Por que projetos de TI atrasam?

A renomada revista Harvard Business Review, da Universidade de Harvard, umas das três melhores universidades do mundo, divulgou uma pesquisa apontando que 70% dos projetos de TI são entregues fora do prazo, e que grande parte desses projetos são de software. Já a Universidade de Oxford apresentou uma pesquisa que mostra que em média 45% dos projetos de TI, ultrapassam o orçamento inicial.

As duas questões apresentadas pelas pesquisas são uma realidade presente também no Brasil e se apresentam como um dos maiores desafios para as equipes de TI e também para seus clientes, que na maior parte das vezes tem dificuldades de entender o porquê dos atrasos, o que acaba gerando prejuízos a imagem da empresa.

Nesse texto, iremos apresentar quais são os principais fatores que contribuem para o atraso dos projetos em TI, além de dicas práticas para que sua equipe não caia nas estatísticas negativas.

Iniciaremos apresentando os três principais conceitos que se não forem estipulados como prioridade pelas equipes, tendem a transformar os projetos em uma grande dor de cabeça e na maior parte dos casos serão entregues fora do prazo. São eles:

• Comunicação:  Projetos de TI, necessitam de uma comunicação clara e direta entre seus profissionais e clientes. É fundamental que se compreenda as reais demandas do cliente, e isso só acontecerá quando houver uma comunicação real entre os envolvidos no projeto.
  
• Transparência: Não caia na armadilha de prometer resultados que não são possíveis para o prazo estabelecido, na tentativa de conquistar um cliente. A transparência entre os envolvidos, sobre o modelo de trabalho, sobre as dificuldades e os esforços que serão necessários para atingir os objetivos estabelecidos são fundamentais para uma relação transparente.  
  
• Processos adequados: Ao estabelecer processos, é necessário que se adote um modelo de trabalho que priorize as interações objetivas e compreensíveis a todos os envolvidos.

Infelizmente, já existe uma cultura de atraso estabelecida, quando falamos em projetos de TI. As pessoas já se acostumaram a aceitar como verdade, que esses projetos atrasarão. Sem compreender que essa prática, é algo que prejudica direta e indiretamente várias questões que envolvem o negócio. Entre elas: necessidade de ampliação do orçamento, agenda dos profissionais e o planejamento das pessoas que dependem dessa entrega.

Antes de pensarmos sobre as demais questões que dificultam com que os projetos sejam entregues dentro do prazo, vamos falar sobre o ponto mais importante quando tratamos de projetos em geral, mas principalmente quando falamos de projetos de TI. O ponto é: definição dos objetivos.

Para que um projeto tenha sucesso, seja realizado e entregue no prazo estabelecido, é fundamental que os objetivos estejam bem definidos desde o início. Aqui lembramos que é importante que tudo esteja muito bem definido, desde as tarefas que serão executadas, quem são os profissionais que realizarão cada tarefa, até a elaboração de um cronograma descritivo, onde estarão as tarefas, as datas de reuniões e de entrega.

Um bom planejamento aliado a objetivos bem definidos aumenta consideravelmente as chances de um projeto ser bem-sucedido e entregue no prazo. Pois, ao elaborar um planejamento completo, muitos obstáculos poderão ser evitados, garantindo que as entregas sejam de qualidade e sem levar os profissionais a exaustão.

Por isso, ressaltamos a importância de um briefing bem feito. Se as expectativas do cliente e da empresa estiverem alinhadas, a probabilidade de o projeto sair do controle e atrasar é infinitamente menor. 

Mas afinal, porque os projetos de TI atrasam? E o que podemos fazer para evitar que isso aconteça? 

Abaixo, iremos trazer 5 dos principais motivos que fazem com que os projetos de TI, e principalmente os de software, atrasem, além de compartilhar dicas valiosas para evitar que esse problema aconteça.

Falta de objetividade

Em qualquer projeto, as primeiras etapas consistem na definição do escopo. Nessa fase são identificadas as necessidades de todos os envolvidos como: clientes, usuários e profissionais. A partir da identificação das necessidades, os analistas irão mapear e detalhar o que precisa ser executado e apresentar como a solução deverá ser desenvolvida.

