Automatização de Processos: Entenda o que é e como ela pode beneficiar sua empresa.

Quantas vezes você já sentiu que você — ou sua equipe — estava “perdendo tempo” com uma tarefa? Você tentou usar alternativas como usar uma planilha para acompanhar as tarefas, esperando que isso tornasse as coisas mais eficientes?

Ou já se pegou buscando algum tipo de aplicativo ou ferramenta que pudesse automatizar alguma tarefa diária?

Apesar da rapidez que o mundo e a tecnologia tem se desenvolvido, proporcionando muita praticidade para nosso dia a dia, grande parte das pessoas tem a sensação de que os processos de seus setores congelaram no tempo.

Mas, a verdade é que muitos destes trabalhos repetitivos e cansativos podem — e, na verdade, até deveriam — ser automatizados sim.

Isto não só é possível, como também proporciona muitas vantagens. Três dos benefícios mais comuns, proporcionados pela automatização de processos costumam são:

• econômica financeira
• redução de erros
• aumento na rapidez do processo

Então, se você quer entender o que é a Automação de Processos, quais os benefícios ela pode entregar para a sua empresa e como você pode começar a implementá-la no cotidiano da sua equipe, este conteúdo foi feito para você!

O que é a Automatização de Processos

Provavelmente, mesmo que você tenha começado a se aventurar nas buscas por esse assunto agora, já deduziu que Automatização tem relação com “tornar automático”.

Em uma definição simples, podemos dizer que a Automatização de Processos é o ato de tornar automática a execução de qualquer tarefa, geralmente repetitivas e que tomam um tempo absurdo desnecessariamente das pessoas responsáveis pela execução delas.

Apesar desta definição estar no caminho certo, existem alguns detalhes importantes — que fazem diferença — na hora de entender qual o tipo de automatização pode te ajudar de forma mais efetiva.

Automatização e Automação

Embora os dois termos sejam muito similares, existem algumas diferenças práticas na aplicação de Automatizações e Automações.

As automatizações são mais “dependentes” dos humanos. Elas efetuam tarefas de forma automática, porém, não fazem regulações automáticas, baseadas nos dados coletados das tarefas já realizadas.

Vamos pensar em um medidor de pressão arterial (ou aparelho de pressão). Enquanto os aparelhos tradicionais exigem que um profissional fique acompanhando a medição, durante todo o processo, os aparelhos digitais — automatizados — executam todo o processo e apresentam o resultado ao final.

Já quando falamos em automações, podemos pensar em uma tecnologia mais “independente”, capaz de ajustar suas funções de acordo com a situação.

Um exemplo disso é o sensor de “queda” presente em alguns relógios digitais. Eles são capazes de identificar mudanças repentinas de altura e, assim, identificar se o usuário sofreu uma queda ou não.

Diversas vezes esses dispositivos já foram capazes de salvar a vida de seus usuários, uma vez que após identificar a queda, caso o usuário permaneça um período — por volta de 1 minuto — o seu sistema já entende como um indicativo de emergência e aciona os serviços de socorro automaticamente.

Qual é a melhor opção?

Apesar do que pode parecer, em uma primeira observação, não existe exatamente um sentido de superioridade entre as duas tecnologias!

Assim como a automação presente nestes relógios inteligentes, pode ser extremamente útil para idosos ou pessoas que estejam sozinhas, os seus sensores não são a melhor opção em todos os casos.

Pensando no mesmo exemplo do aparelho de pressão, apesar de alguns relógios já serem capazes de fazer esta aferição, seus sensores não são tão exatos e eles não seriam capazes de analisar situações mais complexas, como o procedimento a ser tomado em uma queda de pressão, já que isso irá variar de acordo com o causador desse problema.

Desta forma, apesar de não tão autônoma, a tecnologia ideal seria o medidor de pressão digital, com o acompanhamento de um profissional da saúde, e não um Smart Watch sozinho!

Hiperautomação

Por último mas, nem de longe, menos importante está a Hiperautomação.

Considerada pela Gartner como sendo uma das principais tendências tecnológicas, a Hiperautomação é ideal para execução de processos mais complexos, podendo tornar automático uma extensão muito maior de funções, de forma independente.

Ela se desenvolve através da união de RPA, Machine Learning e Inteligência Artificial.

Para entender um pouco mais sobre a Hiperautomação, de forma mais específica, basta clicar AQUI.

Automatização no dia a dia

Não precisamos ir muito longe para identificar as automatizações tão presentes no nosso dia a dia, que nos ajudam a economizar tempo de forma geral e já nem nos damos conta, devido a familiaridade que já temos com esses sistemas.

Um exemplo de uso no próprio serviço são os chatbots. Imagine que um usuário — como você mesmo — entrou no site de sua empresa de telefonia, clicou na aba de contato, solicitou uma conversa de chat com um atendente.

