Gestão Ágil de Projetos: Entenda o que é por que você deve usar na sua empresa.
O que você vai ler
Conheça quais os benefícios da gestão ágil de projetos e saiba como aplicá-la em seu negócio.
Já experimentou marcar um churrasco improvisado? Eu já… Pra deixar tudo mais “prático” combinamos de cada pessoa levar as coisas que mais gostariam de consumir.
Resultado? Muita cerveja, quase nada de carne e ninguém lembrou de levar o carvão. Um verdadeiro desastre.
Mas, por que estou te contando isso?
Imagine que, nesse caso, o churrasco se assemelha a um projeto — muito mal executado devido a falta de gestão.
Aqui os gastos foram relativamente baixos e não havia “clientes” a serem atendidos.
O cenário final teria sido muito mais desastroso, se estivéssemos falando do desenvolvimento de Software para um cliente ou ainda de um projeto de arquitetura, por exemplo.
Muitas vezes, o resultado é irreversível e as perdas, irreparáveis. O projeto precisa ser completamente refeito, causando um enorme gasto de tempo e dinheiro.
Por isso, fazer o gerenciamento correto, de forma eficiente e eficaz, é de absoluta importância para o sucesso da empresa.
Melhor ainda se o projeto puder ser realizado de forma rápida, prática, sem complicações e burocracias desnecessárias.
É exatamente neste ponto que entra a Gestão Ágil de Projetos!
No decorrer deste artigo você vai entender o que é a gestão ágil de projetos, o que são as metodologias ágeis e, claro, como utilizar a Gestão Ágil para otimizar os resultados do seu time.
O que é — e o que não é — um projeto?
Apesar de parecer uma questão simples, grande parte das pessoas confunde projetos e processos.
Existe uma regra simples, que vai te ajudar a nunca mais confundir os dois:
- Projetos são ações únicas, compostas por início, meio e fim.
Por exemplo: a criação de um site para venda online.
- Processos se referem a uma sequência de ações que são executadas com frequência.
Por exemplo: a manutenção do site atualizando as informações e conteúdo.
Metodologias de gestão
Antigamente, a gestão de projetos era feita de forma geral pelo modelo Cascata. Este é um modelo linear, onde cada etapa da execução do projeto tinha seu passo definido, com etapas rígidas que não podiam ser alteradas até a conclusão do projeto.
Um grande problema deste tipo de modelo de gestão é que, na maioria das vezes, após o início do projeto as coisas mudam e alterações são necessárias.
No modelo cascata ou outro similar, se estas alterações acontecem no meio do projeto representam uma sobrecarga para toda a equipe e demoraria até mais do que o necessário.
Recursos valiosos como Dinheiro e Tempo acabam sendo perdidos!
Quando falamos então do desenvolvimento de softwares — área que deu início ao surgimento da metodologia ágil — corria-se um grande risco do produto já estar ultrapassado, antes mesmo de sua entrega final, não atendendo mais às necessidades do cliente.
Desta forma o modelo Cascata foi considerado lento demais para o atual mundo dos negócios em ritmo acelerado. Fez com que as empresas perdessem clientes e receitas!
O surgimento oficial do Método Ágil
O Agile surgiu em uma época em que o mercado de informática não estava mais satisfeito com os modelos tradicionais de gestão, que se mostravam lentos demais para atender a demanda do mercado.
Para resolver este problema, um grupo de desenvolvedores propôs um modelo inovador: A Gestão Ágil.
A ideia principal era criar um modelo onde cada etapa do projeto pudesse ser reavaliado constantemente. É claro que o planejamento inicial foi mantido, mas seus detalhes foram simplificados e tornaram-se mais maleáveis.
Em fevereiro de 2001, foi criado o documento que deu início ao gerenciamento ágil como conhecemos hoje: o Manifesto Ágil.
Nele foram apresentados 12 princípios a serem seguidos e utilizados pela Gestão Ágil. São eles:
Satisfação do consumidor
“Nossa maior prioridade está em satisfazer o cliente por meio de entregas rápidas e contínuas de software de valor.”
Adaptabilidade
“Abraçar as mudanças solicitadas, mesmo no final do desenvolvimento. Os processos ágeis aproveitam a mudança para proporcionar vantagem competitiva ao cliente.”
Constância
“Entregar software funcional com frequência, em algumas semanas ou alguns meses, com
preferência para a escala de tempo mais curta.”
Harmonia
“Empresários e desenvolvedores devem trabalhar em conjunto, diariamente, ao longo do projeto.”
Motivação
“ Construa projetos em torno de indivíduos motivados. Dê a eles o ambiente e o suporte de que precisam, e confie neles para realizar o trabalho.
Diálogo
“O método mais eficiente e eficaz de transmitir informações para, e em, uma equipe de desenvolvimento é uma conversa cara a cara.”
Foco em resultados
“O software funcional é a principal medida de progresso.”
Sustentabilidade
“Processos ágeis promovem o desenvolvimento sustentável. Os patrocinadores, desenvolvedores e usuários devem ser capazes de manter um ritmo constante indefinidamente.”
Avaliação contínua
“Atenção constante à excelência técnica e um bom design aumenta a agilidade.”
