Alocação de Squads x Outsourcing: quando optar por cada um 

Há decisões que parecem simples até a hora de colocá-las no papel. Definir se um trabalho deve ser feito por squads alocados ou por outsourcing é uma delas. Para quem lidera TI em setores consolidados — indústria, logística, saúde, varejo, finanças, energia — o dia a dia já é intenso: sistemas legados, integrações sensíveis, prazos curtos, equipe enxuta, orçamento pressionado e, ao mesmo tempo, uma nova expectativa do board de que a tecnologia gere eficiência real e abra espaço para inovação. Nesse contexto, escolher o modelo de execução certo não é um tópico acadêmico: é uma decisão que afeta custo, risco, velocidade e, no fim do mês, a reputação da TI como área estratégica. 

Esse post tem como objetivo ajudar você a reconhecer rapidamente quando squads fazem mais sentido, quando outsourcing traz mais valor, e como combinar os dois sem aumentar o “custo oculto” de coordenação, retrabalho e fricção entre times. 

Quer saber mais? Continue a leitura! 

O ponto de partida: o que realmente está em jogo 

Antes de falar de modelos, vale alinhar o problema. Quando alguém pergunta “vamos de squads ou outsourcing?”, na verdade está tentando resolver quatro tensões ao mesmo tempo: 

1. Velocidade: quão rápido preciso entregar algo que realmente resolva o problema do negócio? 

2. Risco: o quanto posso brincar com mudanças perto de sistemas sensíveis sem quebrar nada? 

3. Custo: quanto consigo prever do orçamento total, não só a linha do contrato? 

4. Conhecimento: quem precisa aprender e reter o “como a casa funciona” para que a operação siga estável? 

Se tecnologia não é o core do seu negócio — mas é o motor para eficiência e novas receitas — essas quatro perguntas formam a moldura da decisão. E é dentro dessa moldura que squads e outsourcing brilham em momentos diferentes. 

O que é alocação de squads? 

Squads alocados são times multifuncionais, dedicados a um problema ou produto, que trabalham próximos do negócio. O valor desse modelo aparece quando o problema exige aprendizado contínuo: cada entrega ensina algo novo que melhora a seguinte. É o caso de produtos digitais com regras específicas da empresa, integrações muito particulares, ou mudanças que dependem de conversas com áreas como Operações, Comercial e Financeiro. Aqui, proximidade e contexto valem ouro. Quanto mais singular for o seu ambiente, mais sentido faz ter um time que aprende os atalhos, entende o “sotaque” dos dados e evita refazer o mesmo caminho. 

Com squads, você tende a ganhar em velocidade de entendimento do problema, reduzir retrabalho em integrações e tomar decisões melhores porque quem executa também vê o impacto. O preço a pagar é um custo de base mais alto do que um serviço tabelado por chamado, e a necessidade de uma governança clara para que o time não vire um “mini departamento de TI” sem foco. 

O que é outsourcing? 

Outsourcing funciona muito bem quando o trabalho é padronizável e mensurável. Pense em sustentação com rotinas definidas, atendimento em turnos, migrações com roteiro repetitivo, ou operações que dependem mais de escala do que de contexto. O ganho está em previsibilidade de custo, cobertura 24×7 quando necessário e disciplina operacional. É o território das SLA (acordos de nível de serviço), das filas bem definidas e do “feito do mesmo jeito toda vez”. 

O cuidado aqui é não empurrar para outsourcing algo que ainda não está pronto para ser padronizado. Se o processo muda toda semana, se a regra de negócio depende de conversa diária com uma área, ou se a integração é frágil e precisa de decisões finas, o risco de incidentes e retrabalho sobe rápido — e a falsa economia some no primeiro mês. 

A pergunta que corta caminho 

Se você lembrar de uma única pergunta deste artigo, que seja esta: 

“O valor vem do aprendizado contínuo do time ou da repetição confiável do processo?” 

Se a resposta for aprendizado contínuo, a alocação de squads costuma vencer. Se for repetição confiável, outsourcing tende a entregar melhor. E, em muitos casos, a resposta é “dos dois” — o que nos leva ao próximo ponto. 

