O mundo está cada vez mais dinâmico e tudo tem evoluído de forma muito veloz, gerando grandes desafios para as empresas. Um dos principais desafios, é o de se manter atualizada e acompanhar o ritmo das evoluções. 

Se há algum tempo era comum, a criação de projetos de longa duração, hoje não é nada viável para a maior parte das empresas.  Pois, tudo muda muito rapidamente, e as empresas, e os colaboradores anseiam por agilidade nas respostas dos seus projetos.

Pensando na rapidez com que as mudanças vêm acontecendo e nos desafios encontrados pelos profissionais, nos anos 2000, um grupo de programadores do Extreme Programming, se reuniram para pensar uma forma de entregar projetos em menos tempo e sem comprometer a qualidade dos mesmos.

Já em 2001, o grupo organizou um evento para aprofundar as discussões iniciadas no ano anterior. Ao final do encontro, eles elegeram 4 valores básicos que deveriam ser seguidos e adotados em todos os novos projetos de desenvolvimento de softwares, são eles: 

  • “Indivíduos e interações, mais que processos e ferramentas”;
  • “Software funcional, mais que documentação abrangente”;
  • “Colaboração do cliente, mais que negociação de contratos”;
  • “Responder às mudanças mais que seguir um plano”.

A partir disso foi construído o que hoje conhecemos como Manifesto Ágil. Ele foi amplamente utilizado, e serviu como base para criação de novas metodologias.

Metodologias essas, que apesar de adaptadas as múltiplas áreas do conhecimento, realidades e necessidades das empresas, sempre mantiveram os valores e princípios contidos no Manifesto Ágil. 

Um dos modelos organizacionais, fundamentados em metodologias ágeis, que vem ganhando a atenção das empresas, são os Squads.

No texto abaixo iremos explicar o que são os Squads, seus benefícios e vantagens, formas de implementação nas empresas e as melhores ferramentas disponíveis no mercado para esses processos.

O que é Squad Ágil?

Squad ágil é um modelo organizacional que tem sua base no modelo Scrum. O principal diferencial do Squad é que nesse modelo as equipes são autônomas, multidisciplinares e trabalham com objetivos específicos.

O Squad tem como característica times pequenos, com no máximo 10 membros e possui, obrigatoriamente, o Scrum Master, responsável por remover obstáculos que podem interferir na produtividade equipe, e por atuar como facilitador nas reuniões; O Product Owner (PO) que atua como link entre o time e os clientes.  E os demais profissionais que são membros multidisciplinares e auto-organizados.

A metodologia Squad está fundamentada na comunicação horizontal e na autonomia, visto que não existe hierarquia nas equipes. Como todo o projeto é realizado pela mesma equipe, é mais fácil identificar dificuldades e sinalizar pontos de melhoria, resultando em um produto final de melhor qualidade. Com autonomia e alinhamento é possível realizar entregas contínuas e de valor ao cliente.  Além de diminuir os riscos, já que as atividades são realizadas de forma fragmentada e em pequenos períodos de trabalho, possibilitando que os possíveis problemas sejam detectados ainda no início do processo e revertidos rapidamente.

Um dos motivos dos Squads terem sido tão bem recebidos pelas empresas é porque o modelo permite que o produto esteja alinhado às expectativas dos clientes.  E através da dedicação dos profissionais que compõem os squads e dos feedbacks rápidos e contínuos em relação ao que está sendo criado, é possível aumentar a capacidade de adaptação das equipes, assim como a velocidade na tomada de decisões. Esses dois fatores serão decisivos no que se refere a qualidade e ao tempo de entrega dos projetos.

Em resumo, é como se cada Squad funcionasse como uma versão miniatura das empresas. Com seu próprio time de profissionais, com objetivos bem definidos, dispondo de autonomia na tomada das decisões, e possibilitando assim, que os resultados sejam alcançados de maneira mais rápida e inovadora. 

Quais são as vantagens de utilizar metodologias ágeis e squads na minha empresa?

