KPIs em BI: o que você precisa saber sobre eles?

Trabalhar com KPIs em BI pode ser considerado algo indispensável nos dias de hoje. Os dados relacionados às atividades das empresas são cada vez mais acessíveis, o que ajuda a traduzir como está o negócio. Acompanhar tais números é o que permite buscar o desenvolvimento, portanto os KPIs funcionam como uma ferramenta de grande importância.

Os gestores têm um importante papel no entendimento daquilo que precisa ser analisado continuamente quanto ao desempenho em diferentes setores. São essas diferentes necessidades que darão origem a KPIs estratégicos, que ajudam a adotar uma postura de desenvolvimento dentro da companhia.

Neste artigo, você entenderá melhor o que são os KPIs e como eles devem ser trabalhados dentro do BI. Saiba o que considerar ao criar os indicadores, como eles devem ser acompanhados e quais são os principais!

A importância de acompanhar os KPIs em BI

Os Key Performance Indicators (Indicador-chave de Performance) têm um importante papel para as estratégias das empresas. E-mails, arquivos internos, redes sociais, softwares e uma infinidade de outras plataformas geram dados que ajudam a entender como estão os resultados da companhia em diversos campos, desde as vendas até o relacionamento com o público.

No entanto, isso só é possível graças ao suporte de BI (Business Intelligence ou Inteligência de Negócios), com o uso de uma solução que possibilite captar os dados gerados, organizá-los e estruturá-los de modo que mostrem padrões de resultados. Nesse processo, o uso de KPIs pode ser melhor entendido.

Uma vez definido, o KPI deve ser acompanhado a longo prazo, já que mostrará o desenvolvimento de determinado número dentro da empresa. É exatamente nesse momento que ele se diferencia da métrica — que é apenas um resultado em dados sobre determinado ponto (vendas realizadas, por exemplo).

Já o KPI não é somente um dado estático, pois a ideia em torno dele é justamente acompanhar as variações do resultado continuamente. Além disso, o KPI é observado dentro de parâmetros básicos, ou seja, a empresa consegue entender se a variação está deixando os resultados acima ou abaixo do que os gestores desejam, considerando a estratégia.

O trabalho com metas

Diante de uma gestão de empresas estratégica, os KPIs em BI têm o papel de dar suporte ao acompanhamento das metas associadas ao desenvolvimento do negócio. Se a companhia quer aumentar seu ticket médio, esse indicador de performance precisa proporcionar o acompanhamento de tais números.

Cada uma das metas da organização vai dar o devido direcionamento para que os KPIs sejam criados, sempre observando métricas que façam diferença para alcançar esses objetivos. A longo prazo, a variação dos resultados desse indicador será a base para acompanhar como a meta é alcançada, podendo ficar acima ou abaixo das expectativas.

Ao pensar no impacto dos KPIs em BI, é importante ter a percepção de que, sem uma ferramenta capaz de captar dados de diversas fontes e gerenciá-los, certamente esses indicadores jamais poderiam ser acompanhados.

Isso mostra a situação de duas perspectivas: os KPIs são as definições estratégicas para a análise contínua de métricas, ao passo que o BI é a ferramenta que reúne técnicas e dados que são a base desse trabalho de acompanhamento.

A identificação de problemas

O uso de KPIs em BI também gera a possibilidade de acompanhar resultados abaixo do esperado, o que deve servir para ligar o sinal de alerta. Variações podem ser comuns em determinados períodos, especialmente quando os indicadores são relacionados a vendas.

No entanto, a continuidade de baixos desempenhos detectados nesse acompanhamento precisa ser investigada. Diante de tais cenários nos KPIs, os gestores estarão capacitados para aplicar uma perspectiva mais analítica no entendimento dos resultados abaixo do esperado nesses indicadores.

A partir disso, um trabalho mais específico de recuperação pode ser feito na tentativa de minimizar falhas, extinguir gargalos e, então, retomar os bons resultados. Mas vale ressaltar que, para evitar que KPIs apresentem números insatisfatórios, a continuidade dessas ações é essencial.

Ao definir os indicadores, a preferência deve ser por ter os resultados sob controle a longo prazo. Um KPI não é um índice momentâneo, já que continuará mostrando a performance do negócio.

