Confluence: A ferramenta que você precisa conhecer!

O diálogo e a troca de informações entre profissionais e equipes é uma das tarefas diárias básicas e mais importantes dentro de uma empresa. E o que todos buscam, é que esse trabalho ocorra de forma mais otimizada possível, pois, na maior parte das vezes, os colaboradores precisam ter acesso às informações ou documentos de forma fácil, segura e rápida. E foi pensando na necessidade crescente dos profissionais e empresas, que a Atlassian, ainda no ano de 2011, lançou a primeira versão em nuvem do Confluence.

De lá para cá, o software passou por diversos upgrades e hoje é considerada uma das melhores ferramentas de gestão, possibilitando o armazenamento, a documentação de tarefas e processos, o compartilhamento instantâneo e o trabalho colaborativo entre os usuários. Viabilizando a interação entre profissionais, times e setores apenas com alguns cliques.

Confluence: o que é?

O Confluence é uma ferramenta de documentação corporativa que permite a interação, por meio do armazenamento e compartilhamento de informações, entre colaboradores e diferentes equipes de trabalho. Se tornando uma ferramenta essencial para a otimização do trabalho colaborativo executado entre setores distintos e permitindo que informações sejam acessadas de forma fácil, organizada e rápida por todos os usuários autorizados.

Hoje, a maior parte das empresas que possuem o trabalho colaborativo como essência de sua organização, necessitam de uma ferramenta de documentação de informações como o Confluence, pois, através dela é possível realizar a centralização de registros de informações em uma única base, de forma rápida e acessível.

O Confluence foi projetado para ser um aplicativo que desempenhasse as funções de um sistema de gerenciamento de conhecimento empresarial, permitindo que a sua construção e edição se desenvolvessem de forma colaborativa e simples como um wiki.  Devido às necessidades apresentadas por seus clientes, a ferramenta evoluiu para um software que integra uma plataforma colaborativa, denominada groupware.

Quem nunca precisou de um documento ou resolver um problema e para isso teve que buscar em uma lista imensa de e-mails antigos, procurar por backups em máquinas que já não são mais usadas, ou demorou horas para conseguir contato com o profissional que realmente sabia como resolver a questão e ainda interrompeu o trabalho desse colega?

Acreditamos que todos já passaram por isso em algum momento, perdendo tempo e energia em algo que poderia ser rapidamente resolvido, se todas as informações estivessem disponíveis em um só lugar.

E é para resolver problemas como esse e inúmeros outros que o Confluence foi criado. Com ele, é possível documentar processos, criar repositórios, organizar tarefas em um espaço pessoal, criar onbordings para novos colaboradores, compartilhar informações com diversas equipes e até mesmo, realizar o treinamento de times.

Uma base perfeita para o gerenciamento de conhecimento de uma empresa, e com capacidade de unir e organizar informações de forma acessível e rápida, onde toda a sabedoria, experiência e cultura da empresa estará disponível para ser acessada e compartilhada por seus colaboradores de forma segura, rápida e em um só lugar.

Quais são as principais características do Confluence?

Abaixo iremos listar as principais características dessa ferramenta que vem sendo utilizada por mais de 75 mil clientes no mundo todo e ganhou o coração de diversas organizações como: Nasa, The New York Times e LinkedIn.

As principais características do Confluence são:

Facilidade: por se tratar de uma ferramenta bastante intuitiva, possibilita que os projetos e atividades colaborativas sejam realizados de forma simples, acessível e transparente.

Segurança: todos os dados armazenados são criptografados em trânsito e em repouso.

Agilidade: através daconcentração de dados, informações e documentos em uma mesma base, o trabalho dos profissionais e equipes pode ser realizado com agilidade, otimizando o desempenho de todos.

Acessibilidade: o Confluence é uma ferramenta de fácil acesso e interação, que permite a edição conjunta e simultânea de documentos e arquivos.

Dinâmica:  através de um conteúdo dinâmico, a ferramenta permite a integração com o Jira, e outros softwares como Trello, Slack, Office, Invision, Dropbox, Google Drive, Box.  

Versatilidade: permite a incorporação de áudios e o embed de vídeos.

Eficiência: possibilita a realização de consultas amplas, como por data, autor da página e tipos de conteúdo, como gráficos, por exemplo, com apenas alguns cliques.

Organização: auxilia no monitoramento dos projetos e atividades colaborativas, permite a adição de comentários, e a realização de feedbacks durante todo o processo. Além de, contribuir diretamente para o avanço do trabalho através de anotações de reuniões que podem se tornar ações, até a criação de projetos futuros. Fomentando sempre a participação das equipes através de um espaço de trabalho flexível e otimizado.

Como o confluence funciona?

