Jira Software: tudo o que você precisa saber

O Sucesso na entrega, no resultado, de um projeto está diretamente ligado à qualidade e precisão do processo de gerenciamento. Quanto mais eficiente for o gerenciamento, melhor será a entrega do projeto.

Diante desse fato, a importância da escolha do software adequado para essa atividade se torna fundamental — apesar de ser uma questão subestimada por muitas empresas.

Para isso, é preciso conhecer as vantagens que uma boa ferramenta oferece e saber quais são os principais dados a serem considerados durante a escolha.

Pensando nisso, queremos apresentar um pouco mais sobre a ferramenta #1 na categoria Agile Planning Tools — Ferramentas de Planejamento Ágil —, da Gartner peer insights Customer ‘s Choice: o Jira Software!

Neste post vamos falar sobre:

• O que é Jira;
• Para que ele serve;
• Quais são os maiores benefícios que ele entrega;
• Por que ele é uma das melhores ferramentas para gerenciamento em metodologias ágeis;
• Quais os diferenciais do Jira Software;
• E mais…

Você vai entender de que forma essa ferramenta é capaz de facilitar a comunicação entre a equipe — dentro de um mesmo time ou em diferentes setores.

Além de otimizar o desenvolvimento de projetos ágeis, aumentando a eficiência nos processos e minimizando os riscos ao máximo.

O que é o Jira Software

O Jira é um software de gerenciamento de projetos desenvolvido pela Atlassian.

Esse software reúne todas as funcionalidades necessárias para o controle e organização de diferentes tipos de projetos, equipes e ambientes de desenvolvimento.

Oferece recursos úteis para a criação de fluxos de trabalho, sendo considerado uma das melhores ferramentas para gerenciar metodologias ágeis, com grande poder de otimização para:

• a eficiência dos fluxos de trabalho
• rastreabilidade dos trabalhos executados
• comunicação entre o time.

Para que ele serve?

O Jira Software funciona como o sistema central de gerenciamento, permitindo que cada etapa do projeto seja planejada, monitorada e controlada pela equipe.

Permite manter os fluxos de trabalho sob controle, ajudando a potencializar recursos e prevenir riscos durante o desenvolvimento de todas as fases do projeto.

Através da Jira Software é possível gerenciar projetos de qualquer tamanho, possibilitando a execução do planejamento e facilitando a visualização da evolução de cada etapa.

Ele também permite agendar tarefas designadas por cada membro da equipe, facilitando a organização do trabalho e ajudando o projeto a alcançar seus objetivos em tempo hábil.

Com o Jira Software é possível criar um plano de projeto, incluir colaboradores, realizar cadastro de tarefas e adicioná-los aos diferentes níveis de prioridades;

Além de definir prazos de cada tarefa, para que o projeto tenha uma visão clara dos objetivos e das atividades;

Em resumo, ele permite — e facilita — o gerenciamento de um projeto de forma integral, abrangendo cada uma das etapas do desenvolvimento, facilitando o andamento, até a entrega.

Além de auxiliar na tomada de decisões estratégicas, através de relatórios detalhados, para otimizar o andamento das entregas e os resultados desenvolvidos.

Benefícios do Jira Software

• Otimização de tempo e produtividade

É possível manter um excelente controle do tempo, com o Jira Software. Você só precisa registrar atividades e tarefas, as quais você pode então designar para diferentes colaboradores.

Pode, também, configurar a aplicação com filtros para relatórios mais precisos sobre dados específicos.

Assim, ele pode gerar documentos detalhados sobre o consumo de tempo por projeto, fase de desenvolvimento ou membro da equipe;

Isto permite identificar onde há gargalos no fluxo de trabalho, facilitando a resolução dos problemas que surgem, logo em sua fase inicial.

• Melhor organização

Facilita a comunicação entre os membros do time, estejam eles na mesma equipe ou em departamentos diferentes.

O Jira Software pode ser configurado para gerar alertas para tarefas específicas, permitindo que os usuários recebam notificações e alertas para quaisquer mudanças no projeto.

Desta forma, você pode acompanhar a atividade realizada por cada membro da equipe.

