Intranet com SharePoint: como economizar muito tempo e dinheiro na criação de uma intranet realmente útil

A comunicação entre colaboradores de diferentes setores, sempre foi um motivo de grande preocupação para empresas de todos os setores.

Isso não acontece à toa, uma vez que falhas de comunicação são um dos grandes motivos que levam as empresas a perderem milhões todos os anos.

Esta é uma preocupação mundial, e muitas empresas tentaram uma ampla gama de soluções para resolver os problemas.

Provavelmente a solução mais popular — e eficaz — hoje em dia, é o uso do SharePoint como Intranet, já que é uma ferramenta muito poderosa, fácil de usar e rápida para criar páginas e gerenciar a intranet como um todo.

Neste artigo vamos falar sobre:

• Benefícios da Intranet;
• Como usar a intranet com o SharePoint;
• Maiores vantagens e características do SharePoint;
• Como criar uma intranet realmente inteligente e intuitiva, capaz de trazer retornos rápidos através do SharePoint.

Qual a diferença de Intranet, Internet e Extranet?

Por serem termos muito similares, tanto na sonoridade da palavra quanto na escrita, além de funcionarem a partir dos mesmos protocolos (TCP/IP), muitas pessoas acabam se confundindo um pouco, quando iniciam a sua busca pelo tema.

Por isso, vamos fazer uma rápida passagem sobre as principais diferenças de cada uma delas, para que você nunca mais fique em dúvida!

A Internet

A rede mais conhecida no mundo, feita de milhões de redes interconectadas em todo o mundo.

Uma das suas maiores características, que a diferencia das outras duas — intranet e extranet —, é o fato de que não requer uma credencial de acesso para que o usuário a insira.

Em outras palavras, todas as informações ou arquivos compartilhados na Internet ficam expostos de forma pública.

A Internet é uma tecnologia amplamente difundida e faz parte das nossas vidas diárias, a tal ponto que chega a ser inconcebível pensar em viver sem ela — Não que você vá sentir tanta falta de abrir um e-mail de seu chefe logo nas primeiras horas do dia… mas sem internet, só pra início de conversa, pode dar adeus para as redes sociais e a Netflix!

Apesar disso, segundo um levantamento feito pela Hootsuite e We Are Social, apontou que existem 4,66 bilhões de usuários de internet em 2021. Um número muito expressivo, mas que corresponde a pouco mais da metade da população mundial — 59,5% das pessoas em todo o mundo.

A Intranet

Devido a sua enorme capacidade de crescimento, tornou-se uma das ferramentas mais poderosas entre as utilizadas atualmente dentro das empresas de todo o globo.

A principal diferença entre a Internet e a Intranet, está na privacidade dos dados compartilhados.

A Intranet é uma rede privada que utiliza tecnologias da Internet para compartilhar/trocar informações entre colaboradores e setores de uma empresa.

Ela pode ser construída com diferentes níveis de privacidade, o que otimiza a eficácia e praticidade do uso desta tecnologia. Mas, falaremos um pouco mais a fundo disso, no decorrer do artigo.

A Extranet

Por último — mas, definitivamente, não menos importante — a Extranet!

Ela foi concebida como um subgrupo de uma Intranet. O uso dela em empresas ou organizações é menos difundido do que a Intranet.

A Extranet compreende o mesmo tipo de privacidade que a intranet, porém ela não restringe seu acesso a colaboradores de uma mesma empresa.

Um dos usos mais comuns da Extranet é voltado para o compartilhamento de informações e diretórios com arquivos e dados, entre empresas e clientes, sem a necessidade de deixá-los abertos ao público geral.

Como, por exemplo, se você costuma enviar relatórios — em algum programa como o Power BI, mensalmente para seus clientes. Você pode agregar esses relatórios a sua extranet e o cliente poderá ter acesso diretamente por lá.

É importante observar que a extranet, assim como a intranet, também pode ser feita com o SharePoint!

O que é SharePoint?

O SharePoint da Microsoft é uma plataforma de aplicações web que cresceu em popularidade junto às empresas devido a sua capacidade de funcionar como um ambiente de aplicações web.

Em geral, o programa permite criar sites, gerenciar dados, organizar processos e trocar atualizações sobre iniciativas internas.

Se você quiser usar uma intranet com sharepoint, a primeira coisa que devemos fazer é entender um pouco melhor essa ferramenta que nos ajudará a fugir de problemas como má comunicação e perda de tempo.

Quais são os benefícios e características do Sharepoint?

