Entenda por que o Gerenciamento de Mudanças é tão importante e como o Jira pode te ajudar a implementá-lo de forma prática e eficiente.

Cada vez mais percebemos que, para sobreviver no mercado, acompanhar as mudanças é fundamental — isso funciona tanto a nível estrutural, técnico, quanto organizacional.

Essas mudanças vêm não apenas em questões tecnológicas, mas também a nível organizacional e cultural.

Mas, ao mesmo passo em que o “vamos fazer assim por que sempre fizemos assim” não funciona, a mudança desgovernada e mal planejada pode ser catastrófica!

Então, como podemos encontrar um equilíbrio entre muita mudança e estagnação, e como a tecnologia pode ajudar?

Gerenciamento de Mudanças!

Apesar do que pode parecer, o Gerenciamento de Mudanças é simples de ser implementado — principalmente com o uso da ferramenta certa para isso.

First things first…

Neste post você vai entender:

• O que é o Gerenciamento de Mudanças;
• Por que ele é importante;
• Quais os tipos de gerenciamento de mudanças;
• Processos do gerenciamento;
• A melhor ferramenta para te ajudar no Gerenciamento de Mudanças — o Jira Service Management.

Vamos lá!

Afinal, o que é Gerenciamento de Mudanças?

Gerenciamento de Mudanças é o processo de planejamento, implementação, monitoramento e controle de mudanças nas estruturas, processos, políticas ou sistemas organizacionais.

De forma geral, se trata de minimizar os riscos e maximizar o valor.

Qual o principal objetivo do Gerenciamento de Mudanças?

Assegurar que as mudanças sejam feitas de forma controlada e gerenciada.

Seu trabalho é ajudar todos na organização a abraçar a mudança, assegurar que as mudanças em uma organização sejam efetivamente implementadas e resultem em benefícios a longo prazo.

Por que o gerenciamento de mudanças de TI é tão importante?

Pela velocidade extremamente acelerada em que a tecnologia e o mercado mudam e evoluem, gerenciar a mudança pode parecer um trabalho infindável, para algo que vai acontecer — de uma forma ou de outra.

As empresas estão aproveitando a mudança para projetar novos modelos de negócios e adotar novas tecnologias para se manterem competitivas, permanecer à frente do jogo e crescer.

Mas, um crescimento desorganizado e desestruturado pode levar a empresa para um caminho completamente diferente.

As organizações que podem gerenciar mudanças de forma eficiente ganham grande vantagem competitiva no mercado.

Por outro lado, empresas que nem ao menos tentam acompanhar as mudanças se tornarão obsoletas, de acordo com a evolução da mudança do mercado, para atender melhor às necessidades do público e potencializar os processos de trabalho.

Tipos de mudança

A ITIL — Information Technology Infrastructure Library — separa as Mudanças em 3 tipos.

Mudança Padrão

Baixo risco — acontece de forma constante — geralmente são pré aprovadas.

Estes tipos de mudanças ocorrem com frequência e costumam seguir um método bem definido.

São mudanças que já passaram pelo processo de gerenciamento, onde foram definidos os riscos e foi aprovado um método de implementação.

Assim, não é necessário passar por todo o processo de gerenciamento novamente.

Exemplo de mudanças padrão:

• Substituir uma peça defeituosa — como, por exemplo, um roteador — por outro, do mesmo modelo.

Mudança Comum

Não emergenciais — possuem algum grau de risco — sem processo de implementação pré aprovado.

São mudanças que costumam acontecer, mas sem frequência.

Como não possuem um processo definido de implementação, além de ter um possível grau de risco associado, elas passam por todo o processo de gerenciamento de mudanças.

Costumam ser feitas em busca de aumento de performance ou diminuição de gastos.

Exemplo de mudanças comuns:

• Migrar para um novo Data Center ou  sistema de Service Management.

Mudança Emergencial

Acontecem de repente — geralmente proveniente de algum erro ou problema — precisam ser implementadas o mais rápido possível, para normalizar a operação.

Geralmente o risco de demorar a solucionar o problema é maior do que o risco de implementar uma solução rápida, ainda que provisória.

Costumam ser feitas para restabelecer o funcionamento de um sistema interno ou normalizar o serviço prestado a algum cliente.

Exemplo de mudanças emergenciais:

• Lidar com uma falha no servidor, que tirou o sistema do ar.

Processo de Gerenciamento de Mudanças

O gerenciamento de mudanças está evoluindo, saindo dos métodos tradicionais com longas revisões e aprovações demoradas, para processos automatizados e colaborativos entre equipes de TI e de desenvolvimento.

Isso auxilia no aumento da agilidade e, ao mesmo tempo, equilibra os riscos para equipes ágeis e de alta velocidade.

Abaixo, você vai ver as 6 etapas da estrutura de base do processo de gestão de mudanças.