• Colaboração e rastreabilidade

Você pode definir fluxos de trabalho, pré-desenhados, ou criar novos fluxos de customizados para atender as necessidades específicas do seu time e controlar diferentes aspectos de um projeto de forma otimizada.

Você pode criar vários tipos de fluxos para atender às exigências específicas de cada etapa ou fase de seu processo de desenvolvimento.

Além disso, ele permite que toda a equipe tenha uma visão clara de seu trabalho e consiga acompanhar os marcos de desenvolvimento mais facilmente.

• Maior transparência

Da mesma forma que o Jira Software facilita a comunicação, ele também aumenta o nível de independência e autonomia de cada membro do time, uma vez que permite acompanhar o progresso de um projeto em tempo real, com relatórios detalhados.

Com esta ferramenta, é possível monitorar e visualizar indicadores chave como:

• tempo de ciclo;
  • tempo de execução;
  • tempo de trabalho em andamento.

Estes relatórios lhe permitem tomar decisões rapidamente e determinar a melhor maneira de administrar o uso dos recursos, entre outras coisas.

• Maior visibilidade e praticidade

Com o poder da Jira Software, você pode integrar diferentes fontes de dados com seus fluxos de trabalho.

Isto permite que os membros da equipe façam estimativas de tempo e controlem o tempo gasto em tarefas, o que permitirá um melhor planejamento de projetos futuros;

Não apenas isso, mas essas mudanças são automaticamente atualizadas em relatórios gerados pelo aplicativo.

Principais funcionalidades do Jira Software

Os motivos para começar a usar o Jira no planejamento de projetos do são muitos.

Nos tópicos anteriores já ficaram claros alguns dos benefícios que o uso do Jira Software entrega para equipes, de qualquer área.

Mas, para facilitar ainda mais a sua compreensão sobre o que essa ferramenta é capaz, confira algumas das principais funcionalidades que o Jira entrega:

Roteiros

Com Jira você pode criar diferentes tipos de roteiros para mostrar o progresso dos projetos, estejam eles em fase de conclusão ou ainda em uma fase inicial.

Estes roteiros fornecem uma visão clara do que precisa ser feito e como está relacionado a outras tarefas;

Isto permite que sua equipe saiba onde precisará de mais foco, ao mesmo tempo em que fornece uma representação visual dos progressos realizados.

Relatórios ágeis

Com esta funcionalidade, você pode criar relatórios personalizados para atender as necessidades de sua equipe e gerar informações úteis para uma melhor tomada de decisão.

Você pode gerar relatórios que ajudam a determinar o esforço e o tempo necessários para cada tarefa, assim como monitorar indicadores-chave de desempenho, tais como tendências de liberação e tempo de ciclo.

Aplicativo integrado à dispositivos móveis

O Jira Software também oferece um aplicativo móvel que você pode baixar para acessar as informações armazenadas na nuvem de qualquer lugar e a qualquer momento;

Isto garante maior flexibilidade e maior produtividade, uma vez que permite aos membros de sua equipe acompanhar o andamento do projeto de qualquer lugar.

Assim, graças às suas características e funcionalidade, o Jira traz para as equipes, em todas as áreas de atuação, melhor planejamento e maior eficiência.

O que faz do Jira Software um dos maiores aliados das Metodologias Ágeis?

O Jira Software foi criado com a intenção de ajudar as equipes ágeis a trabalhar melhor, de forma mais organizada e potencializando a produtividade.

Desta forma, ele foi desenvolvido de forma que é possível visualizar todas as tarefas e projetos em uma visão consolidada para uma melhor coordenação da equipe e maior transparência sobre o status do projeto.

Veja algumas das principais funções do Jira, para ajudar no gerenciamento ágil.

Painel Kanban

Com este painel, você pode montar um quadro kanban completo para visualizar as tarefas e projetos para sua equipe.

Você pode criar cartões que representam cada tarefa ou marco, organizados por etapa de desenvolvimento.

O Jira Software também permite a utilização de swimlanes para tarefas em diferentes estágios do fluxo de trabalho.

Isto ajuda a separar claramente as coisas que precisam ser feitas e as fases determinadas do projeto.

Painel Scrum

Este painel serve para visualizar as tarefas que serão desenvolvidas durante os sprints em equipes que trabalham com a metodologia Scrum, facilitando a comunicação e a colaboração entre os membros do time.