Diante desse cenário, só depende da empresa garantir que seus indicadores sejam positivos. O trabalho necessário para isso tem como base a continuidade, sempre aliando a análise e a observação de tal métrica a ações estratégicas — nesse caso, para corrigir problemas e evitar gargalos.

O entendimento de fatores do negócio

O papel central da inteligência de negócio é ter uma postura analítica diante dos dados que a empresa gera. Se os KPIs em BI são definidos de maneira estratégica, ou seja, voltados ao controle dos interesses do negócio, será possível entender continuamente diversos fatores estruturais.

Gestores estarão capacitados a ter uma clara compreensão de como a companhia se comporta desde o setor financeiro até o marketing, por exemplo. O trabalho prévio do gestor é muito importante para que a definição dos KPIs não seja aleatória.

Esses indicadores são verdadeiras ferramentas de acompanhamento do desenvolvimento do negócio. Sendo assim, se não são definidos os KPIs exatos, o trabalho não terá um viés estratégico e muito menos possibilitará a análise daquilo que realmente importa para o gestor.

As empresas têm características próprias, que são influenciadas pelo mercado, pelo público e por outros fatores mais gerais. Diante desse cenário, o KPI permite um acompanhamento para entender se realmente o desempenho daquela companhia está dentro da normalidade. Assim, o gestor consegue entender todos os detalhes da atividade, podendo também acompanhar os números dentro dos indicadores.

O processo de definição de KPIs

É muito comum que haja incertezas na hora de definir quais KPIs serão relevantes para a empresa trabalhar a longo prazo. Mas não basta acompanhar os números se eles não fizerem nenhuma diferença para a gestão da companhia.

Trata-se de um trabalho estratégico. Portanto, acompanhar indicadores deve ser o ponto de partida para garantir que a empresa chegue a resultados satisfatórios e mantenha aquilo que funciona bem.

A seguir, veja quais etapas devem ser executadas para garantir a definição de KPIs que sejam importantes à estratégia da empresa e tragam desenvolvimento a longo prazo.

Identifique as metas da empresa

A definição de KPIs em BI está diretamente ligada à estratégia da empresa. Suas metas e seus objetivos precisam estar à frente nesse momento, ao passo que os indicadores serão definidos justamente para ajudar a acompanhar o desenvolvimento da companhia em direção ao que se pretende alcançar.

Os KPIs devem ser apenas reflexos dessas metas, servindo como ferramenta para observar o processo de chegada até elas. É necessário ter precisão ao escolher indicadores que são muito comuns a outras empresas, já que nem sempre eles são interessantes para todas as organizações.

Um novo negócio, por exemplo, tem maior interesse por indicadores que mostrem a conquista de novos clientes. Uma empresa já estabilizada, no entanto, requer KPIs voltados à fidelização de público e que mostrem a eficácia das campanhas de marketing.

Defina benchmarks

Um benchmark de qualidade é fundamental para entender quais indicadores são utilizados pelas demais empresas do mercado. Vale também uma observação mais cuidadosa para analisar as metas da sua empresa, ou seja, o uso estratégico do KPI como ferramenta. O benchmark dá uma perspectiva sobre o que outras companhias similares costumam acompanhar.

Se um negócio de tamanho, moldes e estratégias semelhantes ao seu dá atenção a determinado KPI, certamente ele também será importante para sua empresa. Ao definir esses benchmarks, ou seja, bases de comparação, é possível se manter em bom nível de competitividade com os concorrentes do mercado.

Analise a possibilidade de mensuração

Para qualquer métrica definida, é importante entender se ela realmente pode ser acompanhada de forma contínua. Não é diferente com os KPIs, já que esses indicadores representam o desempenho a longo prazo (não somente números estáticos) e devem gerar retornos quando são analisados.

Para tanto, opte sempre por KPIs que sejam quantitativos, não subjetivos. Em vez de definir indicadores que mostrem o desenvolvimento da empresa, por exemplo, trabalhe com aqueles que indiquem o aumento do ticket médio, dos lucros e de outros números concretos.

A análise em relação ao crescimento do negócio é algo que depende da observação de um conjunto de fatores, ou vários KPIs. Como já citamos, esses indicadores são ferramentas para o entendimento da situação do negócio em vários setores.

