Intranet como Ferramenta de Endomarketing
O que você vai ler
Tudo o que você precisa saber para dar um upgrade na comunicação interna da sua empresa.
Segundo a pesquisa realizada pela TIC Domicílios, no ano de 2019, e intitulada “Uso das Tecnologias de Informação e Comunicação nos Domicílios Brasileiros”, constatou que 134 milhões de brasileiros usam a internet. Desse número, que corresponde a três entre quatro habitantes, 76% dos usuários fazem uso de redes sociais.
Sabe-se que o uso das redes sociais, contribuem para o desenvolvimento da criatividade, oferecem respostar mais rápidas aos clientes, e democratizam o acesso às informações.
No contexto empresarial, a comunicação é entendida como um fator fundamental para o sucesso das operações e da própria empresa. Entende-se que ideias e mensagens devem ser compartilhadas de forma clara e adequada por todos os membros da organização. Pois, através da comunicação, é possível reduzir o risco de erros e aumentar a eficiência dos processos.
Nesse texto iremos trazer informações valiosas sobre canais de comunicação interna, intranet e estratégias de endomarketing, ajudando a entender melhor como esses elementos funcionam e que benefícios podem trazer para sua empresa.
Canais de Comunicação Interna
Entende-se por Canais de Comunicação Interna, os mecanismos utilizados pelas empresas para se relacionar com seus colaboradores. Eles podem ser usados para diversos objetivos, como: divulgação de informações, alinhamento de perspectivas, motivação e engajamento de profissionais que trabalham para empresa. Esses canais podem se efetivar tanto em relações face à face, como reuniões e palestras, como de forma virtual, através de ferramentas, como o envio de e-mails ou um blog com informações pertinentes ao bom funcionamento da empresa.
Através da história, é possível perceber que a comunicação interna sempre foi um fator importante para o sucesso das organizações. Na década de 60, ocorreu o principal crescimento da comunicação organizacional no Brasil. Nessa época, um dos principais desafios enfrentados era a falta de entendimento sobre as funções e políticas da empresa por parte de seus funcionários, além do sentimento de distanciamento entre os líderes, gestores e os colaboradores.
Segundo o escritor Francisco Gaudêncio Torquato do Rego, o primeiro canal utilizado pelas empresas para superar os desafios que se apresentavam, foi o jornal interno, também conhecido como house-organ. Naquela época, o foco principal da comunicação organizacional era voltado para comunicação externa. Os custos com comunicação interna eram vistos como despesas por isso, os investimentos eram baixos.
Em função desse pensamento, os jornais eram criados pelos próprios colaboradores. Eles eram responsáveis pela escrita dos textos, pela criação dos desenhos, pela datilografia e pela impressão através do uso de mimeógrafos.
Não existia ainda a compreensão da importância da comunicação interna, por isso, não ocorria um planejamento voltado aos objetivos estratégicos e comunicacionais. Felizmente a situação foi evoluindo com o passar do tempo e hoje as instituições estão cada vez mais convencidas da importância dos canais de comunicação interna para o sucesso de seus negócios.
Atualmente dispomos de diversas ferramentas de Comunicação Interna, como e-mail, intranet, murais e a newsletter. Porém, a digitalização da área vem acontecendo de forma lenta. Ainda existe muita resistência, e por vezes, os pensamentos, de que investimentos nessa área são uma forma de despesa, volta a mente dos líderes e gestores.
Antes da implementação de qualquer mudança na forma como a comunicação ocorre nas empresas, é necessário avaliar diversos fatores. Entre eles, a cultura da organização, e perfil dos colaboradores que integram a mesma.
O sucesso de um canal de comunicação interna, exige planejamento e o uso estratégias adequadas a realidade da empresa.
Abaixo, iremos trazer informações que podem ajudar na escolha dos canais de comunicação interna para sua instituição.
Como escolher o melhor canal de Comunicação Interna?
Um bom canal de Comunicação Interna precisa, além de atender aos objetivos da organização, estar de acordo com o perfil dos colaboradores e ter conhecimento sobre qual é o canal mais adequado as necessidades da empresa naquele momento.
Porém, antes de chegar à escolha dos canais de Comunicação Interna, é importante que três questões sejam analisadas, são elas:
Qual é o perfil dos Colaboradores da sua empresa?
Nesse momento, perguntas importantes devem ser realizadas, com o intuito de mapear as condições de acesso, assim como a forma como os colaboradores interagem com as ferramentas. Lembrando que a comunicação seja efetiva, ela precisa ser uma via de mão dupla.
