Como o SharePoint Server otimiza os fluxos de trabalho de sua empresa?

O Microsoft Sharepoint Server é uma plataforma baseada em portal para criar, gerenciar e compartilhar colaborativamente documentos e serviços da web. Entre seus principais benefícios está a otimização dos fluxos de trabalho nas organizações.

A solução permite que os usuários criem “Portais do SharePoint”, que incluem espaços de trabalho compartilhados, aplicativos, blogs, wiki e outros documentos acessíveis por meio de um navegador.

Neste artigo, você vai entender, em detalhes, como o Sharepoint Server otimiza os fluxos de trabalho nas empresas. Também vai ver como isso se dá na prática. Confira!

Como o Microsoft Sharepoint Server é usado nas empresas?

O Microsoft Sharepoint Server é usado, por muitas empresas, como um sistema de gerenciamento de conteúdo. Como resultado da estreita integração com os aplicativos de produtividade da Microsoft incluídos no Office, muitos administradores o consideraram útil na organização e agregação de dados em um portal baseado na web com taxonomias definidas que estruturam as informações.

A plataforma inclui recursos adicionais como um incentivo para os administradores de sistemas fazerem upgrade do WSS. Eles incluem gerenciamento de conhecimento, organização de processos de negócios e pesquisa corporativa. Fundamentalmente, o Microsoft Sharepoint Server fornece uma plataforma integrada para a criação de aplicativos e portais personalizados baseados na web em ambientes Windows Server.

Para atender às necessidades de funcionários remotos, bem como às preocupações do administrador de sistemas quanto à segurança de dados, por exemplo, o Sharepoint Server pode ser configurado para retornar conteúdo separado. Isso depende de o acesso ser obtido de intranet, extranet ou locais da internet.

Os grupos do Active Directory ou a autenticação de formulários HTML também podem ser adicionados ao Microsoft Sharepoint Server, concedendo diversas permissões a várias partes ou por meio de provedores alternativos.

Tecnicamente falando, os usuários fazem logon em portais da web para editar e criar documentos compartilhados. Esses “portais do SharePoint” são aplicativos ASP.NET hospedados em um servidor e usam um banco de dados do SQL Server.

O Microsoft Sharepoint Server fornece ferramentas de gerenciamento e administração baseadas em navegador da web que permitem aos usuários criar e editar um documento ou biblioteca de documentos de forma independente.

Como o Microsoft Sharepoint Server otimiza a colaboratividade nas empresas?

A edição colaborativa é auxiliada por controles integrados de acesso e revisão, permitindo que os administradores congelem determinados documentos ou restrinjam privilégios de usuário, quando necessário. O Microsoft Sharepoint Server também usa widgets incorporáveis em páginas da web compartilhadas para adicionar funcionalidades. Widgets incluem:

Espaços de trabalho compartilhados e dashboards pessoais;
Ferramentas de navegação;
Listas;
Alertas automáticos, incluindo e-mail e RSS integrado;
Calendário e contatos compartilhados;
Quadros de discussão.

Os usuários criam páginas do SharePoint combinando widgets selecionados em uma página da web. Qualquer editor que suporte ASP.NET pode ser usado para essa finalidade. Mas a Microsoft lançou um editor de HTML WYSIWYG, o Microsoft Office SharePoint Designer, que foi especificamente projetado para essa finalidade.

Como o Microsoft Sharepoint Server otimiza os fluxos de trabalho nas empresas?

Confira, a seguir, um detalhamento de três funcionalidades e recursos que fazem com que o Sharepoint Server seja a plataforma perfeita para otimizar fluxos de trabalho das equipes empresariais.

Formulários personalizados

Um formulário é uma janela ou tela que contém vários espaços para os usuários inserirem dados. Na maioria dos casos, cada campo terá um rótulo (endereço, nome etc.) para que os usuários se orientem sobre o que devem preencher. Quando se trata do Sharepoint, os formulários estão disponíveis para qualquer lista criada por um usuário.

Os formulários do Sharepoint permitem que os usuários adicionem e modifiquem itens. Graças às maravilhas do preenchimento automático, um formulário pode ser preenchido com bastante rapidez.

A Microsoft oferece o SharePoint Designer , que na verdade é uma ferramenta completa de edição de sites, e permite que os usuários trabalhem diretamente com arquivos e propriedades do SharePoint. Tomando uma lista existente do SharePoint, o Designer cria uma nova página .aspx que processa e controla o formulário.

Na prática, os usuários alteram o layout, adicionam texto e gráficos e mostram ou ocultam campos com base em determinados critérios. Não é preciso ser um programador para usar o Designer.

Documentos estruturados

Sobre a estruturação de documentos, são várias as frentes dentro do Microsoft Sharepoint Server. O gerenciamento de conteúdo multilíngue é simplificado por meio de novos modelos de biblioteca de documentos projetados especificamente para manter um relacionamento entre a versão original e diferentes traduções.

Repositórios de documentos gerenciados em toda a empresa ajudam os departamentos a armazenar e organizar documentos comerciais em um local central.

Em suma, ao planejar fluxos de trabalho, fica mais fácil controlar como os documentos se movem de um membro para outro. O SharePoint Server inclui fluxos para tarefas comuns do time, como revisão e aprovação de documentos. Também fornece suporte à criação e instalação de fluxos personalizados de trabalho.

Datasets

Um Dataset do Sharepoint Server é um arquivo XML que armazena informações de conectividade, listas selecionadas e nomes de exibição, juntamente a todas as soluções inseridas pelo usuário, referentes à manipulação de várias colunas de valor.

Essa funcionalidade permite o uso do Sharepoint como um repositório de dados para usá-lo como referência. Os usos típicos incluem integração com DataSet-SQL, espaços de trabalho de teste, modelagem de teste combinatória, análise XSD de consulta e desenho de relatórios.

Na prática, várias listas, do mesmo ou de diferentes sites do Sharepoint Server, podem ser agrupadas em um DataSet. Listas com várias colunas de valor são suportadas. As colunas de pesquisa são usadas para inferir relacionamentos entre as tabelas de dados geradas.

Como criar um fluxo de trabalho com o Microsoft Sharepoint Server?

Para finalizar, veja como é possível criar um fluxo de trabalho otimizado usando o Microsoft Sharepoint Server. Existem, basicamente, dois principais ambientes de criação para Workflow Manager Client 1.0: o SharePoint Designer 2013 e o Visual Studio. Para exemplificar, vamos optar pelo Visual Studio.

Aqui estão os três passos necessários:

Abra Visual Studio e proceda com a criação de um Novo Projeto;
Em seguida, escolha Adicionar Novo Item no menu Projeto e escolha fluxo de trabalho no Office SharePoint;
Depois que o projeto é criado, ele é apresentado com uma superfície no qual você deseja criar o fluxo de trabalho. O ambiente de desenvolvimento do fluxo de trabalho inclui uma caixa de ferramentas personalizada com uma grande paleta de criação de elementos.
Como você viu, o Microsoft Sharepoint Server é uma excelente ferramenta para a criação de fluxos de trabalho. Isso vale para os mais diversos tipos de equipes empresariais — da TI ao RH, passando por finanças, marketing, compras etc.

Você está pronto para montar workflows produtivos com o Microsoft Sharepoint Server? Entre em contato conosco para agendar uma conversa!