5 funcionalidades do SharePoint para você explorar agora!
O que você vai ler
Na rotina de uma empresa há inúmeros processos administrativos, criativos e gerenciais acontecendo, além de muito conteúdo para ser compartilhado e muita informação para ser disponibilizada aos colaboradores.
Contar com uma tecnologia que permita delegar tarefas para os membros de uma equipe, automatizar processos e otimizar a comunicação interna pode trazer vários benefícios que estão ligados diretamente com a produtividade e a redução de custos das empresas. O Microsoft SharePoint é uma plataforma que possui tudo que é necessário para gerir com eficiência e agilidade os processos e a comunicação dentro de uma corporação.
A solução foi desenvolvida pensando em pequenas, médias e grandes empresas que queiram otimizar workflows, garantir uma boa comunicação interna e oferecer várias ferramentas importantes para aumentar a produtividade da equipe e otimizar a gestão dos processos.
Muitas empresas já possuem a licença de uso do Microsoft SharePoint, mas a maioria não sabe que possui esse benefício. Alguns dos planos do Office 365 oferecem a licença de uso do Microsoft SharePoint no contrato. Basta ativar e usar.
Quer saber se a sua empresa tem direito de acesso à licença do Microsoft SharePoint? Fale com o nosso time de especialistas na CSP.
O que é o Microsoft SharePoint?
A plataforma Microsoft SharePoint oferece diversas soluções que auxiliam na gestão de uma empresa e ainda facilita o trabalho, aumentando a produtividade, com a integração com as demais soluções Microsoft, como OneDrive, Office 365, Power BI, Windows, entre outros.
O Microsoft SharePoint possibilita:
• Criação de portais e intranets
• Gestão de documentos e conteúdo
• Plataforma de desenvolvimento
• Definição de processos e fluxos de trabalho
Os recursos do Microsoft SharePoint estão disponíveis para acesso de qualquer lugar e de qualquer dispositivo, proporcionando mais dinamismo no trabalho da sua equipe.
Esses fatores se aplicam tanto para organizações que trabalham com a equipe presencialmente em um escritório físico ou para equipes que atuam remotamente no modelo home office.
A seguir, listamos 5 funcionalidades do Microsoft SharePoint que podem ser exploradas por empresas para agilizar e melhorar a comunicação e otimizar a gestão dos processos:
Compartilhe e edite simultaneamente documentos
Crie e edite seus conteúdos com o gerenciador de arquivos do Microsoft SharePoint. Eles ficarão armazenados no OneDrive e poderão ser visualizados e compartilhados com outros colegas de trabalho, de acordo com as permissões dadas a cada colaborador.
Além disso, é possível que um mesmo documento seja trabalhado simultaneamente entre várias pessoas e manter o histórico das revisões e atualizações que cada arquivo possui e, se for o caso, resgatar alguma dessas revisões.
Uma outra funcionalidade que é um grande diferencial para as empresas, e que garante a segurança da informação e dos arquivos, é o recurso de DLP (Data Loss Prevention) que previne contra a perca de dados. Com ele é possível monitorar, identificar e proteger informações confidenciais.
Os documentos da sua empresa estarão seguros na Nuvem, e estarão disponíveis para acesso de qualquer lugar e a qualquer momento.
Crie um site para uso interno
Outro excelente recurso é a opção de criar um site interno para troca de informações entre os colaboradores e equipes da sua empresa. Com algumas simples configurações e a definição de quais recursos estarão disponíveis nesse site, basta liberar o acesso para que os funcionários possam navegar.
O compartilhamento de toda e qualquer informação útil para o desenvolvimento de projetos, assuntos administrativos, temas de RH, financeiros e gerenciais será feita de forma uniformizada para os colaboradores.
A empresa terá um espaço para cada equipe se organizar e trabalhar em sintonia, com mais produtividade e com a comunicação unificada.
Crie sites para manter a comunicação com o cliente
Além de poder criar sites internos para manter a equipe em sintonia e com a comunicação padronizada, é possível criar um site para manter o cliente informado de tudo que está acontecendo em determinados trabalhos.
Disponibilize informações em tempo real sobre o andamento dos projetos e, a partir disso, facilite a tomada de decisões dos seus clientes.
Crie processos de trabalho
Com o Microsoft SharePoint é possível criar fluxos e processos de trabalho – workflow. Garanta que todos os processos estejam bem definidos e que as atividades da sua empresa não sejam prejudicadas por falta de organização.
Com os processos de trabalho definidos você consegue acompanhar o andamento de cada fluxo e as aprovações necessárias, com uma visão por colaborador.
Para os colaboradores fica muito mais fácil de trabalhar, pois as aprovações das etapas dos fluxos de trabalho podem ser feitas de qualquer lugar e de qualquer dispositivo, de acordo com as permissões definidas pela empresa para cada usuário.
Integre e otimize a produção da sua equipe
O Microsoft SharePoint disponibiliza ainda um painel para gerenciamento de tarefas.
Com ele é possível delegar atividades para os membros de uma equipe e assim, controlar em qual etapa cada um se encontra.
Cada colaborador é notificado quando recebe uma tarefa para cumprir e assim que a tarefa é finalizada, o funcionário sinaliza na ferramenta como tarefa concluída.
Isso significa que, com o Microsoft SharePoint é possível ter um panorama de como estão as demandas em cada projeto, em cada área, economizando tempo e otimizando o trabalho de todos.
Concluímos que, ao optar por investir em uma solução de tecnologia que reúne várias soluções para otimizar a comunicação e a demanda de tarefas e de processos dentro de uma empresa, como o Microsoft SharePoint, a corporação possibilita o aumento da produtividade dos colaboradores e otimiza os recursos.
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