Conhecer colaboradores que fazem parte da sua empresa, auxilia muito no momento de escolha do canal a ser utilizado, e auxilia também no planejamento e na definição das estratégias de comunicação.
É importante saber como os colaboradores se comunicam, quais formatos chamam mais sua atenção e de que forma as mensagens precisam ser transmitidas para que possam ser compreendidas da maneira correta.
Quais são os objetivos do uso desse canal?
Ter clareza em relação aos objetivos do uso de um determinado canal é fundamental para o sucesso da proposta. Assim como cada colaborador possui características e particularidades, os canais também possuem suas especificidades. Alguns apresentarão melhor desempenho em avisos e recados breves, outros serão mais adequados para divulgação de campanhas e eventos, e outros ainda serão mais adequados, se o objetivo for o fortalecimento a cultura organizacional.
Por isso a escolha do canal vai depender dos objetivos que foram estipulados. Os canais de comunicação interna podem contribuir em diversos aspectos, na divulgação eficiente de informações e campanhas, na promoção de tópicos, e no engajamento e reconhecimento das ações por partes dos colaboradores.
Tudo vai depender do perfil dos colaboradores e dos objetivos da empresa no que diz respeito ao uso de Canais de Comunicação Interna.
Quais são os canais disponíveis e qual suas especificidades?
Conhecer as especificações de cada canal de comunicação disponível é de suma importância. Além de conhecer as vantagens e desvantagens de cada um, é importante também, avaliar qual deles encaixa melhor com os objetivos e com as estratégias definidas.
A escritora Shel Holtz destaca em suas publicações, alguns elementos que precisam ser considerados para uma escolha adequada dos canais de comunicação. São eles:
Campanhas x Evergreen
O objetivo é que os colaboradores internalizem informações que receberam ou apenas tenham conhecimento a respeito de um determinado evento? Verifique qual canal se adapta melhor as categorias de mensagens que você pretende comunicar.
Local x Global
A mensagem que você precisa passar deve chegar a todos os colaboradores? Ou são informações específicas para um departamento?
Se sua empresa possui diversos departamentos o ideal é possuir um canal que possibilite a segmentação das mensagens.
Micro x Macro
As mensagens que precisam ser enviadas são curtas ou são necessários textos mais longos? Conhecendo o perfil dos seus colaboradores, é possível para saber qual o formato de mensagens é mais facilmente compreendido e quais formatos chamam mais a atenção deles.
Conteúdo organizacional x Criado pelo colaborador
É interessante para a estratégia adotada, que os colaboradores também criem conteúdo para esse canal? Ou a estratégia escolhida, foca na comunicação entre líderes e funcionários, e a criação de conteúdos pelos colaboradores não é tão importante? Responder essas questões é uma boa forma de avançar na seleção de um canal.
Informar x Convidar para ação
Você precisa que os colaboradores que estão lendo a mensagem tenham, apenas, conhecimento sobre as informações divulgadas, ou a empresa precisa que os colaboradores pratiquem alguma ação após a leitura? A resposta para essas perguntas pode ajudar na escolha de um canal.
O que é Intranet?
O termo Intranet surgiu nos EUA, na metade dos anos 90 e tinha como objetivo de solucionar problemas de comunicação no âmbito corporativo. Sendo constituída por redes que utilizam a mesma tecnologia da internet, mas de uso exclusivo de profissionais vinculados a uma determinada empresa.
A intranet é uma tecnologia que possibilita interligar informações de diversos setores, através de uma rede de computadores. Tornando possível armazenamento e organização das informações em um único lugar. Além de permitir a comunicação entre todos os departamentos da empresa, facilitando o fluxo de informações, gerando interação entre os colaboradores de forma simples e dinâmica, e possibilitando maior segurança das informações que circulam nas organizações.
A intranet é uma ferramenta customizada, que poderá ser programada conforme as normas e necessidades de cada empresa e garante que somente pessoas autorizadas tenham acesso às informações nela armazenadas, pois se trata de uma rede privada.
Vantagens do uso da Intranet
Quando a intranet é personalizada para as demandas da sua empresa, organizada e acessível ela trará inúmeras vantagens, abaixo iremos listar algumas delas:
- É considerado um ótimo canal para a centralização de informações;
- Através de ferramentas auxiliares, é possível mensurar a utilização da intranet e o consumo dos conteúdos;
- Permite que as filiais acessem informações da matriz da empresa, assim como a matriz passa a ter acesso às informações das filiais;
- Mais sustentável e econômico, pois reduz o uso de papéis, visto que não se faz mais necessário imprimir informações e distribuir para cada um dos colaboradores;
- Se bem gerenciada, a intranet permite que as informações sejam atualizadas e organizadas de forma mais fácil e isso permite com que os colaboradores não percam tempo buscando informações em outros lugares.
