Intranet Corporativa: como engajar e otimizar os resultados do seu time

Entenda como a Intranet Corporativa é uma poderosa ferramenta para potencializar equipes presenciais e remotas.

A primeira coisa que vem à mente quando falamos em Intranet Corporativa é a comunicação!

E não é para menos, afinal, a melhoria da comunicação entre os colaboradores — mesmo em diferentes setores — é um dos grandes benefícios que uma boa intranet pode entregar.

Mas as vantagens e facilidades que você pode alcançar com uma Intranet Corporativa bem construída vão muito além de um “quadro de avisos digital”.

Entre alguns dos maiores benefícios que ela entrega, podemos citar desde a desburocratização para a entrada de pedidos e benefícios dos colaboradores, até a otimização de resultados e aumento da produtividade.

Neste post vamos te ajudar a entender quais são os outros benefícios e como você pode começar a aproveitá-los.

O que é a Intranet Corporativa?

A intranet é uma rede que utiliza os mesmos protocolos da internet (TCP/IP), mas é restrita para usuários definidos.

No caso de uma Intranet Corporativa, por exemplo, o acesso será restrito aos funcionários de uma empresa e, em geral, o seu acesso precisará ser feito através de um usuário e senha.

Resumindo, é possível fazer as mesmas coisas que na internet — envio de arquivos, mídias, mensagens, armazenamento de dados, etc. — mas, apenas pessoas autorizadas poderão ter acesso.

Intranet nos diferentes ambientes de trabalho

Apesar do nome ‘intranet’ ter surgido há quase três décadas, em 1994, o assunto vem ganhando cada vez mais força nos últimos anos.

E isso se deve, principalmente, às mudanças nas formas de trabalho. Os ambientes de trabalho não são mais restritos ao escritório físico, mas sim um espaço cada vez mais fluido e descentralizado.

Isso fez com que as empresas passassem a buscar soluções que atendessem às suas novas necessidades, como a possibilidade de trabalhar de qualquer lugar e aumentar a colaboração entre os funcionários.

E foi pensando nisso que a intranet começou a ganhar força nos ambientes de trabalho.

Home Office (times remotos e híbridos)

A Intranet Corporativa é a solução perfeita para quem trabalha de casa, já que permite o acesso aos mesmos recursos e informações disponíveis na empresa de forma presencial.

Além disso, ela também é uma ótima ferramenta para manter a comunicação fluida entre os times, independente do modelo de trabalho.

Times de setores diferentes podem trabalhar de forma simultânea em um mesmo arquivo, mesmo sem estarem presentes no mesmo ambiente — não importa se forem salas ou continentes de distância!

Além disso, é possível facilitar e agilizar atividades que antes eram muito burocráticas, como o pedido de um reembolso ou solicitação de férias.

No caso de pedidos de reembolso, por exemplo, basta abrir a aba do site interno para abrir a solicitação e já anexar todos os documentos necessários.

Esse simples cenário já favorece brilhantemente dois lados:

O RH que, além de ter menos interrupções nas rotinas diárias, se beneficia de ter menos documentação e solicitações impressas. Tudo já estará anexado no pedido correto, registrado em nuvem e com fácil localização. O colaborador que não precisará mais interromper a sua rotina e se deslocar fisicamente até o escritório de RH, com inúmeros papéis, ainda correndo o “risco” de precisar voltar por algum documento faltante. Ele pode fazer isso de absolutamente qualquer lugar.

Presencial

A Intranet Corporativa também é uma ótima ferramenta para empresas que ainda trabalham com escritórios físicos.

Além de possibilitar o acesso às informações e às ferramentas da empresa, ela ainda permite o gerenciamento de conteúdo, o que facilita a vida dos gestores de conteúdo.

E isso é especialmente importante para empresas com uma grande quantidade de conteúdo.

O mesmo exemplo das solicitações de reembolso, que falamos acima, funciona perfeitamente para situações de trabalho presencial.

Principais vantagens da Intranet

A intranet é, essencialmente, uma ferramenta que permite a colaboração e facilita o fluxo de informações entre os funcionários. Mas os seus benefícios vão muito além disso.