Capture dados de boas fontes

Os KPIs em BI dependem sempre de boas fontes. Indicadores só podem ser definidos e acompanhados se o trabalho de captação e o gerenciamento forem realmente eficientes, o que está ligado à busca por dados mais relevantes ao negócio.

Uma solução de BI é capaz de se integrar com softwares, plataformas e redes sociais para vasculhar e recolher todas essas informações. Assim, é possível ter uma captação não só quantitativa, com um bom volume de dados à disposição, como também qualitativa, retendo dados realmente relevantes e que traduzem as atividades da empresa em vários setores.

As vantagens de trabalhar com KPIs em BI

Definir KPIs em BI proporciona uma série de vantagens para a gestão e os resultados de uma empresa. A seguir, entenda melhor quais são os principais benefícios obtidos e o impacto que eles geram nas organizações.

Maior rentabilidade na empresa

Uma empresa capaz de gerenciar suas atividades de vendas também estará sempre sob controle dessas métricas. Os indicadores do segmento permitem entender os resultados e, naturalmente, seguir trabalhando para que eles se desenvolvam cada vez mais.

A busca por melhores resultados nos KPIs não é apenas um esforço para que os números sejam mais impactantes. Se o ticket médio do negócio estiver baixo, é preciso entender o que faz o consumidor comprar menos toda vez que ele visita o varejo físico ou um e-commerce.

A partir daí, trabalhos específicos serão feitos para aumentar esse KPI. Na prática, haverá mais vendas e maior rentabilidade no negócio.

Redução de custos gerenciais e operacionais

O trabalho com KPIs em BI também é muito importante quando aplicado em questões gerenciais e operacionais da empresa. Para manter um negócio funcionando, é preciso ter investimentos regulares, além de arcar com despesas básicas.

Mesmo que sejam valores essenciais, eles ainda podem ser acompanhados de perto para buscar sempre a redução de custos. Se um indicador de despesas mensais está alto, certamente será um ponto de partida para a busca do entendimento desses valores.

A partir daí, um trabalho de redução é buscado para diminuir os valores que a empresa precisa aplicar mensalmente. Em contrapartida, isso significa maior capital para investimentos estruturais estratégicos, algo que só é possível se houver o acompanhamento fixo por meio de um KPI.

Base para a tomada de decisões estratégicas

Os gestores estão sempre na iminência de tomarem decisões que serão impactantes no futuro da empresa. Para dar esses passos, é preciso ter o máximo de certeza, além de informações, análises e perspectivas concretas. Talvez o principal benefício de usar KPIs em BI é realmente ter base para a tomada de decisão estratégica.

A realidade de desempenho mostrada pelos indicadores ajuda a entender a companhia de maneira ampla, graças ao uso de KPIs dos diversos setores do negócio. Uma vez que o gestor tem ciência da realidade da empresa por meio desses dados concretos, consegue uma base sólida para fazer análises e, então, definir os rumos da empresa.

Os principais KPIs que uma empresa pode gerenciar

Determinados KPIs são básicos e de extrema importância para qualquer empresa. Talvez alguns deles não façam sentido no momento atual da sua companhia, mas com certeza serão importantes no futuro, especialmente se o negócio se desenvolver. Confira a seguir alguns dos principais indicadores utilizados:

Taxa de conversão: resultado da quantidade de vezes que sua empresa consegue uma conversão, ou seja, a execução de uma Ação proposta e aceita pelo consumidor;

Ticket médio: valor médio gasto por clientes em compras feitas com a empresa;

Taxa de contato: resultado dos contatos feitos com a empresa para um atendimento;

Custo de aquisição de cliente: investimento necessário para conquistar um cliente;

Receita de vendas: retorno financeiro obtido com as vendas que a empresa realizou;

Captação de clientes: corresponde a quantos novos clientes foram conseguidos em determinado período.

A utilização de KPIs em BI é fundamental para proporcionar às empresas um amplo acompanhamento de métricas que façam a diferença. Assim, é possível ter sempre uma base de análise para providenciar mudanças estratégicas ou fortalecer setores que apresentem um bom desempenho.

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