É possível reduzir custos com automação de processos no SharePoint?

Gerir uma empresa ou equipe com eficiência, reduzir custos e elevar a produtividade nas operações provavelmente sempre foi um grande desafio para você para os gestores da sua organização.

Quantas rotinas administrativas e recorrentes você acredita que poderiam ser realizadas de forma mais ágil com a ajuda de alguma tecnologia que apoiasse na automatização de processos?

A automatização de processos pode ser entendida como um fluxo de trabalho, ou workflow, com ações sistematizadas que ocorrem por meio de regras e prazos determinados para as pessoas certas no mapeamento dos processos corporativos da sua empresa.

Por meio destes fluxos de trabalho as rotinas recorrentes podem ser iniciadas e finalizadas de forma automatizada pelos responsáveis em cada etapa, seguindo todas as regras e padrões de aprovações já estipuladas de acordo com as políticas organizacionais.

A importância da automatização de processos

Sejam grandes ou pequenas, as empresas possuem complexidades, demandas, e certamente realizam ou oferecem serviços e produtos que precisam de processos para serem contratados, executados e entregues com qualidade ao cliente final.

O mesmo podemos dizer sobre as equipes: independentemente da quantidade de colaboradores que uma equipe possua, é importante contar com processos e soluções que fomentem e estimulem a comunicação entre os membros.

Além disso, existem processos que garantem o cumprimento de regras e a satisfação do quadro de colaboradores, como por exemplo o pagamento mensal de salários, bonificações, benefícios, férias e reembolsos.

Estes são apenas alguns exemplos que podem demonstrar de forma simples como alguns processos rotineiros e recorrentes ocorrem de forma natural e são de extrema importância para a continuidade dos negócios.

Desenvolver automações de fluxo de trabalho para esses processos pode ajudar a garantir maior assertividade, pontualidade e previsibilidade das ações. É a partir da identificação desta necessidade que se torna possível buscar soluções tecnológicas que atendam as necessidades da empresa, independente do porte ou segmentação.

A Microsoft possui uma solução que é ideal para a automação dos processos de uma empresa, o Microsoft SharePoint. Além de atender as necessidades de cada empresa, criando fluxos de trabalho de forma personalizada de acordo com as características corporativas, o Microsoft SharePoint integra com as outras soluções e recursos como o Office 365, Power BI, Dynamics 365, entre outros, aumentando a produtividade da sua equipe e melhorando os fluxos de trabalho da sua empresa.

O Microsoft SharePoint disponibiliza um leque de recursos capazes de apoiar a gestão eficiente de processos corporativos, contribuindo com a redução de tempo na execução de rotinas administrativas, a agilidade na colaboração e comunicação entre as equipes e até mesmo com a minimização de prejuízos provenientes de multas e penalizações fiscais ocasionadas por atrasos e erros humanos em processos financeiros.

Confira 10 benefícios para a sua empresa utilizar uma solução de tecnologia para aumentar a produtividade e reduzir custos criando automação de processos com a plataforma de tecnologia Microsoft SharePoint:

Gerencie as tarefas da equipe

Use o gerenciador de tarefas compartilhado do Sharepoint para gerir os recursos e demandas da sua equipe. Nele é possível ter visibilidade do que está pendente, o que está em andamento e o que está concluído, abrir e delegar novas tarefas e criar prioridades.

Dessa forma, o fluxo de trabalho é automatizado e é possível acompanhar em tempo real a demanda x recursos e cada etapa em que as demandas se encontram. Que tal contar com um painel digital de tarefas em andamento, que permita controlar em qual estágio cada projeto está e como está a produção de cada funcionário ou membro da equipe?

Compartilhe calendários

É saudável que nas empresas exista a realização de reuniões semanais ou mensais. Garanta que todos estejam cientes das comunicações de reuniões e eventos corporativos por meio do SharePoint.

Economize tempo e elimine a necessidade de impressões de comunicados para murais de avisos ou disparar repetidos e-mails para toda a rede corporativa utilizando um calendário compartilhado que pode ser disponibilizado por todos os colaboradores da sua equipe, ou até mesmo da empresa.