A Intranet Corporativa é uma poderosa ferramenta para:

• Engajar os times;
• Unir as diferentes áreas da empresa;
• Melhorar a comunicação entre os setores;
• Simplificar o gerenciamento de conteúdo;
• Facilitar o acesso dos colaboradores a benefícios;
• Agilizar burocracias;
• Otimizar a produtividade e os resultados.

A Intranet Corporativa na produtividade

É cada vez mais comum encontrar empresas que utilizam a Intranet Corporativa para otimizar a produtividade dos funcionários.

Alguns dos benefícios que ela pode entregar nesse quesito são:

• Acesso a conteúdos relevantes para o seu trabalho;
• Ferramentas de colaboração — como chat, videoconferência e compartilhamento de arquivos;
• Centralização de informações e dados importantes;
• Gerenciamento de tarefas e agenda.

A Intranet Corporativa na busca por melhores resultados

Além da produtividade, a Intranet Corporativa também pode ser utilizada para melhorar os resultados da empresa.

Alguns dos benefícios que ela pode entregar nesse quesito são:

• Maior colaboração entre os setores da empresa;
• Aumento da visibilidade dos conteúdos produzidos pela empresa;
• Facilitação do gerenciamento de projetos;
• Melhor comunicação entre os funcionários.

Intranet e Employee Experience

Um dos principais pontos de atenção, para uma empresa que realmente queira crescer no mercado competitivo de hoje, é manter e desenvolver um bom capital humano!

Essa é, sem dúvidas, uma das maiores vantagens competitivas que uma empresa pode buscar desenvolver. Afinal, como foi brilhantemente colocado por uma das maiores referências atuais em liderança e gestão, Simon Sinek:

“100% dos clientes são pessoas. 100% dos empregados são pessoas. Se você não entende de pessoas, não entende de negócios”.

E, para isso, é necessário oferecer uma Employee Experience de qualidade, que seja capaz de proporcionar engajamento e satisfação aos funcionários.

Em um ambiente cada vez mais digital, a Intranet Corporativa é a melhor aliada para ajudar na missão de proporcionar uma experiência cada vez mais positiva e inclusiva para os colaboradores.

Ferramentas para uma Intranet bem estruturada

Existem diversas ferramentas que podem ser utilizadas para ajudar na estruturação de uma Intranet Corporativa.

Mas, aqui, vamos focar em uma ferramenta completa, que se destaca por suas funcionalidades completas, sem deixar a simplicidade de lado — Robusta e user friendly… o melhor dos dois mundos?

O Sharepoint!

O Sharepoint é uma ferramenta desenvolvida pela Microsoft, que permite a criação e o gerenciamento de intranets.

1. Possui sistema de gerenciamento de conteúdo;

2. Construtor de páginas e sites eficiente e simples — mesmo para quem não possui conhecimentos em programação CSS ou HTML;

3. Mecanismo de busca avançado;

4. Facilita o trabalho colaborativo;

5. Possui uma curva de aprendizado pequena, graças a sua interface intuitiva e amigável;

6. Possui modelos de sites completos, que facilita a agilidade na criação de páginas — ou mesmo de sites inteiros;

7. Customizável;

8. Alto nível de segurança e divisão de acesso por níveis de permissão.

O SharePoint é uma ferramenta eficaz, fácil de usar, intuitiva e rápida para criar uma Intranet empresarial. Não é à toa que empresas de todos os setores e tamanhos adotam o SharePoint como uma das principais opções para a estruturação de sua Intranet!

Como vimos, a Intranet Corporativa é uma ferramenta essencial para otimizar a produtividade e os resultados da empresa. Além disso, ela também proporciona uma Employee Experience de qualidade, que se destaca por engajar e satisfazer os funcionários.

Para isso, é necessário utilizar uma ferramenta completa, como o SharePoint. Ele oferece diversas funcionalidades, é fácil de usar e intuitivo, além de ser customizável.

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Nele você vai entender:

• Como implementar a Intranet
• Quais questões estratégicas levar em conta na construção da Intranet
• Como definir a estrutura da Intranet
• Os passos necessários para o lançamento da Intranet

Além de descobrir mais sobre o SharePoint e conhecer mais detalhes sobre as características e os benefícios que você pode aproveitar com essa ferramenta.