Quando falta objetividade, e o escopo do projeto não é bem definido, há grandes chances de que ocorram problemas e de que o projeto não seja entregue dentro do prazo. Aqui destacamos a importância do trabalho realizado pelos analistas, pois se eles não tiverem nitidez das necessidades e dos processos que envolvem o projeto, dificilmente eles transmitirão aos demais profissionais o que é realmente necessário para que o projeto tenha sucesso. Outro ponto que requer muito cuidado, diz respeito a garantia de que a real necessidade do usuário final seja compreendida. 

Aqui encontramos um problema comum nos projetos de TI. Não há o costume de envolver usuários finais na etapa de construção da solução. Resultando em falhas no escopo, que somente serão percebidas quando todo o desenvolvimento já tiver sido realizado, e obrigando, assim, que a equipe responsável pelo código precise refazer o trabalho.

Para evitar essas dificuldades e falhas no escopo, e assim não comprometer o prazo de entrega, sugerimos que ocorra a validação do projeto com os usuários antes de iniciar o processo de desenvolvimento, assim como solicitar que os usuários testem e confirmem se está tudo conforme o esperado.

Outra opção, que tem apresentado resultados muito positivos, é utilizar metodologias ágeis para a gestão do projeto. Pois, elas permitem que o escopo seja quebrado em pequenas partes e possibilitam entregas de maior valor.

Negligenciar a análise de risco

O segundo ponto que contribui consideravelmente para o atraso nas entregas de projetos de TI, e que em muitas vezes acaba sendo negligenciado é a análise de risco. Isso decorre de complicações inesperadas em meio ao processo, e que em boa parte dos casos não existiria, caso uma análise de riscos tivesse sido realizada. 

Quando a análise de risco é realizada corretamente, o gestor consegue avaliar os possíveis contratempos que podem atrasar o projeto, e assim poupando recursos financeiros e profissionais, além de aumentar a qualidade do serviço prestado. Ao realizar a análise de riscos, a gestão e os times envolvidos no projeto têm condições de antecipar os riscos, e a partir disso criar planos de contingência para cada possível obstáculo.

Principalmente em projetos de software, os transtornos que ocorrem com maior frequência estão relacionados a mão de obra. Os times de TI, tem como característica, uma alta rotatividade de profissionais. Por isso, quando um ou mais profissionais se desligam da empresa ou mesmo da equipe durante o processo, pode comprometer o desempenho do time e o cronograma do projeto. Por isso, é imprescindível que seja realizada uma análise de risco também nesse quesito. Sendo importante que também se elabore um plano de contratação de novos profissionais, ou de uma empresa terceirizada, de forma muito rápida, impedindo assim, que o projeto sofra prejuízos. 

Outro risco comum em projetos de software, e que pode ser facilmente evitado com uma análise de risco correta, são os próprios bugs. Quando análise é realizada por profissionais capacitados, muitos desses bugs podem ser evitados, diminuindo a necessidade de refazer o trabalho, e assim não prejudicar o cronograma do projeto, e evitando também gerar desgastes desnecessários aos profissionais envolvidos.

Falta de entrosamento e cooperação entre a equipe

Equipes que apresentam dificuldades de entrosamento, comunicação e cooperação, tendem a ter um rendimento inferior àquelas equipes em que ocorre sinergia entre os membros da equipe, essa condição irá refletir diretamente em pontos fundamentais do projeto, como: presença de muitas falhas durante a elaboração e execução de um projeto. Isto acontece porque a falta de comunicação e o sentimento de colaboração por parte dos profissionais é considerado algo importante em qualquer projeto, mas em projetos de TI, é algo considerado como essencial. 

Já foi constatado que quanto mais próximas e comprometidas com seus pares estiverem as equipes, maior será a produtividade dos profissionais em prol de um objetivo em comum, que nesse caso, consiste na entrega do projeto com a qualidade esperada, com os custos previstos no orçamento e dentro do prazo estipulado.