O Confluence pode ser entendido como uma área de trabalho coletiva, onde toda a equipe de profissionais ou de diferentes times podem trabalhar de forma colaborativa. Ele reúne de forma organizada de fácil acesso e em um só lugar, diversas informações de vários projetos, equipes e setores.

Para que os profissionais tenham acesso a essas informações, o administrador pode criar um ou mais espaços para diferentes equipes da empresa e, nesse local, incluir as informações que são relevantes para o setor.

O Confluence disponibiliza uma variedade de templates, que podem auxiliar e acelerar os processos de armazenamento e organização das informações. Os modelos disponíveis são apresentados pela ferramenta, divididos por finalidade, tais como:

• Trabalho em equipe;
• Parceiros;
• Executivo;
• Estratégia de negócios;
• Design;
• Documentos e relatórios;
• Recursos Humanos;
• Recrutamento;
• Marketing e Vendas;
• Gerenciamento de produtos;
• Planejamento de projetos;
• Desenvolvimento de software;
• Suporte;
• Produtividade

Todo o conteúdo incluído e armazenado na ferramenta, é organizado em “espaços” e esses espaços são um conjunto de páginas.

Ao criar um novo espaço do início, você poderá escolher a modalidade a qual as informações pertencem. A ferramenta apresenta algumas opções para auxiliar na criação, são elas: Espaço em branco, Espaço pessoal, Base de conhecimento, Espaço da Equipe, Espaço de documentação e Espaço para projetos de software.

Já dentro desses espaços é possível criar novas páginas, podendo iniciar com páginas em branco, ou com base em algum modelo já disponível, como: post do blog, compartilhar links, decisões, lista de arquivos e notas sobre uma reunião.

Esses espaços e páginas podem atender as mais diversas necessidades da sua equipe ou empresa. Nele é possível, escrever o rascunho de um projeto, realizar anotações de uma ata de reunião ou incluir e compartilhar fotos e vídeos de um workshop da empresa. Além do armazenamento e organização das informações, outra grande vantagem do Confluence, é que ele proporciona e fomenta um espaço de diálogo entre os colaboradores.  Sendo possível, iniciar discussões sobre um determinado tema, troca de informações formas de resolução de problemas comuns aos profissionais, otimizando assim, o tempo de trabalho e proporcionando um ambiente fértil e rico para a troca de ideias e informações.

Além disso, o Confluence permite que os documentos sejam editados de forma colaborativa. Evitando que os profissionais percam tempo em trocas intermináveis de e-mails para realizar ajustes em um documento. No Confluence, todos os membros autorizados da equipe, podem realizar alterações, o que gera uma grande economia de tempo e esforços.

3 funções do confluence que podem revolucionar a interação e a produtividade da sua empresa

O Confluence oferece diversos benefícios para seus usuários, mas existem 3 funções que podem impactar positivamente a forma como os colaboradores da sua empresa experienciam o trabalho e as rotinas diárias, auxiliando diretamente na economia de tempo e no aumento da produtividade. São elas:

Centralidade, transparência e otimização do trabalho

Através da organização das informações dispostas no Confluence, todos os colaboradores de um time, ou de distintas equipes podem acessar informações e arquivos com apenas alguns cliques. A ferramenta proporciona maior transparência em relação ao que está sendo desenvolvido pelo setor e o que ainda precisa ser realizado. Permitindo assim, que os profissionais possam se organizar melhor e eleger a forma mais adequada de executar suas tarefas. Além disso, o Confluence permite que todos os colaboradores saibam em que etapa do projeto cada profissional está trabalhando, resultando numa maior integração da equipe e contribuindo diretamente para o alinhamento das equipes.

As funções disponibilizadas pelo Confluence tornam o ambiente de trabalho mais centralizado e cooperativo, pois, todos os projetos e arquivos estão reunidos no mesmo local, e disponíveis para a busca.

Com a economia de tempo e energia, ao buscar informações e a praticidade de encontrar soluções através do compartilhamento entre os colaboradores, o trabalho dos profissionais é otimizado e toda a empresa pode desfrutar dos resultados.

Monitoramento do andamento de atividades e projetos

Uma das mais apreciadas funções que o Confluence possibilita, é a ausência da necessidade de diversas e longas reuniões para resolver problemas relativamente simples. Com o espaço de trabalho oferecido pela ferramenta, que é voltado para a transparência e cooperação, o processo de monitoramento de atividades e projetos da empresa, é bastante acessível e objetivo, pois, todas as informações estão à disposição de seus usuários.

Outra vantagem da ferramenta, é que, a partir de qualquer novo comentário, curtida ou inserção de novas informações em um projeto, os membros da equipe são notificados. Impedindo assim, que informações e alterações importantes se percam no repositório. Dessa forma, um desenvolvedor, por exemplo, consegue acompanhar o que outros membros da equipe estão fazendo e se manter alinhado com o grupo.