Inicialmente é muito comum que um bot faça a coleta de alguns dados como nome, telefone, e-mail e qual serviço que ele deseja consultar. Após essa coleta, o bot armazena os dados em um software do sistema e repassa a “conversa inicial” para um profissional humano, capaz de entender a solicitação do cliente de forma mais completa e direcionar a solução correta.

Talvez você mal se lembre dessa época nem tão distante, quando o uso de chatbots ainda não era tão difundido.

Costumava levar vários minutos — quando não eram horas — para que o atendimento fosse iniciado. Mesmo quando finalmente você conseguisse ser atendido, ainda teria que informar todos os seus dados, para que o atendente colocasse no sistema, consultasse suas informações e então pudesse dar prosseguimento ao seu atendimento!

Por mais que, durante o seu atendimento, essa situação inicial não durasse mais do que 5 minutos, imagine uma central de atendimento recebendo centenas de ligações por dia.

Vamos supor que um atendente receba 50 solicitações em um dia, em torno de 6 ligações por hora. Apenas nesse momento inicial de coleta de dados, um atendente humano gastaria por volta de 250 minutos de seu dia — isso somam mais de 4 horas apenas nesta etapa do processo.

Seria muito provável que a experiência do cliente fosse ruim e a fadiga do atendente muito maior, além de conseguir fazer um número menor de atendimentos diários.

As 5 Principais Vantagens da Automatização de Processos

Apesar do cenário anterior já deixar claras diversas vantagens da aplicação da Automatização de Processos no dia a dia da sua empresa, separamos uma lista com as 5 principais vantagens, para te ajudar a entender mais profundamente cada uma delas e quais áreas de atuação mais se beneficiam de cada uma.

Ganho em produtividade e otimização do tempo de produção.

De fato, uma das principais vantagens da automatização de processos é o ganho em produtividade e otimização do tempo de produção.

Seja para…

• prospectar mais clientes;
• ter mais tempo para treinar os colaboradores;
• ganhar rapidez nos processos de admissão/demissão;
• rapidez nos processos de compra de materiais;
• geração de relatórios administrativos;
• praticidade na organização de escalas de folgas e férias;
• otimização dos primeiros canais de atendimento ao público.

Esse benefício pode ser facilmente percebido em qualquer área de uma empresa.

Diminuição de custos

Com o ganho em produtividade, aumento de clientes e menor tempo de atendimento inicial, logo vem a segunda vantagem: redução de custo.

Agora, é necessário um número menor de colaboradores para atender as demandas do setor.

Contudo, é essencial levar em consideração que a automatização não substitui o trabalho humano e ficam então duas linhas de ação principais a esse respeito:

1. Diminuição do número de funcionários, mantendo a mesma demanda e economizando em custos.
2. Somar a otimização da automação sem a redução de colaboradores, tornando o setor capaz de atender um número maior de demandas de forma prática e sem sobrecarregar os funcionários, mantendo a qualidade e eficiência do atendimento.

No segundo caso não há exatamente uma diminuição de custos, mas sim um aumento de lucratividade, devido ao aumento na capacidade de atendimento de demandas.

O que se traduz em diminuição de custos, uma vez que é mais importante observar a relação Custo X Lucro e não apenas os custos de forma restrita.

Afinal a diminuição de custos, com diminuição de lucro, não traz nenhum benefício para a empresa.

Segurança

Antes da aplicação da automatização, em geral os dados costumam ser armazenados em planilhas e mais planilhas de Excel, nos modelos mais tradicionais de negócio.

Neste caso, temos 2 problemas principais na questão segurança.

1. Se a empresa não realizar backups periódicos, corre o risco de perder estes dados e registros, podendo ter um gasto desnecessário de tempo e verba. Isso quando os prejuízos não são irreparáveis.
2. As planilhas de dados precisam ser acessadas por mais pessoas, de mais locais em máquinas diferentes. Com isso, o risco de um erro no registro dos dados, ou mesmo de extravio dos mesmo, é algo real e muito preocupante.

Com a automatização de processos e uso de sistemas como RPA, os dados são armazenados de forma segura, com um risco extremamente reduzido em sofrerem extravios ou serem hackeados.

Controle

Imagine aquele final de um dia extremamente cansativo, onde você só quer come ou beber alguma coisa muito gostosa para relaxar um pouco.

Quando você abre o seu aplicativo de delivery, escolhe o seu restaurante preferido e abre o menu. Naturalmente, vão aparecer várias opções de itens, sabores, tamanhos…

Com a automatização de processos, ao realizar o seu pedido, o próprio aplicativo pode ser integrado com alguma ferramenta de gerenciamento de estoque e apontar se há algum ingrediente em falta.

Ou, ainda, é possível integrar ambos ao setor de vendas e apontar quanto entrou e quanto vai precisar sair para restabelecer o estoque de produtos.

