Gerenciamento de dados: por que utilizar metodologias ágeis como o Scrum

Nos dias atuais, temos um cenário corporativo cada vez mais competitivo e dinâmico, que exige das empresas uma postura sempre atualizada. No setor de TI, em que a velocidades das mudanças é maior do que no mundo “analógico”, para entregar projetos eficazes de forma rápida é necessário adotar novas formas de gerenciamento de dados, que traga, inovação e sejam ágeis.

Para que o gestor de TI consiga atingir os resultados esperados, ele deverá contar com processos que garantam eficiência, qualidade e celeridade nos projetos. Nesse cenário, as metodologias ágeis surgem como ferramentas imprescindíveis, para que a gestão tenha sucesso.

Neste post, vamos entender o que são as metodologias ágeis e os benefícios que esse modelo traz para o gerenciamento de dados. Confira!

O que são metodologias ágeis?

Quem nunca recebeu ou entregou um projeto que não atendia às expectativas iniciais? Entre a elaboração e a entrega, existem muitas etapas, que se mal coordenadas, podem levar os processos para um caminho diferente do esperado. Muitas das vezes os projetos se perdem por mal dimensionamento e acabam sendo deixados de lado, gerando uma frustração por parte do cliente, além de um gasto sem retorno.

Por causa dessas situações que acontecem com frequência, começou-se uma discussão a respeito da efetividade do gerenciamento de projetos realizados no método tradicional de gestão. O modelo em cascata, no que o planejamento do projeto é feito do início ao fim de uma vez só, com a previsão dos recursos, orçamento e atividades antes do trabalho começar, pode travar a produtividade.

Não que seja errado fazer o gerenciamento dessa forma, mas com o mercado cada vez mais dinâmico, com oscilações quase diárias, é cada vez mais difícil lidar com planejamentos engessados, sem flexibilidade.

As metodologias ágeis surgiram como contraponto, pois elas são baseadas em um desenvolvimento interativo, por etapas, permitindo uma reavaliação de rumos. Dessa forma, as entregas dos projetos passam a ser incrementais, formando assim, no final, o projeto completo.

Em suma, podemos definir da seguinte forma: em vez de planejar o projeto em um bloco único e entregá-lo de uma vez só, a metodologia ágil divide-o em pacotes, que vão sendo entregues prontos e no final formam o projeto.

Quais são os principais benefícios das metodologias ágeis?

Por conta da entrega em etapas, as equipes ágeis tendem a lançar os seus projetos de forma mais rápida do que as equipes tradicionais. A produção divida em etapas torna o processo melhor direcionado, com o resultado sempre mais próximo, aumentando a produtividade das equipes.

Isso pode soar estranho a princípio, mas quando os clientes e stakeholders enxergam esse benefício que é gerado no time de marketing, percebem que não há a necessidade de esperar a versão final do produto para começar a utilizar ou comercializar.

Isso é muito comum no desenvolvimento de softwares e aplicativos, em que as equipes disponibilizam versões previas que podem ser avaliadas pelos próprios usuários.

Possibilitam mudanças de prioridade

Como vimos mais acima, os métodos ágeis trabalham por meio de processos incrementais e interativos. Isso potencializa a produtividade e facilita a vida de quem gosta de avaliar os detalhes de um projeto em andamento, para sugerir mudanças de prioridades.

Essas reavaliações permitem aos gestores avaliar a necessidade de remanejamento de recursos e orçamento, evitando desperdícios e custos desnecessários. Essa interatividade gera uma maior participação do cliente e facilita a entrega dos resultados esperados.

Geram um maior alinhamento entre TI e negócios

Infelizmente, ainda existem gestores que não enxergam o potencial que o TI tem de colaborar para o desenvolvimento dos negócios, e tratam o setor como apenas uma engrenagem. Com o advento da transformação digital, cada vez mais o nosso setor se coloca como uma das espinhas dorsais na empresa.

Os métodos ágeis contribuem para que o TI assuma esse papel de protagonista nos negócios, pois há um diálogo direto e frequente entre a equipe e o cliente, o que resulta em um alinhamento maior, e na percepção das ações da tecnologia da informação para as organizações atingirem os seus objetivos.