Também é possível utilizar diferentes visões, personalizáveis de acordo com as preferências do time.

Isto permite identificar facilmente as tarefas que precisam de atenção, com uma visão geral de todas as atividades a serem executadas.

Equipes de todos os tipos — e áreas — podem se beneficiar dos conceitos dos painéis de controle Jira Scrum para simplificar o gerenciamento de seus projetos.

Roadmaps

Com esta ferramenta, você pode visualizar o progresso dos projetos criando diferentes tipos de roteiros para mostrar quais tarefas foram concluídas e quais ainda estão pendentes.

Com as características das dependências integradas em seu roteiros, você pode facilmente determinar quando uma tarefa será concluída.

Você também pode monitorar indicadores-chave de desempenho, tais como tendências de liberação e tempo de ciclo.

As características ágeis da Jira Software fazem dela uma das melhores aliadas das Metodologias Ágeis.

Estas ferramentas possibilitam uma melhor coordenação da equipe e maior transparência sobre o status do projeto.

Relatórios customizáveis tornam a ferramenta ainda mais útil, enquanto a integração de outras ferramentas como código e controle de versão facilita o gerenciamento de projetos de software, o que se traduz em maior produtividade e eficiência em todos os níveis

DevOps

O Jira Software é integrado com ferramentas de controle de código e versão como Bitbucket, GitHub e GitLab, assim como ferramentas de documentação e automação como Confluence.

É possível visualizar todos os processos continuamente graças a suas características, que permitem aos desenvolvedores trabalhar de perto com as equipes de Operações, para melhorar os processos e alcançar melhores resultados.

Além disso, oferece integrações com diversas ferramentas, tornando possível implementar facilmente a entrega contínua e outras melhores práticas DevOps.

Integrações Jira Software

Como já pontuamos, o Jira oferece inúmeras integrações — que você encontra facilmente no Marketplace da Atlassian.

Com isso, você pode escolher os que melhor atendem às necessidades de suas equipes e incorporá-los para melhorar a eficiência dentro dos projetos de sua empresa.

Vamos falar um pouco de duas das integrações mais utilizadas, o Power BI e o Confluence.

Power BI

O Power BI é uma solução que lhe permite criar relatórios inteligentes, simples, diretos e otimizados com seus dados.

Com a integração entre o Jira e o Power BI, você pode facilmente analisar tendências, identificar pontos fortes e fracos, oportunidades e problemas.

Ter todas as informações disponíveis em uma única tela ajuda você a tomar melhores decisões rapidamente, com base em dados confiáveis .

Outra vantagem dessa integração é que, como seus relatórios são alimentados de forma automática, é possível atualizá-los sem ter que recriá-los manualmente.

Além de ser capaz de acompanhar a desenvoltura e os resultados, para entender como as equipes se comportam ao longo do tempo.

Se você notar um problema, por exemplo, com o desempenho de uma determinada equipe ou projeto você pode identificar rapidamente e fazer as mudanças necessárias e reverter a situação, muito antes que ela possa se agravar.

Confluence

Quer você esteja trabalhando em uma equipe pequena ou grande, este aplicativo permite que você mantenha todas as suas informações juntas.

Uma de suas principais características é que ele é completamente colaborativo, de modo que todos os envolvidos podem acessar as mesmas informações e compartilhar suas ideias.

A integração entre o Jira e o Confluence permite que você colabore melhor com sua equipe e também melhore a comunicação dentro do projeto.

Esta integração total economiza tempo e ajuda as equipes a se concentrarem no que realmente importa, tendo sempre acesso à informações atualizadas na ponta de seus dedos.

Jira e Confluence juntos dão a você uma solução completa de gerenciamento de projetos para sua equipe.

Uma das melhores características desta integração é que ela permite que você crie resumos instantâneos com todas as informações necessárias, que podem então ser compartilhadas via e-mail ou Slack sempre que necessário.

Você sempre terá acesso ao status mais atualizado do projeto, incluindo todas as informações críticas de que você precisa para tomar decisões estratégicas.

Como Jira e Confluence estão totalmente integrados, você também pode planejar eventos de forma mais eficiente.