O híbrido que evita o custo oculto 

Na vida real, poucas empresas conseguem ficar só com um modelo sem pagar algum preço. O arranjo mais saudável costuma separar assim: 

• Squads cuidam do que é core, do que muda com frequência, do que pede conversa com o negócio e decisões de produto. É onde a retenção de conhecimento faz diferença. 

• Outsourcing assume o que é estável, com roteiro claro, metas de atendimento, picos previsíveis e necessidade de escala (turnos, plantão, cobertura nacional/internacional). 

Esse híbrido não é “meio termo”; é uma divisão inteligente de trabalho. O segredo é governança única. Duas torres de controle, dois catálogos de serviço e métricas que não conversam quase sempre acabam em culpa cruzada, coordenadores exaustos e um gasto significativo escondido em planilhas paralelas. Uma governança única define quem é dono de quê, como medir o que importa e como as mudanças chegam ao ambiente sem surpresas. 

Um jeito simples de decidir: proximidade e variabilidade 

Vamos traduzir o dilema em uma régua de bolso, fácil de usar numa reunião com o board: 

• Proximidade ao core: quanto mais perto do “jeito de fazer negócio” da sua empresa, maior a chance de precisar de squads. 

• Variabilidade da demanda: quanto mais o trabalho muda, mais os squads se adaptam; quanto mais repetitivo e previsível, mais o outsourcing rende. 

Cruze as duas ideias. Core + variável aponta para squads. Não core + estável aponta para outsourcing. Nos quadrantes mistos, vale pilotar e medir. 

O que o os decisores querem ver 

Para defender a escolha, evite slides lotados de termos técnicos. Mostre quatro medidas que qualquer executivo entende: 

1. Tempo de entrega: quanto tempo leva para sair do “preciso disso” ao “está em produção”. 

2. Confiabilidade: quantos problemas são gerados por mudanças e em quanto tempo se resolve. 

3. Custo por resultado: quanto custa entregar um conjunto de funcionalidades ou manter um serviço no ar dentro do combinado. 

4. Retenção de conhecimento: o quanto o time depende de heróis ou de uma única pessoa para funcionar. 

Coloque squads e outsourcing lado a lado nesses quatro e deixe os números contarem a história. A decisão deixa de ser “sua opinião contra a minha” e vira um comparativo claro de valor. 

Quando squads tendem a ganhar 

Imagine que sua empresa vai modernizar um sistema que conversa com finanças, fiscal e logística. Cada mudança passa por regras específicas da sua operação, e cada integração tem suas pegadinhas. A cada entrega você descobre uma exceção nova. Aqui, o maior risco não é o custo por hora — é errar caminho e ter de refazer. Squads se pagam por reduzir esse retrabalho, por antecipar falhas de integração e por encurtar a distância entre TI e negócio. 

Outro cenário clássico é o de produtos em evolução: você lança uma primeira versão, mede uso real e ajusta. O que faz a versão 2 ser melhor não é ter mais pessoas apertando parafusos, e sim aprender com dados e refinar prioridades. Squads, com autonomia e foco, produzem esse ciclo de aprendizado. 

Por fim, há o tema dados e confidencialidade. Quando o serviço pede acesso amplo a informações sensíveis, ou envolve fórmulas comerciais e lógica de preço, faz sentido manter o trabalho em times que respondem diretamente à sua gestão, com controles de acesso sob o seu guarda-chuva. 

Quando outsourcing tende a brilhar 

Agora pense em um atendimento 24×7 com volume grande e regras bem estabelecidas, como serviços de suporte de primeiro e segundo nível, operação de plataforma, gestão de filas ou atividades de campo. Aqui o valor está em escala, cobertura e disciplina. Um parceiro que vive esse tipo de operação consegue distribuir turnos, padronizar rotinas, automatizar o que se repete e cumprir prazos de atendimento com previsibilidade. 

Outsourcing também é poderoso em picos sazonais. Black Friday, fechamento fiscal, matrículas, campanhas que dobram o acesso… Se você sabe quando a maré sobe, faz sentido contratar a capacidade extra sob um acordo claro, e depois reduzir quando a maré baixa, sem carregar custo fixo o ano inteiro. 