Entre as principais vantagens da metodologia ágil, e principalmente dos Squads, está a rapidez e a produtividade. Com time multidisciplinares e autônomos, os Squads tornam os processos mais eficazes e ágeis, pois como número de profissionais envolvidos nas tomadas de decisão é menor, e a comunicação acontece entre poucas pessoas, se perde menos tempo em discussões e reuniões.

Outra vantagem diz respeito ao engajamento da equipe quando trabalham em modelos como os de Squads. Já foi constatado que quando as responsabilidades sobre o trabalho, são atribuídas a um pequeno grupo de profissionais, esses indivíduos tendem a se sentir pertencentes e responsáveis pelo grupo, aumentando o senso de coletividade das equipes. Quando os profissionais se sentem valorizados pela empresa, naturalmente, demostram um melhor desempenho em suas funções. 

Além de potencializar o sentimento de bem-estar, construídos através de um ambiente agradável e dinâmico, onde a comunicação é horizontal e todos possuem poder de decisão.

Com base no alto engajamento da equipe, é possível perceber também, que os membros dos times passam a contribuir para além das suas funções definidas, pois entendem que o sucesso do time é também o seu sucesso. Os profissionais se sentem motivados a ultrapassar as limitações das suas principais funções, contribuindo assim, para o melhor desempenho do time e para o máximo aproveitamento do tempo e de suas capacidades.

Quais são os elementos fundamentais dos Squads?

Já sabemos que o modelo de Squad é baseado na simplicidade. Os Squads são equipes multifuncionais e autônomas que trabalham em prol de um objetivo em comum. Um dos fatores fundamentais para que os Squads funcionem de forma positiva, é a comunicação. Para que tudo funcione bem, e para que cada grupo tenha autonomia sobre seus projetos, é essencial que haja muita comunicação entre os Squads. E para garantir a comunicação, o alinhamento e a cooperação, que existem os Chapters, Tribes e Guilds. Abaixo iremos apresentar de forma sucinta e didática o que são cada um desses elementos.

Chapters

Os Chapters são grupos de profissionais da mesma área, que se encontram para alinhar as ações e contribuem para manter os padrões estabelecidos pela empresa. Normalmente, possuem um líder, que atua na definição e disseminação das pautas. Em um setor financeiro, por exemplo, todos os colaboradores precisam ter conhecimento do que está acontecendo em cada Squad, para assim trabalharem em conformidade com os objetivos determinados. Apesar de os Squads serem autônomos, é muito importante que os profissionais disponham de Chapters, pois é através deles que vão ocorrer a maior parte das reflexões, sugestões e insights sobre a área específica, e isso irá contribuir muito para o bom desempenho do projeto e para que os objetivos sejam atingidos.

Tribes

Uma Tribe, é formada pela junção de dois ou mais Squads, que possuem objetivos complementares ou similares, e que para o bom andamento do projeto necessitam estar conectadas. Elas contribuem para a visualização e execução do projeto em sua totalidade. Cada Tribe possui um líder, responsável por auxiliar na coordenação entre os Squads e também para estimular a colaboração entre todos os membros.

Guilds

Os Guilds são grupos formados por profissionais de qualquer área e que possuem um interesse em comum. Também conhecidos como comunidades de prática. Os colaboradores da empresa se encontram para trocarem informações, conhecimentos e experiências que podem contribuir para os projetos na sua totalidade. Os Guilds são formados de maneira voluntária, com base nos interesses dos profissionais e podem atravessar diferentes Tribes, Squads e Chapters. Nesse grupo não existem líderes, e o mais comum é que durante os encontros, seja eleito um representante que tem a função de convidar e trazer para o grupo 

Como implementar Squads nos projetos da minha empresa?

O primeiro passo para aplicar os Squads nos projetos da sua empresa, consiste em ter clareza sobre como a metodologia funciona. A partir desse entendimento e, com muita comunicação, colaboração e confiança, você poderá iniciar a implementação dos Squads em sua instituição.