Além de ajudar os colaboradores no controle das demandas, essa automatização de opções ajuda a melhorar a experiência do cliente, uma vez que o risco dele selecionar um item que acabou é muito menor, já que a automatização pode remover o item do menu tão logo o número de itens disponíveis seja atingido.

Competitividade

Somando todos os fatores, a empresa vai conquistar um alto nível de competitividade no mercado, mesmo se olharmos apenas para os benefícios internos.

Mas ainda precisamos levar em consideração que, sabendo utilizar a ferramenta de maneira correta, é possível aplicar estratégias de marketing em momentos certeiros de forma muito eficiente.

Como implementar a Automatização de Processos de forma realmente eficiente.

Depois de entender o que é a automatização, quais os benefícios que ela entrega, chegou a hora de saber como implementá-la de forma realmente eficiente na sua empresa.

Apesar de não ser necessariamente um ato complexo, para que você possa retirar o máximo de benefícios da automatização escolhida, é muito importante que alguns cuidados sejam tomados.

Tenha uma equipe de apoio

Sim, a automatização é capaz de otimizar diversas etapas do processo, a ponto de ser possível inclusive diminuir o número de colaboradores responsáveis por aquela atividade específica.

Mas é muito importante que você disponha de uma equipe que ficará responsável por cuidar do software/sistema da automatização e orientar os outros profissionais a respeito do processo.

Sem sombra de dúvidas, a relação custo/benefício continua sendo extremamente vantajosa!

Normalmente, é possível escolher uma equipe de apoio dentro da própria fornecedora do software.

Processos mais simples primeiro

Não adianta querer automatizar todos — ou quase todos os processos — de sua empresa de uma única vez.

Até porque, a implementação de uma nova tecnologia de forma muito rápida e forçada, pode acabar mais prejudicando do que otimizando o andamento de um trabalho.

Não esqueça que a automatização serve para trazer praticidade, rapidez e ajudar os funcionários na execução de etapas do processo.

Quanto mais abrupta for a mudança, maior será a curva de aprendizado e o choque com a mudança de cultura da empresa.

Por isso, primeiro comece pelos processos mais simples e vá evoluindo, da forma mais natural e fluida possível, para a automatização de etapas mais complexas.

Tenha um planejamento

Não adianta se precipitar na implementação, nem na escolha da automatização.

Em geral, existem dois grandes erros cometidos por lideranças de empresas de todo os portes e setores:

• Buscar a opção mais barata, mas que muitas vezes acaba não atendendo às necessidades específicas da sua equipe

Ou ainda…

• Buscar pela opção mais “completa” do mercado. Assumindo um custo muito maior do que o necessário, por um software que vai acabar sendo usado em 20 a 30% de sua capacidade, por que a sua equipe não precisa utilizar todas as funções de que ele dispõe.

Planeje, se reúna com a empresa, gestores, funcionários, entenda quais as necessidades reais dos setores e, na medida do possível, faça o planejamento da inclusão da automatização junto de todas as partes interessadas.

Documentação

Por fim, é extremamente importante que seja realizada a documentação das mudanças feitas.

E é muito importante que todos os funcionários envolvidos – sejam ou não parte da equipe de suporte – tenham acesso à documentação sobre o quanto cada processo mudou e qual foi seu escopo. Eles devem entender por que isso aconteceu e quais são os objetivos finais.

Já que é necessário que eles entendam o que cada passo significa para eles, quais as formas de trabalho que serão impactadas e como isso mudará os resultados.

Uma boa documentação tem grande valor em si mesma, pois facilita mudanças futuras (se necessário), a avaliação se os resultados planejados inicialmente estão sendo alcançados — ou não — Além de reduzir erros cometidos por funcionários que estão aprendendo a lidar com as novas etapas dos processos.

A Automação de Processos é uma ferramenta valiosa para qualquer negócio. Como você pode ver, os benefícios são muitos e devem ser aproveitados de uma maneira eficiente para obter o máximo de seu investimento.

A melhor maneira de fazer isso é ter uma equipe que cuidará da manutenção do software/sistemas de automação de processos, documentando as mudanças feitas para que os funcionários entendam o que cada passo significa para eles, porque aconteceu e quais metas foram atingidas com a implementação de novas tecnologias em seus dias de trabalho.

Espero que com estas dicas em mãos você tenha conseguido encontrar uma linha guia, mais sólida, para iniciar sua jornada e levar esses e outros tantos benefícios que a automatização disponibiliza, para dentro de sua empresa.

Agora, se você estiver em busca de agilidade na escolha e implementação da ferramenta de ideal para dar mais esse passo em direção da transformação digital da sua empresa é buscar por profissionais altamente especializados, focados em desenvolver soluções rápidas, alinhadas aos seus objetivos de negócio e às suas necessidades.