Simplicidade
“Simplicidade – a arte de maximizar a quantidade de trabalho não precisa ser feito – é essencial.”
Organização
“As melhores arquiteturas, requisitos e projetos surgem de equipes auto-organizadas.”
Auto avaliação
“Em intervalos regulares, a equipe reflete sobre como se tornar mais eficaz, então sintoniza e ajusta seu comportamento de acordo.”
Na prática, quais os Benefícios da Gestão Ágil de Projetos?
Os benefícios na utilização da Gestão Ágil são muitos. Mas, em geral, alguns deles se sobressaem desde o início da aplicação da metodologia, mesmo em equipes inexperientes.
- Velocidade
Em um processo tradicional, as etapas são desenvolvidas separadamente uma da outra — no modelo cascata— seguindo um cronograma rígido.
Nos processos ágeis, por outro lado, as tarefas são divididas em sprints curtos e iguais. Cada etapa é pensada, preparada e produzida de forma única e com total atenção.
Desta forma é possível corrigir erros a cada etapa, economizando tempo e evitando retrabalho após a entrega final do projeto.
Gestão Ágil incentiva a comunicação constante entre o cliente e os integrantes da equipe, bem como as decisões são tomadas em conjunto, ou seja, no Gestão Ágil é possível resolver as questões rapidamente. Já no modelo tradicional as decisões demoram mais para serem tomadas devido a gerência da equipe, que analisa todos os aspectos do processo.
- Flexibilidade
Para garantir a eficiência do produto que será entregue, deve ser possível tomar novas decisões e efetuar mudanças estratégicas sempre que necessário.
Com a rigidez de desenvolvimento do modelo cascata isso não é possível.
Desta forma, muitas vezes, quando falamos da área de desenvolvimento de softwares por exemplo, onde há uma mudança muito rápida de tecnologias, quando o produto final era entregue, ele já não atendia de forma eficiente às necessidades do cliente.
A Gestão Ágil permite alterações na execução do projeto sem causar atrasos, permitindo que sejam feitas as mudanças necessárias para alcançar os objetivos do projeto.
- Alto nível de integração entre a equipe
A Gestão Ágil também promove maior participação e envolvimento de todas as partes interessadas no projeto — membros do time e cliente — promovendo o engajamento da equipe, envolvimento, comprometimento do time e foco em um objetivo em comum.
- Entrega de valor, antes mesmo dos resultados finais.
Entregar valor significa que seu projeto está criando um produto que atende às expectativas do cliente.
Neste ponto os projetos Gestão Ágil são capazes de entregar rápida e contínua de funcionalidades, inovações, melhorias etc., enquanto no gerenciamento tradicional isso não é possível sem uma mudança significativa do cronograma.
E como o cliente pode acompanhar e participar do desenvolvimento, sendo que os produtos são testados constantemente em versões preliminares, até a finalização do projeto. Este processo deixa o cliente mais seguro, mas sempre com uma visão clara e realista da situação do projeto.
- Diminuição de riscos
Por exemplo, é possível reduzir drasticamente os custos que incidem em todo um projeto quando uma alteração é detectada antes da entrega final.
Outro exemplo são as alterações de projetos em seus aspectos visuais. Em um mercado que está cada vez mais competitivo, os clientes querem ter uma gama maior de opções e por isso acabam pedindo mudanças na área visual do projeto.
Neste caso também é possível diminuir significativamente os riscos sendo que se fazem testes durante o desenvolvimento, até que um profissional de design consiga apresentar algo com a qualidade exigida pelo cliente.
- Aumento da qualidade
Gestão Ágil promove o aumento de qualidade principalmente na medida em que reduz os erros que acontecem no decorrer do projeto. Ao longo das etapas da Gestão Ágil, é possível detectar e corrigir os problemas durante o processo.
A gestão tradicional não permite esse tipo de feedback para analisar seus resultados, então após chegar à finalização é muito comum haver um retrabalho necessário para adequação dos objetivos.
Gestão Ágil concentra-se até nas etapas de teste e finalização do produto, para que isso não aconteça.
Gestão Ágil incentiva a comunicação constante entre o cliente e os integrantes da equipe, bem como as decisões são tomadas em conjunto, ou seja, na Gestão Ágil é possível resolver as questões rapidamente. Já no modelo tradicional as decisões demoram mais para serem tomadas devido a gerência da equipe, que analisa todos os aspectos do processo.
8 fatores que podem levar a FALHA de um projeto Ágil
Independente do tipo de Gestão que a empresa utilize, é importante ter em mente que a cultura empresarial das pessoas envolvidas no projeto deverá estar em concordância com o modelo escolhido.
- As lideranças não estão comprometidas com as premissas de modelo de gestão escolhido.
- São traçadas expectativas que não condizem com a realidade
- Requisitos mal definidos
- Falta de recursos e softwares que viabilizem o desenvolvimento dos projetos.
- Orçamentos que não condizem com a realidade
- Falta de capacitação do time
- Comunicação ineficiente e exclusiva
- Não saber selecionar a melhor metodologia para o tipo de projeto
Principais metodologias Ágeis
Cada uma das metodologias ágeis possui características e vantagens um pouco diferentes entre si.