Além dos passos citados, é fundamental que a estratégia adotada seja transparente e de conhecimento de todos os profissionais envolvidos, pois só assim, o time estará alinhado em torno dos mesmos objetivos e poderá compreender os trabalhos que estão sendo realizados pelos demais companheiros de Squad.

Abaixo iremos trazer três dicas práticas que devem ser consideradas como preparativos para formação dos Squads. São elas:

  1. Planejamento das reuniões: como tudo acontece com base na comunicação e no alinhamento, tanto entre os profissionais, quanto dos times, é fundamental que se estabeleça um cronograma de reuniões diárias e semanais, pois é através delas que o alinhamento dos objetivos de cada Squad e dos demais times serão realizados.
  2. Elaboração e adoção de indicadores: para que seja possível mensurar o desempenho de cada profissional e também do grupo, é importante que sejam estabelecidos indicadores qualitativos e quantitativos, pois através dos resultados apresentados por eles, que o aprimoramento contínuo poderá acontecer. 
  3. Criação de requisitos detalhados: para que os Squads possam ter autonomia e se auto-organizarem, é necessário que os critérios de cada projeto estejam muito bem definidos e que sejam de conhecimento de todos os profissionais que compõe o Squad, dessa forma a produtividade certamente será maior, visto que adoção dessas ações diminui a probabilidade do aparecimento de obstáculos no que se refere a tomada de decisões.

Terceirização dos Squads: uma boa opção?

 A terceirização dos Squads são sempre uma opção interessante, pois permite contar com profissionais de alto desempenho e com muita experiência em suas áreas. Além de que a maioria dos profissionais que atuam na área de prestação dessa modalidade de trabalho, já estarem habituados às metodologias ágeis.

Com a terceirização dos serviços, é possível ter um controle maior sobre o quanto está sendo investido e quais são os resultados esperados. Além de agregar ao grupo um elemento interessante e muitas vezes decisivo: o olhar externo. Um profissional de fora e com experiência na área, consegue identificar com maior facilidade os desafios que estão sendo enfrentados pelo Squad. Contribuindo muito para uma visão mais abrangente do projeto e superando enviesamentos comuns em equipes que estão mais acostumadas com os projetos.  Em relação aos custos, as equipes terceirizadas costumam ser mais vantajosas para as empresas, do que investir altos valores na formação de uma equipe interna.

Qual é a melhor ferramenta para equipes na metodologia ágil?

Para essa pergunta temos uma resposta muito objetiva e segura. A melhor ferramenta do mercado para empresas que trabalham com metodologias ágeis é o Jira Software, sem nenhuma dúvida.

O Jira Software é um produto da Atlassian, uma multinacional criada em 2002, por dois estudantes que só tinham uma certeza: não queriam criar algo em que forçasse as pessoas a se adaptarem, mas sim, uma ferramenta que acolhesse a autenticidade de cada um.

Com o nome inspirado no titã grego Atlas, que a mitologia apresenta como um dos representantes das forças da natureza, que atuavam na preparação da Terra para chegada da vida humana, sendo incumbido a sustentar o céu em seus ombros. E com a missão de ajudar a revelar o potencial de todas as equipes, a Atlassian lança seu primeiro produto, o Jira 1.0, dando início a uma longa e gloriosa trajetória de sucesso.

O Jira Software é uma ferramenta que dispões de inúmeros recursos, e que permite e incentiva, que todos os membros das equipes planejem, acompanhem, gerenciem, executem e lancem excelentes projetos e softwares. 

Hoje, no mundo, mais de 65 mil empresas utilizam o Jira. Nas mais diversas áreas, pois se trata de uma ferramenta que permite a personalização e aplicação em múltiplos setores. Dentre as empresas que utilizam os inúmeros benefícios e facilidades do Jira estão: VISA, Domino’s, Pfizer, Coca-Cola, Sansung, Nestlé e muitas outras. Uma empresa capaz de conquistar, através de seus produtos, a confiança e a fidelidade de tantas marcas importantes, é realmente uma empresa que possui diferencial.

