Canais de Endomarketing: E-mail

O e-mail é hoje uma das principais ferramentas de comunicação utilizadas pelas empresas. Já é um hábito entre grande parte dos profissionais, checar diariamente, e até mesmo, mais de uma vez ao dia, a caixa de entrada de e-mail.

Por possuir um caráter mais pessoal, o e-mail é uma ótima forma de se comunicar diretamente com algum profissional ou departamento.

E apesar de ter sua eficácia constantemente questionada, devido ao alto volume de informações que chegam diariamente através dessa ferramenta, é inegável o seu poder de transmitir informações e proporcionar a troca de ideais.

Através de uma ferramenta de e-mail, é possível enviar mensagens de forma simples e rápida e ainda atingir mais de um profissional, podendo ser enviado para toda a empresa, caso seja o objetivo.

Essa ferramenta permite também a criação de listas, de forma que o conteúdo possa ser enviado apenas para um grupo de pessoas. Como, para um departamento específico ou para um time.

Por se tratar de um recurso bastante democrático, permite que todos os profissionais que compõe a empresa possam expressar seus pensamentos e que suas considerações possam acolhidas pela gerência e assim, contribuir diretamente para o futuro da empresa.

Dessa forma, além de contribuir com a empresa, o colaborador também reforça o sentimento de pertencimento, essencial para ele possa se sentir mais comprometido com a instituição e assim, ter um melhor desempenho.

Além disso, a ferramenta de e-mail, permite uma variedade de estruturas, podendo ser bastante formal e conter informações de extrema importância e até mesmo, um conteúdo mais informal, como felicitações pela entrega de um projeto.

Entre as vantagens das fermentas de e-mail, podemos destacar:

• Liberdade geográfica, pois pode ser acessado de diferentes aparelhos como computar, smartphone e tablet, e em qualquer lugar;
• Possui um baixo custo de implantação, operação e manutenção;
•  Como maioria dos profissionais já teve algum contato com essa ferramenta e já estão adaptados, ela tende a ser de fácil implementação e utilização, além de não gerar grandes resistências por parte dos colaboradores;
• Possibilita maior integração e interatividade com e entre os colaboradores.

Porém, alguns cuidados devem ser tomados para que o e-mail possa ser uma ferramenta eficaz de comunicação. É muito comum entre as empresas, a utilização de ferramentas de e-mail como um depósito de arquivos e documentos. Esse hábito não é indicado, pois, no ambiente de e-mail há muitas informações de formatos e objetivos diferentes, o que pode causar problemas para buscar esses arquivos e até mesmo, devido à pluralidade de informações, a empresa acabar perdendo arquivos importantes por um descuido.

Além disso, a falta de gerenciamento sobre os envios pode acabar sobrecarregando os funcionários com informações desnecessárias e interferindo diretamente na produtividade dos mesmos, já que, se o profissional precisar parar seu trabalho para checar uma nova mensagem e as informações não forem relevantes, estará interferindo na sua concentração e também no seu desempenho.

De forma que o próprio canal de comunicação também acaba por ser prejudicado, pois, quando o volume de informações sem grande relevância é alto, os colaboradores tendem a prestar menos atenção e reter menos conhecimento.

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