Gestão de Dados: O que é, por que é importante e 5 passos para implementar

Você já escutou alguém dizer que “parece que o celular está gravando o que você fala o tempo todo”? Ou talvez até você mesmo já tenha pensado isso… porque vez ou outra acontece aquelas estranhas coincidências de você estar falando em alguma coisa e, como mágica, aparecer um anúncio para você sobre exatamente o que estava falando.

Você também já teve essa sensação?

Afinal, o que isso tem a ver com dados?

Primeiro, para te dar um pouco de paz aos seus pensamentos — se você já passou por alguma situação como a acima — seu celular não está te “escutando” o tempo inteiro.

Mas, sim, esses anúncios não chegam para você “do nada”. Muitas vezes fazemos pequenas pesquisas, mesmo sem notar.

Essas pesquisas, curtidas, tempo de interação com algum vídeo e qualquer outra ação que você faça online, está gerando dados. Através deles, as empresas conseguem direcionar o anúncio certo, para a pessoa certa.

Basicamente, você está falando para as empresas o que quer, mesmo sem perceber.

Isso é algo incrível, tanto para a empresa quanto para você. Afinal, da mesma forma que é ótimo encontrar o que queremos na hora certa, é maravilhoso poder mostrar o nosso produto exatamente para quem tem a possibilidade de comprar.

Os dados estão sendo gerados a todo momento e os benefícios que eles entregam vão muito além da área de marketing e vendas, como por exemplo:

●      identificar um problema financeiro com antecedência

●      executar processos com maior rapidez e eficiência

●      identificar tendências de mercado

e muito mais!

Saber fazer a gestão destes dados é essencial para que você consiga aproveitar ao máximo esses benefícios.

Quer aprender mais sobre isso e descobrir como começar a aproveitar todos os benefícios que a gestão de dados pode oferecer? Então este artigo foi feito para você.

Vamos lá!

O que é a Gestão de Dados

O gerenciamento de dados é o processo de gerenciar e preservar os dados das empresas como um ativo muito valioso.

Para que os dados sejam úteis, não é suficiente apenas coletá-los. Você precisa de processos e infraestrutura fortes que possam correlacionar diferentes componentes de informação uns com os outros através de um sistema integrado. Isto lhe permitirá transformar estes dados em inteligência comercial.

Implica no estudo, aquisição, processamento e uso de dados a fim de criar valor comercial e direcionar as decisões comerciais de forma certeira. Ao fazer o correto gerenciamento dos dados, é possível coletar informações valiosas, de modo que possam ser transformadas em insights para tomada de decisões estratégicas.

É fácil misturar os conceitos de gerenciamento de dados com o de gerenciamento de informações.

Entretanto, é importante lembrar que os dados são o que dá origem à informação. Selecionando os dados corretos e fazendo a devida análise, são extraídas informações sobre o estado atual da empresa, previsões de mercado e orçamentária, entre muitas outras.

Podemos resumir dizendo que o gerenciamento de dados protege o ponto de entrada, enquanto o gerenciamento de informações protege o ponto de saída.

O objetivo da gestão de dados é administrar os dados ao longo de seu ciclo de vida, da fonte à disposição, bem como o tempo em que os dados são úteis ao negócio em qualquer de seus níveis – estratégico, tático ou operacional.

Governança de dados

Principalmente no início do contato com a Gestão de Dados, é comum que muitas pessoas acabam se deparando com o termo Governança de dados.

Por ser um termo pouco usado fora da área de tecnologia, acaba gerando dúvidas sobre do que cada uma delas trata ou mesmo se são termos diferentes para definir uma mesma coisa.

Na verdade, a Governança de dados está integrada à gestão de dados.

Uma estrutura da gestão de dados é formada por um conjunto de dez processos de gerenciamento de dados interligados. A função de governança de dados, nesta estrutura, é integrar as demais funções, posicionando-se como um componente central da estrutura.

O objetivo da governança de dados é assegurar que todas as outras atividades de gerenciamento sejam consistentes e que os direitos de decisão sejam utilizados para otimizar, proteger e guiar os dados fazendo com que eles se tornem um ativo valioso da empresa.