Quais os benefícios que o Jira pode trazer para a minha empresa?

Abaixo iremos listar os principais benefícios que o Jira pode trazer paras as equipes da sua empresa. Se trata de uma lista compacta, pois se fossemos elencar todas as vantagens, esse texto ficaria imenso. 

Veja as 5 funções que mais se destacam no uso do Jira:

  1. Otimização do tempo de trabalho

O Jira possibilita controlar as horas planejadas, trabalhadas e faturadas através de aplicativos como tempo. Além de permitir a criação de equipes e o gerenciamento dos períodos trabalhados e das ausências da equipe, contribuindo para a auto-organização dos times. Com a organização e visualização desses dados, de forma rápida e segura, é possível identificar onde estão os obstáculos e criar planos de ação para superá-los.

  1. Organização e ordenamento dos atendimentos 

O Jira possui também, uma plataforma de service desk para controle de solicitações de suporte. Com essa ferramenta, o cliente abrir um chamado no portal e entrar na fila de suporte de atendimento. Além de permitir a criação de filtros personalizados e boards para acompanhamento da fila e apresentação.

  1. Maior transparência em seus projetos

O Jira possui uma área específica, chamada de “Painéis de controle”, que permite a inserção vários gadgets, possibilitando que os números dos projetos possam estar visíveis para todos.

  1. Mais praticidade no gerenciamento dos projetos

Totalmente preparado para o gerenciamento de projetos que utilizam metodologias ágeis e permitindo a criação dos mesmos, nos estilos Kanban e Scrum, o Jira possui todas as ferramentas que você precisa para que a rotina de trabalho das equipes seja mais leve, organizada e fácil, além de possibilitar a visualização de todas as entregas de todos os times.

  1. Documentação otimizada e emissão de relatórios fantásticos

Com o Jira, é possível melhorar as documentações e criar relatórios incríveis, que poderão ser compartilhados com as equipes e demais interessados. Além de oferecer suporte para o desenvolvimento de softwares em qualquer metodologia ágil. Algumas das melhores funções relacionadas a emissão de relatórios são: criação de gráficos burn-up/down, relatórios de Sprint e os backlogs de projetos.

Aqui na CSP, utilizamos o Jira em nossas rotinas de trabalho. Com ele, toda s equipes estão sempre atualizadas sobre as ações realizadas e sobre os prazos e entregas. Além de permitir que o trabalho flua de forma ágil e facilitar o caminho em direção da conquista dos objetivos estabelecidos. O Jira entrega resultados incríveis, que atendem perfeitamente as necessidades de nossos colaboradores, clientes e parceiros.

Considerações Finais

Empresas que buscam qualidade e agilidade em seus processos deveriam olhar com carinho para a metodologia Squad Ágil. Esse método facilita que a comunicação ocorra de forma horizontal nas equipes e estimula a colaboração entre seus colaboradores, muito em decorrência do fato de não existir hierarquia dentro dos times. Além de contribuir para que os profissionais se comuniquem de forma constante, colaborando muito para o desenvolvimento dos projetos. 

A adoção das metodologias ágeis, em especial a de Squad Ágil, contribui para a flexibilização das rotinas da empresa e para a descentralização de conhecimentos, informações e poder, visto que cada Squad tem autonomia na tomada de decisões. 

Com a implementação dos Squads em sua empresa, é possível também aumentar a atração e retenção de profissionais que buscam por instituições que trabalhem fora da zona de conforto das metodologias tradicionais.

Por fim, também é notório a contribuição para a redução dos riscos nos projetos, pois como as atividades são realizadas de forma fragmentada e subdivididas em pequenos períodos de trabalho, é possível detectar problemas logo no início e, assim, realizar as devidas correções e adaptações. Além de favorecer a cultura de feedbacks contínuos, através das reuniões diárias que permitem que o time saiba se as ações executadas estão gerando valor, e promovendo assim, sucessivas melhorias.

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