Oferecem oportunidades para o aumento de qualidade

Um os temas mais recorrentes quando o assunto é gestão, é a qualidade. Não atoa vários seminários e metodologias sobre o assunto acontecem em conferências empresariais. Trabalhos específicos para atingir a excelência em melhoria contínua são incessantemente pregados dentro das corporações.

Mas é necessário que as preocupações com qualidade passem da teoria para a prática, e as metodologias ágeis permitem isso. Quando a equipe trabalha por etapas, isso reduz a margem de erros, o que automaticamente aumenta o nível de qualidade e possibilidade de atingir as expectativas do cliente.

Garantem uma maior visibilidade dos projetos

A visibilidade e transparência são primordiais para que haja uma maior organização e alinhamento do projeto durante o seu andamento. Os métodos ágeis trazem ferramentas, como burndown-charts e card walls, que suprem essa necessidade e permitem o bom acompanhamento de forma prática da evolução de um projeto.

Reduzem os riscos

Se for implementado de forma correta, os métodos ágeis contribuem para a redução da margem de erro de um projeto. Isso acontece porque, com os ciclos curtos e incrementais, torna-se possível a entrega de produtos om potencial de utilização, permitindo uma análise de suas funcionalidades e de atingimento dos reais objetivos, reduzindo bem os riscos de uma entrega insatisfatória.

Simplificam os processos

Se os processos tradicionais trabalham em cima de blocos inteiros, aumentando a complexidade por analisar o projeto como um todo e desde o começo ficar focada na solução final, nos métodos ágeis os processos são adaptativos, com metas mais curtas e tangíveis a cada etapa. Isso gera um ganho de tempo e agiliza as entregas, além de facilitar a compreensão.

Diminuem os custos

Quando você trabalha com métodos ágeis, isso reduz as possibilidades de desenvolver funcionalidades que se tornam inúteis ou pouco proveitosas em um projeto. Os ciclos são mais curtos e os feedbacks mais frequentes, permitindo um remanejamento recorrente, o que aumenta as possibilidades de entregar as funcionalidades necessárias para o usuário final.

No método tradicional, o planejamento já define todos os passos de forma estática e o projeto já começa com uma base que se mantém até o final, se algo falhar, dependendo do nível em que o trabalho já estiver, esse retrabalho poderá custar caro. Nesse cenário, as metodologias ágeis chegam para ajudar na redução de custos.

Mantêm as equipes mais motivadas

A motivação é maior quando os objetivos estão mais próximos, pois temos a recompensa dos nossos esforços. É evidente que, como profissionais de alto nível, temos sempre que pensar a longo prazo, mas se temos pequenas recompensas durante esse ciclo, o nível de produtividade tende a se elevar.

Os métodos ágeis mantêm um ritmo de trabalho com entregas frequentes, com um ritmo que intercala trabalho e feedback, aumentando a velocidade de execução, diminuindo os custos, aumentando a produtividade e reduzindo a necessidade de horas extras.

Fazem uma melhor gestão de equipes

A mobilidade nos trouxe a oportunidade de termos pessoas em cantos diferentes do mundo trabalhando em um único projeto. Os métodos ágeis cooperam para que, mesmo trabalhando de forma remota, as equipes mantenham uma produtividade similar a que teriam os profissionais se tivessem reunidos.

Mais uma oportunidade que a empresa tem de economizar com deslocamentos e recursos, visto que um profissional trabalhando a distância não está gerando custos variáveis para a empresa, como energia, água, internet, alimentação etc.

Com o aumento da capacidade de internet aliada às soluções de computação em nuvem, o gestor poderá manter reuniões via telefone, videoconferências, webinars, entre outras ferramentas que auxiliam nessa aproximação.

O que é Scrum?

Agora que você já conhece os principais aspectos das metodologias ágeis, vamos nos aprofundar em uma das mais utilizadas: a Scrum. Em resumo, podemos dizer que ela é uma metodologia que contribui para que as equipes trabalhem coletivamente em busca de um objetivo em comum. Esse modelo visa materializar essa proposta com pequenas entregas de valor individual, que na somem e agreguem valor ao objetivo coletivo. Vamos entender melhor como isso se dá na prática.