O Confluence também é uma ótima ferramenta para os gestores, pois, através dele, é possível desenvolver feedbacks contínuos dentro dos projetos. Permitindo que o responsável pelo projeto adicione comentários em qualquer página do software. Otimizado assim, o tempo que seria usado com reuniões ou elaboração de e-mails de feedback.

Personalização, agilidade e maior comunicação entre profissionais e equipes

O Confluence oferece diversos recursos que permitem a criação e inserção de arquivos em diferentes formatos, como conteúdos multimídias, elaboração de informativos, anotações sobre insights e atas de reunião. Por se tratar de uma ferramenta altamente versátil, é possível realizar a personalização da mesma, da forma fácil e que melhor atenda às necessidades e demandas de cada equipe.

Além da possibilidade de personalização e alta versatilidade, o Confluence outra vantagem oferecida pela ferramenta é a agilidade e potencialização da comunicação entre os profissionais da empresa.

Se antes, para conversar, trocar ou sugerir alguma nova ideia, era necessário marcar reuniões que dependiam da disponibilidade de cada integrante ou acompanhar longas trocas de e-mails, com o Confluence, os membros das equipes conseguem adicionar comentários, curtidas e mensagens em tópicos específicos e se comunicar de forma rápida e integrativa.

As funcionalidades apresentadas pela ferramenta, proporcionam e fomentam um ambiente de diálogo e de trocas, aberto para discussões que facilitam e contribuem para soluções inovadoras e um melhor clima dentro da empresa.

Além das 3 funcionalidades descritas acima, o Confluence também é uma ótima ferramenta para diversas outras finalidades e demandas cotidianas.

Como obter o Confluence?

As atas de reuniões, planilhas, documentos, entre outros tipos de arquivos, antes enviados por e-mail para os colegas de trabalho e arquivados de forma descentralizada, resultando em desorganização, sofrem uma verdadeira revolução com o Confluence, pois, os registros ficam ordenados e acessíveis a todos os envolvidos em uma tarefa em comum, sem a necessidade de interromper e solicitar informações aos demais colegas, sempre que surgir a necessidade de acesso à algum registro ou documento específico. 

Organizado por espaços a serem criados, de forma privada ou coletiva, o Confluence também pode ser utilizado como base de conhecimento, ou de documentação, ou ainda de projetos específicos. O software oferece inclusive modelos de páginas, denominados templates, e permitir também, a criação de novas páginas a partir das necessidades percebidas pelos seus usuários, através de arquivos de diferentes formatos, tudo de forma colaborativa. Os modelos disponibilizados permitem uniformidade na organização dos documentos, propiciando maior facilidade e alinhamento.

O Confluence pode ser obtido em três diferentes formas:

Free: Versão gratuita, com até 10 usuários e com armazenamento disponível de 2GB de arquivos, e com disponibilidade de suporte da comunidade usuária do software. Esse plano é perfeito para pequenas equipes de trabalho.

Standard: Versão paga com permissão para até 20 mil usuários, 250GB de armazenamento de arquivos, com suporte do Confluence durante horário comercial. Essa modalidade é voltada para empresas e equipes em crescimento.

Premium: Como a versão anterior, essa também é paga e pode ser utilizada por até 20 mil usuários. As diferenças entre essa modalidade e a anterior, estão no armazenamento e no suporte: o armazenamento de dados é ilimitado e o suporte disponível do Confluence encontra-se disponível durante 24 horas. Essa versão foi desenvolvida e é uma ótima opção para empresas. 

Enterprise: Essa modalidade se iguala a anterior, com a diferença de estar voltada a empresas de grande porte, com necessidade globais, e oferece a possibilidade de realização de cobrança anual. 

Os valores cobrados pelas diferentes versões pagas baseiam-se no número de usuários que utilizarão o serviço, com exceção da última modalidade.

Todas as opções ofertam páginas e espaços em diferentes versões, marcos, ramificação de página estruturada, versões de páginas, biblioteca de melhores práticas em templates, permitindo a vinculação de outros aplicativos e integrações. As modalidades a partir da versão Standard, oferecem ainda permissões para páginas e espaços, arquivamento e desarquivamento de páginas e dados de páginas. Além disso, modalidades Premium e Enterprise disponibilizam a opção de análise de dados.

O administrador, em todas as versões, tem acesso à captura de contas e verificação de domínio e ainda o gerenciamento da duração da sessão (desktop).

As modalidades Premium e Enterprise oferecem uma chave de administração, cópia de permissões dos espaços criados, controle de lançamentos e Sandbox. Além disso, o Confluence está trabalhando em novas possibilidades que logo serão disponibilizadas.

Diversas empresas já utilizam o Confluence como ferramenta de documentação corporativa como: Blend, HubSpot, Audi, Linkedin, Docker, The New York Times, entre outras.