Estratégias de Endomarketing
A intranet também é possibilita que se desenvolvam ações no campo do endomarketing. Através dessas ações, é possível motivar e estimular o engajamento dos colaboradores. Já se sabe que profissionais motivados e engajados desempenham suas atividades de forma mais comprometida.
Propiciar que todos tenham acesso às mesmas informações, notícias e dados fortalece as relações e o espírito de equipe do grupo. Além de que, oferecer um ambiente único, onde todos os colaboradores encontram as informações necessárias para suas tarefas e que permite que os processos de colaborativos possam acontecer de forma segura e continua, interfere também nos sentimentos de confiança e bem-estar dos colaboradores.
Uma estratégia de endomarketing que tem sido muito utilizada e que vem apresentando bons resultados, é o uso de blog para intranet. A partir de conteúdos produzidos com qualidade e transparência, distribuídos através de uma plataforma que pode ser acessada por todos os colaboradores de maneira fácil e rápida, os objetivos de otimização dos relacionamentos e da comunicação com os colaboradores podem ser facilmente atingidos.
Blog para Intranet como ferramenta de endomarketing
Um blog para intranet pode funcionar de diversas formas, tudo irá depender das necessidades da sua empresa e das estratégias usadas. Existem instituições que fazem o uso do blog para divulgar posicionamentos do presidente da empresa, outras usam para a divulgação das novidades da empresa como, por exemplo, ações internas, eventos, informações sobre segurança e saúde no trabalho, entre outros.
Independente do objetivo do blog, o conteúdo deve ser produzido com qualidade. Fazendo o uso de textos claros e coesos, além de conter imagens, vídeos, e outros recursos multimídia sempre que possível. É importante também, estar atento a periodicidade das postagens, para garantir que as informações estejam sempre atualizadas e para que os e os colaboradores não percam o interesse em acessá-lo.
Outro fator importante quanto o blog para intranet é eleito como estratégia, é que o mesmo possua espaço para comentários e outras formas de interação. Essa possibilidade estimula a participação dos colaboradores, e tem influência nos indicadores de resultados dessa prática e também no engajamento da equipe.
Porém, antes da implementação de qualquer canal de comunicação interna, é indispensável fazer um bom planejamento para avaliar se essa ferramenta é a melhor opção para a sua empresa e como você deve utilizá-la para extrair toda sua potencialidade.
Case de sucesso utilizando a Intranet
Diversas empresas utilizam a intranet com objetivo de otimizar seus recursos a partir de um baixo investimento. Elementos como valorização e motivação dos colaboradores influenciam diretamente e de forma positiva nos resultados de uma instituição. Considerando que a comunicação é uma peça fundamental para esses processos, a intranet tem se mostrado uma ótima aliada. Abaixo iremos apresentar um case de sucesso através do uso da intranet.
CSP Tecnologia
Nós da CSP Tecnologia centralizamos toda nossa comunicação interna na nossa Intranet, com isso, aumentamos o engajamento nas nossas campanhas de endomarketing.
Pela nossa Intranet é possível para o colaborador saber de todas as nossas ações internas, tudo que está acontecendo e tudo que irá acontecer.
Também é possível acompanhar nossas vagas em aberto e participar do nosso programa interno de indicação de talentos.
É possível também saber quem são os aniversariantes do dia, e também os que fazer aniversário de empresa. Isso ajuda aumentar a interação entre diferentes áreas da CSP.
Considerações finais
Em síntese, a comunicação interna e especialmente a intranet e as estratégias de endormarketing são hoje um terreno fértil e muito promissor para as empresas que estão buscando aprimorar seu desempenho nessa área.
Investimentos em comunicação interna possibilitam uma infinidade de benefícios para as instituições. Através dela é possível disseminar informações, fazer com que os colaboradores sejam engajados e se sintam parte integrante da empresa, facilitar a comunicação entre os funcionários, mesmo que eles não estejam no mesmo espaço físico, além de manter a transparência, e contribuir para um bom clima organizacional na instituição.
O uso de canais de comunicação interna e de estratégias de endomarketing também mostram resultados no que diz respeito a possibilidade de proporcionar aos colaboradores a sensação de pertencimento ao grupo, além de entregar soluções em menor prazo e de permitir que os profissionais atuem como colaboradores e autores desse novo ambiente.