Seguir estas diretrizes irá auxiliar no aumento da agilidade no desenvolvimento do processo e na entrega de valor.

Solicitação

A pessoa que faz a solicitação de mudança é responsável por assegurar que ela seja iniciada e documentada adequadamente.

O ideal é que o solicitante reúna todas as informações necessárias antes de iniciar a solicitação.

Ela deve incluir:

• A justificativa comercial para a mudança;
• Os objetivos da mudança;
• Os riscos associados à mudança;
• Quem será impactado;
• Qual será o impacto para eles;
• Os custos financeiros potenciais.

O solicitante também deve observar se há qualquer outra mudança relacionada, que precise acontecer em harmonia a esta, bem como quaisquer dependências de outras mudanças.

Uma solicitação aprovada dará sinal verde para o desenvolvimento e a documentação do processo e do plano de implantação.

Revisão da solicitação

É aqui que o Gerente de Mudanças e outras partes interessadas analisarão o pedido, para garantir que ele esteja em conformidade com a política e cultura da empresa, bem como com quaisquer regulamentos ou normas relevantes.

Se tudo parecer bem, o Gerente de Mudanças aprovará o pedido e passará para o próximo passo.

Plano de mudança

O Plano de Mudança irá delinear os passos que precisam ser dados para implementar a mudança.

Este documento é criado pela equipe que realizará a implementação. Ele deve incluir:

• Uma visão geral da mudança;
• As medidas que precisam ser tomadas para implementar a mudança;
• Quem será o responsável por cada etapa;
• O tempo estimado para cada etapa;
• Quaisquer riscos associados à mudança;
• Como a equipe irá mitigar esses riscos.

Aprovação

O Gerente de Mudança deve rever e aprovar o Plano de Mudança antes de entrar na fase de implementação.

Esta aprovação significa que os riscos associados à mudança foram avaliados e que foram tomadas as medidas necessárias para mitigá-los.

Alinhar as partes interessadas o mais rápido possível com um início de gestão de mudanças.

É importante se certificar de que todas as equipes estão na mesma página, antes de prosseguir com a implementação da mudança.

Implementação da mudança

A equipe que criou o Plano de Mudança irá implementá-lo, seguindo as etapas delineadas no documento.

É aqui que as coisas podem começar a dar errado, se o Plano de Mudança não for seguido.

Uma vez implementada a mudança, é importante monitorá-la e controlá-la para garantir que está tendo o efeito desejado.

Fechamento da mudança

A mudança é encerrada uma vez que a implementação é bem sucedida.

Então  a equipe confirma que a mudança atende a todos os objetivos estabelecidos na solicitação.

Se algo der errado durante ou após a mudança, ela deve ser reaberta e revisada.

Uma vez implementada a mudança, o impacto da mudança sobre o negócio deve ser monitorado e comparado ao que era esperado, para entender se os objetivos com a mudança estão sendo atingidos.

E, claro, nada melhor para te ajudar a seguir cada etapa dessas, do que uma ferramenta robusta, mas que possua uma interface amigável, para te ajudar a documentar e ter fácil acesso a todas as informações, sempre que necessário.

Além de ajudar na tomada de decisões estratégicas capazes de potencializar cada vez mais os seus resultados.

Exatamente aí que entra o Jira Service Management.

Jira Service Management no Gerenciamento de Mudanças

Jira Service Management é a ferramenta perfeita para o Gerenciamento de Mudanças, pois ajuda você a:

• Coletar dados e gerar relatórios completos, para ajudá-lo a compreender os resultados da mudança e tomar decisões estratégicas para melhorar ainda mais seus resultados;

• Alinhar as partes interessadas o mais rápido possível, facilitando a comunicação entre o time e mesmo entre equipes diferentes;
• Gerenciar e controlar as mudanças durante a implementação, assegurando que todos os membros da equipe saibam o que estão fazendo e que o plano está funcionando.

• Estruturar  fluxo de trabalho organizados e eficientes, que te ajudam a otimizar o tempo gasto em cada etapa, refletindo diretamente na melhora de seus resultados e capacidade de respostas rápidas às alterações, sempre que necessário.

• Ficar de olho em como as mudanças impactam seu negócio, criando relatórios para medir seu desempenho em comparação com as expectativas.

Esses são alguns dos motivos que fazem o Jira ser considerado uma das ferramentas mais completas para te ajudar em todas as etapas do gerenciamento de mudanças.

Dê uma olhada em como a Jira Service Management pode aumentar seus resultados.

Além disso, Jira Service Management é uma ferramenta de Service Desk que lhe permite gerenciar incidentes, problemas, mudanças, ativos, configurações e conhecimento. Tudo em um só lugar.

Ele pode ser integrado a vários produtos Atlassian — como Jira Software, por exemplo — para criar uma plataforma única e completa, fornecendo todo o suporte necessário para otimizar a operação e os resultados da empresa.