A metodologia certa pode facilitar e acelerar muito o desenvolvimento do projeto! Conheça abaixo 5 das metodologias mais utilizadas.
Scrum
Uma das metodologias mais populares e utilizadas.
No Scrum, os membros da equipe são divididos em diferentes papéis hierárquicos..
Ela foi pautada por uma forte organização de prioridades – conhecida como backlogs –, que em suas fases do desenvolvimento é traduzida na sequência de sprints: etapas de desenvolvimento.
As atividades do time são divididas em pequenas etapas, denominadas Sprint.
Em cada Sprint são trabalhados focos reduzidos, procurando cumprir metas específicas. A revisão dos resultados e a apuração do cumprimento dos objetivos terminam a cada sprint, onde apenas após a conclusão desta etapa com sucesso, podem ser definidas novas metas para o próximo Sprint.
Lean
O principal objetivo desta metodologia é reduzir custos, desperdícios e a complexidade do projeto.
A transparência no compartilhamento de informações é um ponto fundamental, que auxilia as equipes na busca por mais produtividade.
Kanban
Junto do Scrum, uma das metodologias mais utilizadas, sendo esta uma das primeiras escolhas de equipes menos experientes, graças ao seu foco em visibilidade de andamento do fluxo de tarefas.
Através dos checklists criados, torna-se torna muito fácil visualizar o andamento das etapas do projeto. Isto facilita a criação e acompanhamento de metas de forma eficiente e realista.
Extreme Programming (XP)
XP, também conhecido como Programação Extrema, surgiu em 1997. Tem como objetivo auxiliar principalmente no desenvolvimento de softwares.
O pilar central deste método é a implementação de vários testes, em diferentes escalas.
São feitas revisões e verificações etapa por etapa, o que traz segurança, melhora na comunicação e qualidade para o produto final.
Outro ponto muito importante desta metodologia é a simplicidade. O foco principal é criar uma solução mais eficaz que faça tudo o que é preciso, ao mesmo tempo que seja simples, sem desperdícios ou trabalhos desnecessários, economizando tempo e dinheiro!
Smart
Uma forma completa para a estruturação de objetivos a serem cumpridos e gerenciamento de qualidade.
A palavra SMART forma um acrônimo, que determina os requisitos de uma meta bem desenvolvida para que os times possam ser beneficiados com a definição prévia.
Specific — Específica: ter um objetivo claro e direto ao ponto;
Measurable — Mensurável: estar associada com métricas, que permitam uma análise concreta;
Attainable — Atingível: ser realista dentro do contexto;
Relevant — Relevante: ser importante para a estratégia da companhia;
Time-related — Temporal: estar associada com um prazo definido.
O modelo de gestão Ágil é adequado para todos os tipos de projetos ou deve ser restrito apenas a determinadas áreas?
A Gestão Ágil pode ser aplicada a qualquer tipo de projeto!
O mais importante é que o time entenda a metodologia e seja capaz de executar conforme ela é prescrita.
Com certeza as metodologias citadas anteriormente podem ser utilizadas em projetos não ligados diretamente ao desenvolvimento de softwares, com sucesso.
Não existe uma metodologia que seja melhor ou pior, ou que se adapte melhor em determinado projeto, pois cada um tem objetivos diferentes!
No entanto, é importante estar bem informado sobre esta questão, com conhecimento de causa para escolher a metodologia mais adequada ao projeto que será desenvolvido.
Como implementar a Gestão Ágil de Projetos?
A Gestão Ágil de projetos se pauta em adaptabilidade e abertura para mudanças, ajustes e adaptações constantes. Estimula as equipes a pensarem “fora da caixa” e descobrirem formas criativas para solucionar os problemas que surgem durante o processo de desenvolvimento.
A Gestão Ágil não é uma metodologia que possa ser imposta! As equipes precisam aderir voluntariamente para que possamos obter um resultado satisfatório. Também é necessário haver um comprometimento das lideranças.
Por isso, o primeiro passo para implementar a Gestão Ágil, é mudar o mindset da equipe e iniciar a transformação na cultura organizacional da empresa. Ou seja, é necessário mudar a forma como os integrantes do grupo pensam sobre como realizar as tarefas que estão à frente.
Uma forma importante de iniciar a implementação da Gestão Ágil é através das padronizações do processo e da transparência dos dados e informações referentes aos projetos que estão sendo desenvolvidos. Todo o time — e o cliente — deve estar conectado em prol de um objetivo comum.
Outro fator importantíssimo na Gestão Ágil é o feedback constante, tanto das tarefas realizadas como também sobre o resultado final alcançado, analisando as informações de métricas, fazendo com que o processo seja constantemente aperfeiçoado.
Quer otimizar e alavancar a transformação ágil do seu negócio? A terceirização de equipes especializadas pode ser a melhor opção para a sua empresa.
Assim, você terá uma equipe de profissionais altamente especializados, focados em desenvolver rapidamente soluções alinhadas aos seus negócios e objetivos, sem que precise se preocupar com as burocracias de contratação ou capacitação de pessoas.
