas. O chat, tanto individual quanto em grupo, é ideal para marcar reuniões de última hora ou não agendadas e até mesmo para concentrar arquivos em um lugar só.

O chat é uma opção interessante para equipes que necessitam de constantes conversas para atualizações e discussões, que por email seriam mais demoradas. É um otimizador de tempo e esforço.

Além dessas comunicações mais ágeis, o Teams conta com a opção de vídeo conferência, individuais e em grupo, para reuniões de planejamento semanal, por exemplo, ou até reuniões com clientes e outras equipes.

Sharepoint

O Sharepoint, como mencionado anteriormente, é um site da equipe. Ele permite que arquivos mais pesados sejam enviados, e sejam controlados com mais precisão, acessando datas de validade, por exemplo.

O site se torna uma opção mais funcional quando os arquivos não são constantemente alterados, e ficam salvos em um único lugar. Além disso, o Sharepoint também disponibiliza listas de tarefas, contatos, eventos, recados e links. Essas funções são personalizáveis, facilitando a organização no dia a dia da equipe.

O Painel de Discussões é mais um recurso disponibilizado pelo Sharepoint. É um painel que funciona como uma espécie de “chat”, onde os membros da equipe podem responder as mensagens e discutir as ideias de maneira mais rápida. E para finalizar os diferenciais, o Sharepoint disponibiliza as enquetes, como forma de pesquisa. Com elas, toda a equipe pode opinar e ajudar na tomada de decisões.

Teams Vs Sharepoint: Principais diferenças

Apesar de serem ferramentas de um mesmo software, elas são bem diferentes entre si, e suprem diferentes tipos de necessidades de equipes.

Centralizador

No Teams, se muitos canais ou conversas forem abertas, pode se tornar cada vez mais difícil a ação de centralizar informações. A probabilidade de alguma informação, arte, texto ou qualquer outro tipo de arquivo se perder, é muito grande. Olhando por esse lado, o Sharepoint cumpre melhor a função de organização e armazenamento.

Acesso

Caso sua equipe esteja trabalhando em um projeto com terceiros, clientes ou outras equipes, esses terceiros podem ser adicionados ao site no Sharepoint e ter acesso às informações. O Teams permite convidados, mas é preciso ativar esse tipo e configuração, pois a padrão não é com essa permissão.

SharePoint + Teams

É possível integrar as duas ferramentas e ter acesso aos benefícios de cada uma. O Teams não pode ser acessado pelo Sharepoint, mas o contrário sim. Os dois combinados são para equipes que necessitam de agilidade e organização. O Teams para comunicação e rápida resolução de conflitos ou discussões, e o SharePoint para trabalho em equipe e melhor visualização de um projeto por inteiro, podendo armazenar todos os passos em um lugar só.

Como usar Sharepoint no Teams

Adicionar uma Página do seu site de Equipe

• Na aba “Equipes” da plataforma Teams, na guia, ao lado do nome da equipe, à direita, selecione o ícone de “+”
• Ao abrir as opções, selecione a opção “Sharepoint” ou “Páginas do Sharepoint/Sharepoint Pages”
• Selecione “Páginas” para ter o acesso ao site da equipe e página de postagens, e selecione o conteúdo desejado para a guia no Teams
• Confirme a caixa de seleção de guia “postar no canal sobre esta” para gerar um aviso para sua equipe e todos ficarem cientes da nova guia
• Clique em “Salvar”

Adicionar uma lista do seu site da equipe

• Na aba “Equipes” da plataforma Teams, na guia, ao lado do nome da equipe, à direita, selecione o ícone de “+”
• Ao abrir as opções, selecione a opção “Sharepoint” ou “Páginas do Sharepoint/Sharepoint Pages”
• Selecione “Listas” para ter o acesso ao site da equipe e listas disponíveis, e selecione o conteúdo desejado para a guia no Teams
• Confirme a caixa de seleção de guia “postar no canal sobre esta” para gerar um aviso para sua equipe e todos ficarem cientes da nova guia
• Clique em “Salvar”

Adicionar uma lista ou página de de um site de equipe diferente

• Na aba “Equipes” da plataforma Teams, na guia, ao lado do nome da equipe, à direita, selecione o ícone de “+”
• Ao abrir as opções, selecione a opção “Sharepoint” ou “Páginas do Sharepoint/Sharepoint Pages”
• Selecione a URL “Adicionar uma página ou lista a partir de qualquer site do Sharepoint” e cole a URL da página ou lista que sua equipe deseja adicionar como mais uma guia
• Cole o link no campo URL, confirme a caixa de seleção “postar canal sobre esta guia” para gerar um aviso para sua equipe e todos ficarem cientes da nova guia
• Clique em “Salvar”

Cada plataforma tem seus prós e contras, basta o gestor de cada equipe avaliar cada um desses pontos e chegar à conclusão de qual é a melhor opção para atender às necessidades de seus funcionários.

Existe também, claro, a possibilidade de se usar tanto o Teams, quanto o Sharepoint, para que o time possa trabalhar de uma maneira mais organizada e atendendo da melhor forma possível aos deveres e demandas.

Gostou do nosso comparativo de Teams Vs Sharepoint? Leia agora um Artigo com as Principais Funcionalidades do Sharepoint para Sua Empresa.