As outras 9 funções da Gestão de Dados são:

●      Documentos e conteúdo;

●      Dados mestre e de referência;

●      Data warehousing e BI;

●      Metadados;

●      Qualidade de dados;

●      Arquitetura de dados;

●      Modelagem de dados e projeto;

●      Armazenamento de dados;

●      Segurança de dados.

Cada função tem um papel muito importante para o bom desenvolvimento da Gestão de Dados. Mas um, em especial, tem chamado mais atenção no público geral devido às mudanças e atualizações em sua legislação: A Segurança de dados.

LGPD

A LGPD — Lei Geral da Proteção de Dados — é uma lei brasileira que foi aprovada em agosto de 2018 e regula o tratamento de dados pessoais. Ela protege os direitos dos cidadãos à liberdade, à privacidade e ao livre desenvolvimento.

Desta forma, o uso desordenado e a utilização irresponsável dos dados passou a ser considerada uma contravenção passível de punições, que vão desde advertências a multas milionárias.

Suas indicações devem ser seguidas por todas as empresas, independente do porte.

Para entender melhor sobre LGPD, clique aqui .

Qual é a importância da Gestão de Dados para os resultados da empresa?

Os benefícios de um bom gerenciamento de dados são numerosos. Ele garante que a empresa tenha um alto grau de controle sobre suas informações, tornando seu processo de tomada de decisão mais eficiente e adaptável às mudanças.

A centralização dos dados também facilita a consolidação e análise destas informações, de modo a gerar novos conhecimentos a partir delas ou dar origem a novas ideias e insights estratégicos para melhorar os processos de negócios .

Além disso, melhorias no gerenciamento de dados também podem contribuir para uma imagem corporativa mais precisa e consistente. Da mesma forma, a colaboração entre os funcionários aumenta à medida que eles vêem seu trabalho como parte de um objetivo comum e bem definido.

Em resumo, as empresas que têm processos eficientes de gerenciamento de dados têm maior agilidade e capacidade de responder mais rapidamente a mudanças no mercado.

Como os processos de gerenciamento de dados são uma parte essencial de todo o processo corporativo, é necessário garantir que eles sejam bem estruturados e implementados em toda a empresa. Isto não só aumentará o desempenho da empresa, mas também melhora a jornada de trabalho dos funcionários.

Problemas comuns na falta de Gestão de Dados

Por outro lado, quando as empresas não têm um processo estruturado de gerenciamento de dados, elas se deparam com muitos problemas.

Um dos principais é que os funcionários acabam cometendo mais erros quando tentam acessar informações nas quais basear suas decisões – devido em grande parte à falta de padronização e inconsistência nos dados e dificultando o desempenho do trabalho.

A falta de um padrão para os dados também dificulta a reutilização da informação, o que retarda o processo de tomada de decisão. Além disso, quando os funcionários não conseguem acessar informações relevantes com rapidez e facilidade, sua produtividade cai.

Quando não existe um sistema de gerenciamento de dados, as empresas frequentemente têm custos adicionais em manutenções, que poderiam ter sido facilmente evitados, se tivessem sido identificados a tempo.

5 passos para implementar a Gestão de Dados na sua empresa

A implementação de um sistema de Gestão de Dados pode ser mais simples do que parece.

Mas, também não é a tarefa mais fácil que existe. É muito importante tomar alguns cuidados e não pular etapas no momento de implementação.

Sem sombra de dúvidas, é muito melhor fazer uma implementação um pouco mais demorada, mas com o cuidado necessário para que tudo seja devidamente estruturado da forma correta desde o início.

Corrigir erros de forma tardia vai acarretar uma perda de recursos financeiros e tempo.

Aqui estão algumas sugestões sobre como implementar a Gestão de Dados na empresa:

1) Desenvolver uma política de gerenciamento de dados

O primeiro passo é desenvolver políticas que permitam aos funcionários compreender a visão e as diretrizes de gerenciamento de dados da empresa para o processamento de informações. Estas devem ser publicadas em um documento interno para que todos os funcionários tenham acesso a elas.