1. Possui um poderoso sistema de gerenciamento de conteúdo, o que significa que pode ajudar a criar facilmente e publicar todo o conteúdo que você precisa para sua intranet.

2. Se você está procurando construir algo rapidamente, o SharePoint é uma ótima opção graças a seus modelos prontos, que permitem criar páginas e sites de forma simples, mesmo que você não tenha conhecimento em programação HTML ou CSS.

3. Inclui um mecanismo de busca avançado que ajudará os usuários a encontrar arquivos mais facilmente. Tem uma navegação bastante amigável.

4. Permite o fácil compartilhamento de arquivos e colaboração com outros usuários. Tudo depende do nível de permissão que seja dado a cada um. Os sites podem funcionar tanto como páginas colaborativas ou de notícias.

5. O SharePoint também tem uma interface intuitiva, portanto você poderá começar imediatamente, sem precisar passar por um treinamento aprofundado. Isso faz dele um sistema com uma curva de aprendizado bem pequena!

6. Os sites e modelos do SharePoint são muito completos. Desta forma, você tem acesso a vários tipos de modelos, dos mais simples aos mais complexos, para escolher quando você começar a desenvolver sua intranet.

7. Facilmente customizável, é possível fazer vários ajustes nos modelos, modificando cores e layout, para que os seus sites de intranet tenham a identidade visual da sua empresa.

8. Tem muitas características de segurança e gerenciamento de usuários. Isto é particularmente importante se você pretende compartilhar arquivos com outros departamentos — ou mesmo para clientes externos — configurando as permissões das páginas e sites, para que somente usuários específicos possam editar o conteúdo.

Uma ferramenta simples, intuitiva e rápida, o SharePoint é uma das principais escolhas para o desenvolvimento da Intranet, em empresas de todos os setores e tamanhos.

Quais são os reais benefícios da Intranet?

Um benefício chave da Intranet é que ela permite às empresas acessar informações privadas e seguras, de forma rápida e fácil.

Além disso, pensando em ambientes de trabalho mais flexíveis, híbridos ou mesmo 100% remotos, uma intranet funcional e intuitiva não é apenas uma facilidade a mais.

Neste cenário, este tipo de sistema passa a se tornar praticamente uma necessidade, uma vez que os funcionários podem trabalhar melhor com os conteúdos e informações, já que ele é mais acessível desta forma.

A Intranet tem um papel fundamental nos processos de comunicação da empresa e ajuda a fomentar a colaboração entre os diferentes departamentos.

Além de, por si só, já permitir que o pessoal saiba o que cada um está fazendo dentro de sua organização. Ela traz transparência das atividades da empresa e objetivos, se tonando uma forte aliada na construção de uma boa Employee Experience!

A abordagem virtual com o uso da intranet contribui para aumentar o conhecimento e a compreensão dos valores e ações da empresa entre todos os funcionários, criando uma cultura empresarial mais forte e uniforme.

Implementação da Intranet

Existem alguns pontos importantes a serem observados, antes mesmo de começar a implementação da intranet, para que ela seja realmente eficiente e útil.

Além da criação dos sites em si que, como falamos, é muito intuitiva e simplificada — por isso não iremos focar nesses pontos mais específicos de construção das páginas — o verdadeiro sucesso da sua intranet está atrelado a fatores menos técnicos e mais organizacionais.

Afinal, não adianta de nada ter sites bonitos e bem construídos tecnicamente, se eles não estiverem cumprindo os seus objetivos dentro da empresa.

O que levar em conta na construção da Intranet?

Ao criar os sites, é importante levar em conta todas as exigências e necessidades dentro de sua empresa, para garantir que ele não será apenas “mais uma ferramenta”.

É essencial que você se concentre em seu uso e benefícios práticos, tornando-o funcional para os processos de sua empresa.

Quem utilizará o sistema?

Certifique-se de definir quem irá utilizá-la e como, assim como as atividades do dia-a-dia de cada departamento.

A construção do site deve ser pensada para as pessoas que utilizarão o sistema.

Afinal — sem querer entrar na batalha de gerações (baby boomers, geração X, millennials e geração Z) — dependendo do perfil principal dos colaboradores, os sites deverão ser organizados de uma forma que se adapte melhor às habilidades de cada grupo.

Se possível, realize testes de usabilidade com pessoas reais, que irão utilizar o sistema no dia a dia.

Através disso você conseguirá entender se o site realmente é funcional, prático e se está facilitando a vida do colaborador. Além de identificar pontos problemáticos e pensar em soluções certeiras.

