Veja algumas maneiras eficientes de automatização de processos
O que você vai ler
A automatização de processos é uma das principais formas de obter aumento na produtividade e eficiência das operações de uma empresa. Atualmente, ela pode ser aplicada a diversos tipos de negócios e setores, promovendo redução de custos e melhoria na qualidade das tarefas executadas.
Apesar de parecer bastante vantajosa, a automatização, sozinha, não opera milagres. É importante tomar alguns cuidados e aplicar boas práticas para obter resultados ainda melhores e evitar que problemas preexistentes se tornem maiores.
Quer saber mais sobre como melhorar a eficiência da automatização de processos em sua empresa? Confira as dicas que listamos neste artigo!
Faça um mapeamento completo dos processos
O primeiro passo para começar um projeto de automatização de processos é conhecê-los mais a fundo. Para isso, é preciso garantir duas coisas fundamentais, como descrevemos a seguir.
Liste todos os processos da empresa
A operação de uma empresa é feita de inúmeros processos que são realizados pelas pessoas de diferentes setores. Para entender melhor como o negócio funciona e como as atividades são feitas, é fundamental relacionar todos os eles da forma mais completa possível. Essa etapa ajuda a mostrar um panorama geral da organização e da interação dos setores e profissionais no dia a dia.
Documente cada um deles da forma como são executados
Na medida em que os processos forem listados, documente-os. Registre todas as informações pertinentes, tais como:
Insumos;
Profissionais envolvidos;
Requisitos de cada etapa;
Resultados obtidos em cada uma delas;
Tempo gasto por cada executor;
Tempo de espera ou parada;
Tempo total do processo;
Equipamentos e sistemas utilizados.
Muito cuidado nessa fase, pois é bastante comum identificar pontos de melhorias que seriam facilmente implementados. Porém, esse não é o momento ideal para isso. Os processos devem ser documentados como são, até mesmo para gerar uma base de comparação após a aplicação das melhorias.
Implemente melhorias antes da automatização de processos
Depois de tudo levantado e registrado, agora sim podemos pensar nas melhorias. Para isso, duas considerações são muito importantes e servem de orientação nessa fase. Acompanhe.
Identifique pontos que podem ser aprimorados
Comece identificando os pontos de cada processo que poderiam ser melhorados. Alguns, como citado, serão mais fáceis de enxergar e terão soluções mais simples. Outros demandarão uma análise mais criteriosa e aprofundada, que talvez seja mais adequada em um segundo momento. De toda forma, é muito importante registrar quais são eles para que sejam planejadas e alcançadas.
Aplique e teste as melhorias antes de começar a automatização
Aqui está o erro de muitas empresas: começar a automatizar processos que ainda precisam ser aprimorados. Pense na seguinte situação: os vendedores de uma loja registram as informações de cada produto vendido no sistema de gestão. Os funcionários do financeiro entram no sistema e alteram o texto da descrição do produto, antes de gerar a nota fiscal, para que o texto saia correto no documento.
O gestor vê que esse fluxo seria mais rápido se a nota fosse gerada automaticamente no momento da venda e decide automatizar essa etapa. Percebe que, se os vendedores não souberem que precisam mudar a forma como essas informações são inseridas, as notas serão geradas de forma incorreta?
Por isso é importante analisar as mudanças necessárias nos processos antes de automatizá-los.
Defina quais processos serão automatizados
Depois de adequar os processos mais relevantes, defina quais deles serão automatizados. Pode parecer algo simples ou de pouca importância, mas essa é uma forma muito eficaz de manter o controle sobre o projeto. É muito fácil querer incluir tudo de uma vez na demanda, mas depois é muito mais difícil gerenciar os prazos e as equipes.
O ideal é não abrir muitas frentes e focar nos processos que geram mais impactos ao negócio. Além de perceber os resultados de forma mais rápida, essa estratégia ajuda a motivar e a engajar os profissionais que terão sua rotina alterada.
Monte um cronograma e uma equipe de implementação
Por fim, planeje seu projeto de automatização de processos. Para isso, temos duas dicas muito boas, confira.
Eleja os processos prioritários
Dentre os processos escolhidos para a automatização, ordene-os de acordo com a prioridade que têm para o negócio e os impactos que as mudanças causarão. Em seguida, reveja a ordem obtida e analise os pré-requisitos de cada uma delas para otimizar os esforços. Isso evita retrabalho e desperdícios de recursos.
Escolha os profissionais mais capacitados para participarem do projeto
Monte a equipe que ficará dedicada ao projeto. Se a sua empresa é muito pequena e não pode ceder os profissionais em tempo integral, planeje-se para ter, ao menos, parte do expediente dessas pessoas. É importante que elas conheçam bem o negócio e estejam diretamente envolvidas com os processos em sua rotina, pois isso será fundamental para realizar ajustes nos decorrer dos trabalhos.
É muito importante ressaltar que a escolha da empresa externa que auxiliará nessa empreitada é um ponto-chave para o sucesso da automatização. Os consultores e analistas envolvidos devem ter, não apenas o conhecimento técnico, como também uma certa afinidade com o negócio da sua empresa.
Conte com o apoio de uma consultoria experiente
Monte a equipe que ficará dedicada ao projeto. Se a sua empresa é muito pequena e não pode ceder os profissionais em tempo integral, planeje-se para ter, ao menos, parte do expediente dessas pessoas. É importante que elas conheçam bem o negócio e estejam diretamente envolvidas com os processos em sua rotina, pois isso será fundamental para realizar ajustes nos decorrer dos trabalhos.
É muito importante ressaltar que a escolha da empresa externa que auxiliará nessa empreitada é um ponto-chave para o sucesso da automatização. Os consultores e analistas envolvidos devem ter, não apenas o conhecimento técnico, como também uma certa afinidade com o negócio da sua empresa.