Há ainda os projetos de migração com roteiro claro. Se você tem um runbook bem escrito, ambientes definidos e critérios de pronto muito objetivos, terceirizar a execução libera seu time core para cuidar dos ajustes finos e da evolução do produto. 

Riscos típicos e como evitá-los 

Do lado dos squads, o risco é virar “time de tudo”: qualquer demanda cai ali e o foco se perde. A cura é clareza de propósito e uma fila de trabalho bem priorizada, com dono e metas claras. Outro ponto é a substituição de pessoas: saia do herói para o processo. Documentação viva, sombras na transição e uma esteira de onboarding encurtam o tempo de ramp-up. 

Do lado do outsourcing, os riscos mais comuns são o lock-in (ficar preso a um fornecedor) e a queda de qualidade quando o processo muda. Resolva os dois com contrato que preveja reversibilidade (transição planejada), exigência de registro de conhecimento e critérios de aceitação claros para mudanças. Se o seu processo ainda muda muito, talvez não seja hora de terceirizá-lo — padronize primeiro, terceirize depois. 

Em ambos os modelos, o inimigo silencioso é o custo oculto de gestão: coordenação, alinhamento, homologação, refazer testes, resolver ruídos entre times. Ao construir o business case, inclua essas horas. É melhor parecer caro no papel do que barato na proposta e caro na operação. 

Como explicar o custo de forma que o board compreenda 

Em vez de debater preços por pessoa ou por chamado, traduza em custo por resultado. Se for desenvolvimento, calcule quanto custa entregar um conjunto de funcionalidades com qualidade e sem voltar atrás. Se for operação, calcule quanto custa manter o serviço estável dentro do combinado, incluindo prevenção de incidentes. 

Uma boa regra prática: comparar o que é comparável. Se você comparar a diária de um desenvolvedor de squad com o preço de um chamado de suporte, vai concluir qualquer coisa. Coloque na mesma unidade. Para squads, mostre entregas por mês e defeitos evitados. Para outsourcing, mostre níveis de atendimento, prazos cumpridos e horas economizadas do seu time interno. E em ambos, some o tempo de quem coordena e aprova — isso também é dinheiro. 

Exemplos do dia a dia 

1) Sistema com 15 integrações críticas. A cada ajuste, três áreas precisam se alinhar. Squads funcionam melhor: aprendem as exceções, criam testes específicos e aceleram o “caminho feliz”. O outsourcing pode apoiar com tarefas de plataforma já padronizadas, mas não deve liderar a mudança do core. 

2) Suporte de plataforma estável, com volume alto de chamados repetitivos. Outsourcing ganha de lavada: escala, automação, cobertura 24×7 e metas de atendimento claras. O seu time interno fica livre para projetos de evolução. 

3) Pico sazonal conhecido. Contrate capacidade extra no modelo terceirizado com início e fim definidos. O squad mantém o que é sensível; o parceiro absorve o excesso. 

4) Produto novo, com muita descoberta. Squads tocam a frente, perto do negócio e das métricas de uso. Outsourcing aparece como esteira complementar para tarefas bem definidas (provisionar ambiente, acompanhar rotinas, cuidar de algo padronizado). 

5) Migração com roteiro repetível. Se o caminho está escrito e testado, outsourcing executa melhor. Seu squad fica na retaguarda, garantindo que padrões e qualidade não se percam. 

Operacionalizando sem complicar 

Em vez de um “plano mágico” com datas bonitas, pense em três movimentos simples e objetivos: 

Mapeie. Liste serviços e produtos e marque dois atributos: quão perto do core eles estão e o quanto variam. Esse mapa já indica o que é candidato a squad e o que é candidato a outsourcing. 

Pilote. Escolha um item de cada coluna. Rode um piloto de squad em algo variável e sensível, e um piloto de outsourcing em algo estável e mensurável. Use as mesmas quatro métricas para ambos: tempo de entrega, confiabilidade, custo por resultado e retenção de conhecimento. 