Lembrando que, para que isso dê certo, não basta perguntar se o colaborador “gostou” do site, provavelmente ele te dirá o que acredita que você queira ouvir.

Adianta muito menos fazer perguntas enviesadas como “vá para a página inicial, clica do lado direito, no botão ‘anexar arquivo’ e me diga se você teve alguma dificuldade para fazer o envio”. Se você diz ao seu usuário o que fazer, esse não é um teste de usabilidade válido, por que a resposta aos estímulos não são reais.

Uma forma simples de fazer esse mesmo teste é simplesmente pedir para o usuário que ele “faça o envio de um arquivo”. Observando como está sendo a desenvoltura do colaborador, pessoalmente ou através de uma chamada de vídeo, você conseguirá entender se o caminho para executar a ação está claro.

Muitas vezes essa etapa é pulada, por que muitas lideranças acreditam que será apenas um gasto de tempo a mais. Um erro grave, uma vez que através destes testes, você garantirá o lançamento de um site realmente útil, que facilita a vida do colaborador, melhora a comunicação e otimiza o tempo de finalização de algumas rotinas e tarefas.

Recicle conteúdo

Existem 2 grandes erros que são cometidos por empresas que estão migrando de sistema de intranet.

O 1° é simplesmente construir as páginas no novo sistema e migrar todos os conteúdos da intranet antiga para os novos sites.

Já o 2° erro é fazer justamente o oposto, ignorar a intranet existente e desenvolver a nova do completo zero.

Uma boa reciclagem de conteúdo ajuda a economizar tempo e a criar um site muito melhor, de forma mais simples.

Analisar os sites antigos irá te ajudar a identificar as demandas que cada site atende, assim como quaisquer outras necessidades adicionais que você possa ter para melhorar ainda mais a experiência na nova intranet.

Para essa etapa também é muito importante levantar informações sobre facilidades e dificuldades apresentadas pelos sites antigos, o que pode ser feito através de pesquisa com os utilizadores dos sites.

Essa é uma oportunidade de ouro para otimizar e inovar de forma certeira, na criação dos sites da nova intranet.

Definição da estrutura da Intranet

A partir da definição de premissas e direcionamentos para a criação dos sites da nova intranet, coletadas através da pesquisa com os utilizadores e as versões anteriores de intranet, você já pode montar a estrutura de forma assertiva.

O SharePoint disponibiliza diferentes tipos de blocos de construção, que funcionam como peças que formam cada parte do esqueleto da sua intranet e podem ser organizados de diferentes formas. Assim você pode criar a melhor estrutura possível, para atender de forma completa às necessidades da sua empresa.

Lançamento da Intranet

Uma vez definida a estrutura e construídas as páginas da sua intranet, de acordo com os dados coletados, você estará pronto para fazer o lançamento de forma ampla para uma equipe ou mesmo de forma geral para toda a empresa.

É importante manter os objetivos da Intranet em mente e definir quais serão as métricas e indicadores chave a serem analisados.

Com isso, você poderá identificar não apenas os níveis de satisfação dos usuários, mas também se as metas estão sendo atingidas ou se há pontos que precisam de melhorias e otimizações no site com base nesses dados.

Este é um passo importante, que se feito corretamente permite continuar implementando otimizações, de acordo com as novas necessidades detectadas pelo conhecimento do feedback real do usuário.

As intranets proporcionam muitos ganhos de eficiência para os funcionários, incluindo melhor comunicação com os colegas e maior colaboração. A chave é encontrar a plataforma certa para atender às suas necessidades sem quebrar o orçamento.

Sem sombra de dúvidas o SharePoint oferece uma grande variedade de funcionalidades de implementação rápida, simples e acessível, que podem ser implementadas mesmo por pessoas sem experiência com programação. O que justifica bem a sua popularidade!

Mas, é importante ter em mente que a ferramenta não faz milagres.

Por mais que o SharePoint entregue muita praticidade e facilidade de implementação, muitas vezes não é possível evitar alguns erros decorrentes da falta de experiência das pessoas responsáveis.

Então, se a sua empresa precisa de ainda mais agilidade e eficiência, a melhor opção é buscar por profissionais especializados, focados em desenvolver soluções rápidas, alinhadas aos seus objetivos de negócio e às suas necessidades.

Certamente, esta é uma das melhores formas de ter um retorno rápido nos seus investimentos, considerando o tempo e dinheiro economizados com erros que serão evitados antes mesmo de acontecer.

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