Para que haja o alcance de um objetivo em comum, esse modelo propõe que haja uma espécie de autogestão entre as equipes. Cada colaborador passa a ter responsabilidade pelas ações que tiverem sob suas conduções e trabalha para conseguir os recursos para a viabilidades dessas de forma proativa e autônoma.

O que favorece esse tipo de modelo é que seja dada a visibilidade a todas as atividades que estiverem em andamento ou que foram mapeadas no planejamento, para estimular o engajamento dos envolvidos e o acompanhamento dos membros da equipe, descentralizando a gestão que estaria toda com o gerente.

Você deve estar se perguntando, como organizar esse modelo para que não haja a perda de foco? Isso se dará com a utilização de quadros que trarão as atividades, mostrando de forma clara o que está pronto e o que ainda falta terminar.

Esse quadro é o popular kanban, muito utilizado por empresas e profissionais que estão em busca de organização em suas rotinas. Ele fica exposto nas salas de reuniões e serve como “alerta” fixo para que a equipe não perca de vista cada detalhe do projeto.

Outra premissa relevante que a metodologia Scrum apresenta é a possibilidade de estabelecimento de prazos mais curtos e plausíveis, permitindo que, semanalmente, as entregas sejam concluídas e comunicadas para os membros da equipe. Dessa forma, todos trabalham com foco em dar um passo de cada vez.

Outra característica importante desse modelo é a flexibilidade, que nada mais é do que a capacidade de adaptar-se a mudanças, evitando projetos engessados e fazendo com que eles fiquem alinhados às alterações de projetos empresariais.

Quais são as diferenças entre ágil e tradicional?

No começo do texto, fizemos um panorama das metodologias ágeis estabelecendo alguns fatores de comparação com as metodologias tradicionais. Neste tópico, vamos contextualizar melhor quais são essas diferenças de forma prática na atuação direta dos projetos.

Podemos resumir os pontos de diferenciação entre a gestão de projetos tradicionais e métodos ágeis com os seguintes pontos. Veja!

Muda a interação

Mais do que mudar as ferramentas e processos, as metodologias ágeis priorizam a interação entre os membros da equipe, garantindo uma maior fluidez e capacidade de mudanças de acordo com os feedbacks.

Prioriza as entregas

É claro que as documentações são importantes, mas a prioridade deve ser sempre o pleno funcionamento do software ou o tipo de entrega que está prevista em cada etapa, para que o resultado final esteja alinhado às expectativas dos clientes.

Mantém o foco nos ajustes

O SLA serve para formalizar os acordos e definir as bases de um projeto, mas o que garantirá o bom andamento do projeto são os ajustes do caminho de acordo com os feedbacks dos clientes e as mudanças que o processo mostrar necessárias. É importante responder rapidamente às mudanças.

Como é feita a aplicação dos métodos ágeis além do setor de TI?

Uma boa implementação de uma metodologia ágil depende de uma mudança de cultura organizacional de forma robusta. Há uma mudança drástica na forma de trabalho, que demandará muito mais agilidade, integração, flexibilidade e proatividade. O primeiro passo é modificar as rotinas e seguir 4 pilares:

Utilização de ferramentas adequadas aos processos de trabalho;
Maior interação entre times e pessoas;
Colaboração constante com o cliente;
Capacidade de responder a mudanças sem que isso gere atrasos.

É importante que os métodos ágeis sejam encarados como ferramentas valiosas para uma empresa, por isso é importante que o gestor saiba fazer uma avaliação de como cada metodologia será aplicada no ambiente de trabalho e que impactos causará.

As equipes trabalharão lado a lado com foco na solução de problemas e no atendimento das demandas externas. Aliado a isso, é preciso que haja um trabalho específico de flexibilização de rotinas e otimização no uso das ferramentas.

Assim, será possível que os colaboradores mantenham um alto nível de produtividade com a manutenção e uma boa rotina de trabalho, mesmo com as mudanças inerentes. Dessa forma, as metodologias conseguirão gerar mais competitividade para as empresas.

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