2) Implementar um Sistema de Classificação de Dados

Este sistema de classificação ajudará a empresa a determinar suas práticas de gerenciamento de dados. Como resultado, os funcionários poderão saber quais informações podem ser reutilizadas ou compartilhadas, e quais devem permanecer confidenciais.

3) Estabelecer um plano de tratamento de dados ao longo de seu ciclo de vida

Finalmente, é importante que as empresas implementem um sistema eficaz de gerenciamento de dados durante todo o processo comercial. Isto ajuda os funcionários a entender como a informação da empresa flui de uma pessoa ou entidade para outra. Também garante que todas as informações permaneçam precisas, completas e seguras.

4) Fazer um plano estratégico geral

É fundamental que os departamentos colaborem efetivamente, escolham uma infraestrutura apropriada e usem ferramentas e regulamentos inteligentes neste ponto. As perspectivas da empresa a longo prazo serão determinadas pelas decisões tomadas, portanto, elas devem ser cuidadosamente consideradas e discutidas.

5) Tratar do gerenciamento de dados em contratos de terceirização

É igualmente importante que quando as empresas decidem adotar outsourcing squads — contratar equipes externas especializadas —, que estas tenham regras apropriadas para proteger a gestão da informação. Isto permite que as empresas desfrutem de uma maior paz e segurança em sua capacidade de proteger as informações.

Montar uma equipe interna ou terceirizar? O que vale mais a pena?

Como apontado anteriormente, a contratação de uma equipe externa é uma possibilidade que traz muita praticidade, desde que feita da forma certa.

Uma das dúvidas mais comuns na hora de definir a estratégia para a implementação da Gestão de Dados é se vale mais a pena:

●      Treinar colaboradores, para que a implementação seja feita de forma interna;

●      Contratar algum especialista, para que a implementação seja feita de forma mais rápida e segura, mas, ainda assim de forma 100% interna;

●      Contratar uma equipe externa e especializada.

Todas as opções têm suas vantagens e desvantagens.

A primeira opção tem a vantagem de permitir que os colaboradores compreendam plenamente cada passo e tomem decisões sobre como implementar estratégias de gerenciamento de dados. Isso pode auxiliar para o sentimento de pertencimento e comprometimento dentro da equipe.

Porém, a curva de tempo na implantação da Gestão de Dados será maior e mais erros podem acontecer no decorrer do processo.

Por sua vez, contratar um profissional já especializado, para montar uma equipe internamente, por sua vez, pode ser particularmente vantajoso para empresas menores, que não possuem capital ou recursos suficientes para investir em uma equipe externa, mas precisa — ou quer — ter uma curva de tempo menor na implementação.

Mas, dependendo de como seja feita a contratação e como esteja o clima da equipe, contratar um colaborador novo para gerir um processo de mudança de processos pode trazer insegurança para alguns colaboradores e acabar afetando negativamente na desenvoltura do time.

Por outro lado, equipes externas já são especializadas em todos os assuntos de gerenciamento de dados e, portanto, podem trazer ainda mais rapidez ao processo, bem como um ponto de vista externo, que pode trazer valiosos insights. Além de evitar a preocupação com treinamentos e encargos trabalhistas.

No entanto, existe a óbvia desvantagem de o processo não ser mais completamente interno. O que, se não for bem administrado, pode acabar sendo visto pelos times internos como algo que não faz parte de seu dia a dia.

É muito importante que, para uma implantação feita por equipe externa, a cultura da empresa esteja sendo fortemente trabalhada internamente.

Para garantir que a melhor decisão seja tomada, é necessário observar em qual momento a empresa se encontra e, principalmente, quais são as suas maiores necessidades.

Caso queira entender mais a fundo sobre Outsourcing Squads — equipes terceirizadas — e os benefícios que elas podem gerar, clique aqui.

 

Aproveite para entender mais sobre de que forma você pode iniciar a implementação de uma cultura de dados em sua empresa e quais benefícios isso pode gerar, clique aqui para conhecer os outros conteúdos sobre Dados que separamos para você!