Documentos em um só lugar

Quanto tempo cada membro das suas equipes gasta procurando documentos armazenados de forma incorreta, ou editando documentos sem padrões? Com o Microsoft SharePoint é possível criar, editar, armazenar e compartilhar os documentos da sua empresa em um só lugar, reduzindo o tempo e elevando a produtividade e agilidade da equipe na execução de processos e rotinas.

Você pode gerenciar os acessos para cada tipo de documento, pasta ou grupo de pastas. Dessa forma, delibera sobre as ações de cada usuário em cada documento e determina o que cada pessoa pode realizar, como apenas visualizar ou editar, de acordo com a função administrativa atribuída. Além disso, a edição dos arquivos pode ser feita de forma simultânea pelas pessoas quem tem acesso à essa função.

Acesso ao histórico de versões

Imagine que você editou um documento e fez alterações em alguma regra comercial, mas na hora da negociação o cliente informa que preferia a versão anterior. E aí, você lembra o que editou no arquivo original? O que fazer nessa situação?

Com o Sharepoint é possível ter acesso ao histórico das versões do documento. E se quiser, pode restaurar a antiga versão para iniciar uma edição. Além disso é possível automatizar um workflow de aprovações para cada versão criada, em que apenas se torna disponível a todos a última versão aprovada pelo responsável da área.

Economize dinheiro

Com a automatização do fluxo de tarefas, dos documentos e da comunicação, sua empresa economiza tempo e, consequentemente, se torna possível reduzir custos. Tudo o que você precisa para a comunicação e gestão de tarefas e fluxos da sua empresda pode ser encontrado em uma única solução.

Economize tempo

Com a atribuição de tarefas e a comunicação otimizada pelo Microsoft Sharepoint, sobra mais tempo para que você e suas equipes realizem outras tarefas do dia a dia na empresa.

Ou seja, você ganha tempo para focar no core business e na gestão do negócio. Além de poder investir em capacitação para seus funcionários, já que eles também terão suas tarefas otimizadas.

Otimize sua comunicação interna

Com base nos vários pontos discutidos acima, percebemos que a comunicação interna da empresa é otimizada com o uso da plataforma. Isso porque você não dependerá de encontrar pessoalmente com um membro da sua equipe ou funcionários para comunicar alguma reunião ou dar algum aviso.

Tudo fica mais prático, e sem o risco de esquecimento de incluir alguém na hora de marcar aquela reunião importante ou enviar um avisar o dia de pagamento, por exemplo.

Reduza o erro e falhas operacionais

Com a automação do fluxo de trabalho com uma solução de tecnologia, os erros humanos são reduzidos. Não há como dizer que a reunião não era em determinado horário ou que não foi lhe passado a tarefa que tinha que realizar. É só olhar a plataforma e ver que as informações necessárias estão todas ali.

Além disso, as questões mais burocráticas, como pagamentos e recebimentos também ficam ao seu alcance. Podendo configurar alertas para lembrar desses pontos essenciais.

Análise da efetividade de processos

Com o painel de gerenciamento de tarefas, você consegue fazer uma análise da quantidade de demandas que são aceitas ou reprovadas e do tempo de execução de cada tarefa. Com esses dados centralizados é possível fazer várias avaliações para o benefício da empresa, bem como para os funcionários. Ou seja, é possível aumentar o rendimento e investir em mais treinamentos.

Compreenda o estilo de trabalho de seus funcionários

O painel de gerenciamento também lhe permite analisar o tempo que cada etapa do processo leva para ser concluída. Dessa forma, você pode entender o perfil de cada profissional e ver se ele está bem colocado na sua função. Ou mesmo, pode dar dicas de como as tarefas podem ser agilizadas. Assim, os funcionários se sentem mais satisfeitos e reconhecidos.

Concluindo: Diante dessas questões levantadas, é evidente que a otimização por meio de plataformas de tecnologia, como o Microsoft Sharepoint, é essencial. Só assim você ganha tempo, reduz os custos, tem maior controle na hora de fazer a gestão da empresa e ainda aumenta a produtividade da sua equipe.