Caso sejam detectadas falhas nessa área, é imprescindível que se invista em capacitação quanto à gestão de projetos, e em práticas que estimulem o entrosamento da equipe. Aumentando assim, a qualidade do projeto e reduzindo as chances de atraso nas entregas.

Para que ocorram melhorias nesse campo, recomenda-se a criação metas que envolvam todos os profissionais, incentivando a comunicação através de reuniões/conversas rápidas e frequentes para que todos saibam em que seus colegas estão trabalhando e em que ponto do projeto estão, além da utilização de ferramentas de colaboração, que tendem a estimular o senso colaborativo dos profissionais. Outra prática que tem apresentado resultados satisfatórios e que também pode contribuir para essa questão, é a adoção de estímulos aos profissionais envolvidos no projeto, sendo recomendado que sempre que possível, se ofereça algum tipo de premiação pelo atingimento dos objetivos do projeto.

Falta de liderança

A falta de uma liderança forte é uma dificuldade enfrentada pela maior parte dos profissionais que atuam na área de TI. Mais do que um chefe que saiba dar ordens, para que os colaboradores apresentem um bom desempenho, é necessário que o líder atue como inspiração e que sirva como exemplo de competência, além de atuar diretamente nas estratégias de motivação de sua equipe.

A presença e o acompanhamento constante dos profissionais por seus líderes, especialmente do gestor do projeto, são essências para atingir os objetivos estipulados. Além disso, é recomendado que o líder acompanhe cada um dos profissionais envolvidos no projeto, para que assim possa identificar possíveis dificuldades e garantir que as atividades serão entregues no prazo e com a qualidade esperada. Uma característica importante em um bom líder, é que ele tenha capacidade de se antecipar às falhas e criar estratégias de correção diante dos contratempos que possam surgir.

A utilização de metodologias ágeis também é vista como uma boa prática e costuma entregar bons resultados em casos como esse. Pois, facilita o acompanhamento do projeto e a comunicação entre os membros da equipe, sem que o tempo seja desperdiçado com longas e extenuantes reuniões que na maior parte das vezes, não costumam ser muito produtivas.

Falta de testes, ou testes mal realizados

Quando falamos de projetos de software, seguimos aquela máxima: “Um software bom é um software sem bugs.” E para isso acontecer é fundamental que sejam realizados testes de forma em que esses bugs sejam corrigidos o mais rápido possível. A ausência de testes ou testes realizados de forma equivocada, aumentam significativamente os riscos de uma entrega ruim, de softwares instáveis, com muitos bugs, e com problemas de desempenho. 

Para que isso não ocorra em seu projeto, é necessário que os testes sejam realizados com muita atenção e cuidado, onde todos os aspectos importantes do software, como performance, segurança e usabilidade sejam analisados.
Quando ocorrem falhas na entrega de um software, ocorre o aumento da insatisfação dos clientes e usuários, além do tempo para correção desses erros ser muito maior. Quando os problemas são identificados na fase de testes, a equipe ainda dispõe de tempo de para corrigir as falhas, antes que ocorra o comprometimento do prazo de entrega, evitando assim, custos adicionais. Além de aumentar a qualidade da solução apresentada e diminuir a taxa de retrabalho dos profissionais

Considerações finais

No decorrer desse texto, foi possível compreender que os problemas que mais contribuem para os atrasos nas entregas dos projetos, podem ser facilmente contornados através de uma boa gestão, e de uma equipe capacitada, alinhada e comprometida com o resultado final.

Apesar das empresas ainda apresentaram um grau de maturidade incipiente, no que se refere à gestão de projetos, e de entender que ainda existe um longo caminho a percorrer, acreditamos que o cenário está evoluindo.

Com as dicas que trouxemos nesse texto, e com pequenas mudanças, é possível refletir e propor melhorias para sua equipe, evitando que seu projeto caia nas tristes estatísticas apresentadas no início.

Não se trata de algo impossível, pois cada vez mais, encontramos empresas que são capazes de atender às expectativas dos seus clientes e cumprir com os prazos estabelecidos.