Isso significa que mesmo o planejamento de reuniões ou sprints será muito mais fácil para sua equipe.

Diferenciais do Jira Software

Talvez você esteja se perguntando, afinal, o que o torna diferente de outros softwares? Por que, existem outras boas ferramentas de gerenciamento disponíveis — que são, também, muito conhecidas no mercado.

Há uma série de características que tornam o Jira diferente de outros softwares disponíveis para o gerenciamento de projetos.

Então, quais são os diferenciais do Jira, na prática?

Vamos a uma visão geral de comparação do Jira com alguns dos outros softwares mais populares disponíveis hoje.

Jira Software Vs Asana

A principal diferença entre Jira e Asana, por exemplo, é que esta última oferece apenas capacidades de gerenciamento de tarefas e carece de relatórios e análises aprofundadas.

Ou seja, podemos dizer que o Asana é mais adequado para projetos com poucas pessoas e de baixa complexidade.

Já o Jira é mais completo e robusto, se tornando uma escolha estratégica no gerenciamento de projetos complexos — apesar de também ter ótima desenvoltura em projetos com pouca complexidade.

Jira Software Vs Trello

Outra ferramenta muito usada, principalmente por equipes menores e menos experientes — ou mesmo para organização e planejamento pessoal — em gerenciamento de projetos é o Trello.

Esta ferramenta é muito simples e útil, porque pode ser facilmente utilizada por qualquer pessoa para gerenciar um projeto desde a ideia até sua conclusão.

Entretanto, o Trello não atende a algumas das características essenciais que um gerente de projetos precisa para alcançar resultados realmente excelentes: relatórios em tempo real, integração entre projetos e outras ferramentas, etc

Ele não foi projetado para fazer um rastreamento detalhado de tarefas e projetos, não fornece informações de análises necessárias para uma visão mais profunda de como sua equipe funciona.

Em contrapartida, através do Jira é possível planejar projetos e criar relatórios de status onde quer que você esteja.

O que também faz o Jira se destacar é o fato de permitir que os gerentes acompanhem o tempo para tarefas específicas, planejar tarefas, sprints completos, assim como monitorar o progresso, gerar relatórios e visualizar os resultados de forma mais simples.

Jira Software Vs Monday

Outra excelente ferramenta de gestão é o Monday.

Esta ferramenta funciona muito bem para uso pessoal, mas pode não ser a melhor escolha para equipes ou empresas, que precisam de um gerenciamento mais completo.

A razão pela qual ela é ótima como ferramenta pessoal tem a ver com sua simplicidade. O Monday possui um foco muito grande no visual e é uma ferramenta intuitiva e, por isso, possui uma curva de aprendizado menor.

Por outro lado, a capacidade de gerenciamento de projetos do Jira é muito robusta.

Você pode facilmente priorizar projetos e tarefas, criar relatórios e monitorar o progresso ao longo do tempo.

A Jira também se integra com outras ferramentas como Slack e Trello, permitindo que você gerencie projetos de forma mais completa e eficientemente.

Embora Jira e Monday sejam muito diferentes, ambas têm características que as tornam únicas e valiosas para seus respectivos usuários.

Podemos dizer que uma das principais diferenças é que enquanto o Jira é indicado para equipes e usuários avançados — pois consegue atender às necessidades desde os projetos simples aos mais complexos — enquanto o Monday é uma ferramenta mais simples que pode ser usada com facilidade por qualquer pessoa.

Concluindo

A escolha da ferramenta de gerenciamento de projetos deve ser baseada no tamanho e complexidade dos projetos, assim como na experiência e necessidade do time.

O Jira Software é uma ferramenta abrangente que pode se adequar às necessidades da maioria dos projetos, em uma variedade gigantesca de áreas de atuação.

Mas a escolha da ferramenta de gerenciamento de projetos deve ser baseada no tamanho e complexidade do projeto, bem como na experiência e necessidades de sua equipe.

As funcionalidades nativas do Jira, somadas às inúmeras integrações disponíveis, tornam dele uma poderosa ferramenta e completa para o gerenciamento de projetos complexos — embora ela também apresente um desempenho muito bom em tarefas de baixa complexidade.