Escalone com governança única. O que performar melhor, amplia. Mas amplie com uma única torre de controle: catálogo de serviços, papéis e responsabilidades claros, rotas de mudança combinadas e revisão trimestral para ajustar o que não estiver funcionando. 

Esse ciclo não é demorado e traz luz ao debate. Em poucas semanas você passa a discutir fatos, não bandeiras. 

Cultura: o fator invisível que muda tudo 

Modelos são planos. Quem os faz funcionar são pessoas. Em ambientes críticos, o que mantém a casa em pé é uma cultura de donos: cada serviço ou produto com um responsável claro, metas de negócio visíveis e canais de conversa diretos. Squads florescem quando têm autonomia com responsabilidade. Outsourcing dá certo quando o parceiro é tratado como extensão do time, com acesso às informações que precisa e espaço para sugerir melhorias, não só executar ordens. 

Uma boa prática é adotar rituais simples que sirvam aos dois lados: reuniões curtas para checar riscos da semana, um painel único de indicadores, e uma política de mudança que diga de forma objetiva como algo sai da ideia para a produção. Quando todos jogam o mesmo jogo, a troca entre squad e outsourcing deixa de ser uma briga e vira ajuste fino de capacidade. 

Como ir direto ao assunto 

Em vez de termos de moda, leve histórias curtas com números. “Tínhamos uma fila de solicitações que demorava 30 dias; com o squad, caiu para 12 dias e os retrabalhos reduziram 40%.” Ou: “Com o outsourcing, passamos a atender 95% dos chamados no prazo e liberamos 300 horas/mês do time interno.” Conte a história da dor, do experimento e do resultado. Mostre como isso bate no caixa e na satisfação do cliente interno. E deixe claro o que vem a seguir: manter, ampliar, corrigir. 

O erro mais comum e caro 

O erro mais caro é “empurrar” trabalho para um modelo porque sobrou. Não terceirize porque “não tem quem faça”, nem monte um squad porque “tem gente parada”. Ambos os caminhos criam dívidas que se pagam com incidentes, atrasos e desgaste. Decida pelo tipo de problema, não pela folga do momento. 

Outro erro é tentar terceirizar descoberta de produto ou decisões de arquitetura. São atividades que definem o seu diferencial competitivo. Nelas, o parceiro pode apoiar, mas a liderança tem de ser sua, ou de um time que responda diretamente a você. 

Para que você possa se aprofundar ainda mais, recomendamos também a leitura dos artigos abaixo:     

• Veja como fazer uma boa gestão de outsourcing de TI 
• Squads ágeis para TI enxuta: quando vale optar por times alocados especializados 
• Sua empresa precisa gastar menos e operar melhor? Conte com a alocação de squads ágeis 

Conclusão 

No fim do dia, squads e outsourcing são ferramentas. A boa escolha não acontece porque uma é “moderna” e a outra “antiga”, mas porque você entendeu onde está o valor e onde mora o risco. Se o valor nasce do aprendizado contínuo, do contato próximo com as áreas de negócio e de decisões rápidas sobre caminhos ainda em aberto, alocação de squads é a melhor aposta. Se o valor está na repetição confiável, na cobertura em turnos, em metas de atendimento e na disciplina do processo, outsourcing entrega melhor. 

A maioria das empresas bem-sucedidas combina os dois: squads guardando o core e outsourcing escalando o que já é padronizado. O que separa um híbrido saudável de um caos caro é ter governança única, métricas simples e contratos que favorecem a reversibilidade e o compartilhamento de conhecimento. 

Se, ao terminar este texto, você conseguir responder com clareza: “onde preciso aprender rápido” e “onde preciso repetir bem”, a decisão já está 80% tomada. O resto é executar com disciplina e comunicar com transparência. E, sempre que pintar a dúvida, volte à pergunta de ouro: o valor vem do aprendizado do time ou da repetição do processo? A resposta aponta o caminho — sem ruído, sem fé cega em rótulos e com foco no que realmente importa: entregar resultado com menos risco e menos custo oculto. 

Esperamos que você tenha gostado do conteúdo desse post!  

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